SOUS-SECTION 1 TENUE DE LA COMPTABILITÉ
7. Utilisation de traitements automatisés.
20Comptabilité établie au moyen de systèmes informatisés : cf. G 3333 n°s 7 et suiv.
8. Date de clôture des exercices comptables.
21Les entreprises fixent librement la date de clôture de leurs exercices comptables.
Toutefois, toute entreprise fait, au moins une fois par an, un inventaire de ses éléments actifs et passifs et arrête tous ses comptes en vue d'établir ses documents de synthèse (bilan compte de résultat et annexe).
9. Modalités de comptabilisation des produits et des charges.
22a) Les produits et les charges sont détaillés, sinon au livre-journal, du moins dans les documents auxiliaires tenus à cet effet.
b) Par mesure de simplification il est admis que certaines opérations soient inscrites globalement en fin de journée (cf. ci-avant n° 4 et G 3262 n°s 17 et 18.
10. Pièces justificatives.
23a) Chaque écriture est, sauf exception valable appuyée par une pièce justificative datée et susceptible d'être présentée à toute demande. En particulier, les achats de produits, denrées et marchandises et les prestations de services effectuées pour les besoins d'une exploitation industrielle ou commerciale font l'objet d'une facture.
b) Conservation (cf. G 3333 ).
III. Code du travail
24L'article L 143-5 du Code du travail impose a tout employeur la tenue d'un livre de paye coté, paraphé et visé dans la forme ordinaire, sur lequel doivent être reproduites les mentions portées sur les bulletins de paye, remis aux salariés.
Ce livre doit être tenu par ordre de dates, sans blancs, lacunes, ratures, surcharges ni apostilles (mentions en marge).
IV. Réglementation économique (établissement des factures)
25Les textes de base sont d'une part l'ordonnance n° 45-1483 du 30 juin 1945 modifiée qui s'est appliquée, en la matière, jusqu'au 31 décembre 1986 et, d'autre part depuis le 1er janvier 1987, l'ordonnance n° 86-1243 du 1er décembre 1986 relative à la liberté des prix et de la concurrence (journal officiel du 9 décembre 1986).
26 Dispositions applicables depuis le 1er janvier 1987.
Aux termes de l'article 31 de l'ordonnance n° 86-1243 du 1er décembre 1986, tout achat de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation.
Le vendeur est tenu de délivrer la facture des la realisation de la vente ou de la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer.
La facture doit être redigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire
La facture doit mentionner le nom des parties ainsi que leur adresse, la date de la vente ou de la prestation de services, la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ainsi que tous rabais, remises ou ristournes dont le principe est acquis et le montant chiffrable lors de la vente ou de la prestation de services, quelle que soit leur date de règlement.
Toute infraction à ces dispositions est punie d'une amende de 5 000 à 100 000 F.
Par ailleurs, il est admis que les menues acquisitions de produits consommables peuvent ne pas être assortis des factures correspondantes (cette tolérance s'appliquait aussi antérieurement).
V. Code général des impôts
27Les entreprises industrielles et commerciales relevant du régime du bénéfice réel doivent représenter aux agents de l'Administration fiscale tous les documents comptables de nature à justifier l'exactitude des résultats déclarés en vue de l'assiette de l'impôt sur le revenu ou de l'impôt sur les sociétés (CGI, art. 54 , al. 1er ). Ces dispositions sont étudiées ci-après G. 3334.
En outre, le Code général des impôts comporte les mesures suivantes.
a. Comptabilisation des avantages en nature accordés au personnel.
281° Les articles 54 bis, 2e alinéa et 223-3 du CGI font obligation aux entreprises industrielles et commerciales relevant du regime du bénéfice réel (ou du régime simplifié d'imposition) et aux sociétés passibles de l'impôt sur les sociétés d'inscrire en comptabilité, sous une forme explicite, la nature et la valeur des avantages en nature accordés à tous les membres de leur personnel (employés, dirigeants ou cadres).
À cet égard, une distinction doit être opérée entre les avantages particuliers accordés à certains salariés et les avantages alloués collectivement à l'ensemble du personnel.
* Avantages particuliers accordés à certains salariés (notamment affectation à titre privatif d'un logement ou d'une voiture automobile).
Leur nature et leur montant -déterminés suivant les règles prévues en matière de taxe sur les salaires- doivent apparaître distinctement pour chaque bénéficiaire. Les écritures peuvent être passées seulement par trimestre, par semestre ou même globalement en fin d'exercice pour l'ensemble des avantages en nature accordés à chaque intéressé au cours dudit exercice.
* Avantages accordés collectivement à l'ensemble du personnel (notamment avantage résultant du fonctionnement d'une cantine d'entreprise).
Pour ces avantages -qui, en principe, doivent également être évalués comme en matière de taxe sur les salaires- l'inscription en comptabilité peut être effectuée globalement en fin d'exercice pour toute la durée de celui-ci et pour l'ensemble du personne sans qu'il y ait lieu de préciser le nom des bénéficiaires.
2° Depuis l'entrée en vigueur du décret de normalisation comptable du 28 octobre 1965 (une solution analogue était déjà admise antérieurement), les entreprises sont autorisées à ne pas mentionner effectivement la nature et la valeur des avantages en nature dans leur comptabilité, sous réserve de représenter, à l'appui de leur déclaration, un état comportant soit pour chaque bénéficiaire, soit globalement (selon qu'il s'agit d'avantages particuliers ou d'avantages collectifs) l'indication du montant par catégorie des avantages alloués au cours de l'exercice. Cette mesure n'a pas été modifiée par l'entrée en vigueur du PCG 1982.
b. Obligations des employeurs.
29L'article 86 du CGI astreint tout employeur à mentionner sur son livre, fichier ou autre document destiné à l'enregistrement de la paye (cf. n° 24 ) ou, à défaut sur un livre special :
- la date, la nature et le montant des paiements pour chaque bénéficiaire ;
- le nombre de personnes déclarées par celui-ci comme étant a sa charge.
c. Obligations des assujettis à la TVA.
30L'article 286-3° du CGI dispose que toute personne assujettie à la TVA, doit, si elle ne tient pas habituellement une comptabilité permettant de déterminer son chiffre d'affaires, avoir un livre aux pages numérotées sur lequel elle inscrit, jour par jour, sans blancs ni ratures, le montant de chacune de ses opérations, en distinguant, au besoin, ses opérations taxables et celles qui ne le sont pas. Toutefois, il est admis que certaines opérations au comptant (ventes au détail, services rendus à des particuliers). lorsqu'elles sont inférieures à 500F, soient comptabilisées globalement en fin de journée (cf. ci-avant G 3262, n° 18).
Cette obligation est étudiée en détail dans la série 3 CA, division E , titre 2 ; en ce qui concerne les obligations relatives à l'établissement des factures (CGI, art. 289 et art. 242 nonies de l'annexe II), il convient de se reporter à la DB 3 E 22 .
B DISPOSITIONS PROPRES À CERTAINES ENTREPRISES
31Indépendamment des obligations de portée générale examinées ci-dessus, les entreprises exerçant certaines activités sont astreintes à des obligations particulières qui interfèrent plus ou moins sur la tenue de leur comptabilité.
32 1° Ainsi, des textes non fiscaux prescrivent la tenue de livres ou documents spécifiques, notamment :
- le livre spécial des agents de change (Code de commerce, art. 84) ;
- le registre de police des antiquaires et brocanteurs (décret n° 70-788 du 27 août 1970, art 2-2°) ;
- l'ordonnancier des pharmaciens (Code de la santé publique, art. R. 5 092 ) ;
- le registre spécial des armuriers (décret du 14 août 1939, modifié par le décret n° 62-1023 du 22 août 1962).
De même en vertu de l'article 96 du Code de commerce, les commissionnaires de transport sont tenus d'inscrire certaines mentions particulières sur leur livre-journal.
Par ailleurs, la comptabilité des administrateurs judiciaires et celle des mandataires-liquidateurs sont soumises à une règlementation speciale (décret n 85-1389 du 27 décembre 1985).
Enfin la tenue d'une comptabilité distincte des matières premières et fournitures est imposée aux personnes employant des travailleurs à domicile (Code du travail, art. R 721-3).
33 2° Bien entendu, les obligations particulières ont parfois leur source dans la législation fiscale. À cet égard, on citera notamment :
- le livre spécial des établissements de spectacles où il est d'usage de consommer (CGI, ann. IV, art. 145) ;
- le répertoire des personnes qui font commerce habituel de recueillir des offres et des demandes de valeurs de bourse (CGI, art. 982) ;
- le registre des fabricants et des marchands d'or, d'argent et de platine ouvrés ou non (CGI, art. 537) ;
- la comptabilité spéciale imposée par la réglementation des boissons aux fabricants, marchands en gros, etc. (CGI, ann. III, art. 118 à 182) ;
- le registre des essences d'absinthe et produits assimilés dont la tenue est prescrite aux pharmaciens d'officine (CGI, ann III, art. 178 M et N, T et W) ;
- le registre spécial des façonniers (CGI, art. 286 quater II) ;
- le registre des biens expédiés par un assujetti dans un autre État membre de la CEE à titre temporaire dans les conditions de l'article 256-III du CGI (cf. BOI 3 CA-92, n° 873) ;
- le répertoire des marchands de biens (CGI, art. 852) ;
- la comptabilité annexe des cercles et maisons de jeux (CGI, ann. IV, art. 149).