SECTION 3 OBLIGATIONS COMPTABLES
SECTION 3
Obligations comptables
I. Principe
1Aux termes de l'article 223-3 du code général des impôts, les personnes morales et associations passibles de l'impôt sur les sociétés sont tenues aux mêmes obligations que les entreprises individuelles et les sociétés de personnes et assimilées relevant du régime du bénéfice réel.
2Elles doivent notamment, conformément aux dispositions combinées des articles 54 et 209-I du code général des impôts, être en mesure de présenter -et dès lors de tenir et conserver- tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses, de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.
3Si la comptabilité est tenue en langue étrangère une traduction certifiée par un traducteur juré doit être représentée à toute réquisition de l'Administration.
Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le CGI ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.
La principale qualité que doit revêtir une comptabilité est donc son caractère probant.
4En ce qui concerne :
- d'une part, les obligations générales relatives à la tenue, à la présentation et à la conservation des documents comptables ;
- d'autre part, les définitions et les règles d'évaluation codifiées sous les articles 38 ter à 38 quaterdecies de l'annexe III au code général des impôts que doivent respecter toutes les entreprises relevant du régime du bénéfice réel, il convient de se reporter 4 G 3327 et 333 ;
- les procédures de contrôle des déclarations communes à l'ensemble des entreprises soumises au régime d'imposition d'après le bénéfice réel font enfin l'objet d'une étude détaillée à la division 4 G 334.
Règles particulières concernant la comptabilisation des dépenses « somptuaires » visées à l'article 394 du Code général des Impôts.
5Conformément aux dispositions de l'article 223 quater du code général des impôts, les sociétés et personnes morales passibles de l'impôt sur les sociétés, à l'exception des personnes morales sans but lucratif visées à l'article 206-5 du même code, qui, directement ou indirectement, notamment par filiales, possèdent des biens ou droits générateurs des dépenses et charges visées à l'article 394 (chasse, pêche, résidences de plaisance ou d'agrément), doivent faire apparaître distinctement en comptabilité lesdites dépenses et charges, quelle que soit la forme sous laquelle elles les supportent.
6En outre, ces entreprises doivent soumettre chaque année à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire de leurs actionnaires ou associés, le montant global des dépenses et charges dont il s'agit, ainsi que de l'impôt supporté en raison de ces dépenses et charges.
Ces dispositions sont applicables aussi bien aux entreprises nationales qu'aux entreprises privées.
II. Cas particulier des associations et collectivités sans but lucratif
7Lorsqu'elles réalisent des opérations de caractère lucratif au sens de l'article 206-1 du code général des impôts, les associations et collectivités sont soumises, en vertu de l'article 223-1 du code précité, aux dispositions de l'article 54 du même code. Elles sont donc tenues de représenter à toute réquisition de l'Administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.
8Ces personnes morales, d'autre part, tombent sous le coup des dispositions des articles L 85 et R* 85-1 du Livre des procédures fiscales si elles ont la qualité de commerçant au regard des règles du droit privé. Les agents des Impôts ont alors le droit, même lorsque les renseignements ainsi recueillis serviront exclusivement au contrôle de déclarations fournies par des tiers, d'obtenir communication des livres dont la tenue est prescrite par le titre II du Code de commerce, ainsi que tous les livres et documents annexes, pièces de recettes et de dépenses.
9L'Administration dispose également du droit de communication prévu par les articles L 14 et L 87 du Livre des procédures fiscales auprès des institutions et organismes qui ne sont pas visés par les articles L 85 et R * 85-1 du même livre et qui payent des salaires, des honoraires ou des rémunérations de toute nature, encaissent, gèrent ou distribuent des fonds pour le compte de leurs adhérents. Ces organismes sont tenus de représenter à toute réquisition des agents des impôts tous leurs livres de comptabilité et pièces annexes ainsi que tous documents relatifs à leur activité pour permettre le contrôle des déclarations souscrites tant par eux-mêmes que par des tiers. Les documents visés comprennent entre autres les factures d'achats de biens ou de services, ainsi que toutes les pièces de caisse relatives notamment à la perception des droits d'entrée et des cotisations.
Remarque. - Les personnes tenues de déclarer les honoraires, redevances et autres rémunérations, doivent conserver pendant six ans les documents comptables permettant de connaître celles de ces rémunérations qui, ne dépassant pas 500 F par an et pour un même bénéficiaire, n'ont pas à être déclarées (LPF, art. L 82 A). Une obligation analogue est imposée aux associations à but non lucratif, et notamment sportives qui sont dispensées d'avoir à déclarer les remboursements de frais servis à leurs collaborateurs bénévoles à l'occasion, par exemple, de déplacements, à condition que l'Administration soit en mesure de contrôler la réalité et le caractère normal desdites dépenses.
10Il convient enfin d'observer que certains organismes sans but lucratif accomplissent des actes ayant la nature intrinsèque d'opérations lucratives, mais qui n'en ont pas le véritable caractère compte tenu de la doctrine des oeuvres, ou qui engendrent des profits bénéficiant d'une disposition d'exonération expresse (cf. 4 H 1161 , H 135 , H 136 , H 137 ).
Dans l'un et l'autre de ces cas, ces organismes ne sont pas tenus de fournir les tableaux qui doivent être annexés à la déclaration des résultats en application de l'article 38 de l'annexe III au code général des impôts, ni, par suite, de représenter au vérificateur les pièces comptables énumérées à l'article 54 du même code.
Mais il leur appartient, dans le premier cas, d'être à même de combattre la présomption tirée des aspects extérieurs des actes qu'ils accomplissent et, dans le second cas, de justifier qu'ils réunissent les conditions mises à l'octroi de l'exonération.
Ils ne sauraient donc se fonder sur le fait que le premier alinéa de l'article 54 ne leur est pas opposable pour s'abstenir de conserver et de communiquer les justifications qu'ils ont la charge de produire lorsqu'ils en sont requis. Il leur faut donc pratiquement tenir une comptabilité enregistrant les entrées de fonds et donnant le détail de leur emploi.