B.O.I. N° 158 du 26 AOUT 1998
SECTION 4
Mesures de manutention
166.Il est rappelé que le refus de dépôt ne donne lieu à aucune annotation du registre des dépôts et du fichier immobilier.
Toutefois, le respect des conditions de délai auxquelles sont désormais soumises les notifications de refus de dépôt ainsi que la création d'une voie de recours en la matière supposent la mise en place d'une surveillance des refus.
1. La tenue d'un registre de surveillance des refus (n° 3260)
167.• La surveillance des refus opposés par le conservateur est effectuée à l'aide d'un registre spécialement créé à cet effet ( n° 3260, cf. annexe 3 ) ;
• les registres de surveillance tenus dans chaque conservation des hypothèques sont classés par volume dans une série séquentielle ;
• la couverture est annotée du numéro de classement correspondant ;
• à l'intérieur du registre, les annotations relatives à une décision de refus sont portées sur deux pages en regard, divisées en 10 colonnes.
Les décisions de refus sont individualisées par un numéro d'ordre (numéro de refus) sous la forme d'un nombre attribué dans une série annuelle continue.
Les colonnes 1 à 7 du registre de surveillance (numéro d'ordre, date de la remise, nature du document déposé et nom du déposant, nom des parties, date d'envoi de la notification de refus) sont servies lors de la rédaction de l'imprimé n° 3272. La colonne 8 est destinée à recevoir la date de la reconnaissance du déposant en cas de notification directe ou de la réception (ou du refus) de la notification par le destinataire.
La colonne n° 9 (recours) est annotée de la date de la signification si un recours est introduit par l'usager qu'il s'agisse d'un recours en référé (cf. Infra) ou d'un recours en dommages-intérêts. Les observations éventuelles ou la décision du juge en cas de recours sont portées en colonne 10.
168.NOTA : Pour les bureaux des hypothèques dotés d'un registre des dépôts informatisé, le journal des refus produit par l'application informatique (MADERE ou FIDJI) peut tenir lieu de registre de surveillance.
Dans cette hypothèse, le document informatique sera aménagé afin d'y faire figurer les informations susvisées nécessaires à la surveillance des refus.
A cet égard, il est rappelé que le journal des refus doit retracer par journée de dépôt, chaque formalité refusée, enregistrée sous un numéro de refus indépendant du numéro de « dossier » (cf. Guide utilisateur MADERE - Tome 2 - Doc. 27).
2. Conservation du second exemplaire de l'imprimé n° 3272 (notification de refus)
169. " Le second exemplaire de la notification de refus (imprimé n° 3272) auquel est annexé soit la reconnaissance de l'intéressé en cas de notification directe, soit l'accusé de réception de l'envoi en recommandé, est conservé par le bureau pendant un délai minimum de 30 ans (délai de l'action en responsabilité contre le conservateur).
• Il est complété par les références au registre de surveillance des refus : volume ... (du registre) n°----- (d'ordre au registre). Ces mentions sont portées dans le cadre prévu à cet effet.
• Il fait l'objet d'un classement uniquement séquentiel dans l'ordre numérique des références au registre de surveillance.
3. Création d'une chemise « Refus de dépôt » en cas de recours exercé par un usager
170.Pour chaque décision de refus faisant l'objet d'un recours contentieux, il est créé une chemise « Refus de dépôt ».
A cet effet, la chemise rejet n° 3277 sera aménagée afin de recevoir les différents actes de procédure (le second exemplaire de l'imprimé n° 3272 complété de la reconnaissance ou de l'AR, visés comme il est précisé ci-avant ainsi que les pièces concernant l'affaire).
Elle sera annotée des références au registre de surveillance des refus et classée dans l'ordre numérique de ces références.
SECTION 5
Entrée en vigueur et mesures transitoires d'application
A. ENTREE EN VIGUEUR
171.Les nouvelles dispositions sont applicables selon les modalités visées supra (n°s 15 et suivants ).
B. MESURES TRANSITOIRES D'APPLICATION
172.Dans l'attente de la mise en service des nouveaux imprimés, les services trouveront aux annexes 1 et 2 de la présente instruction un modèle d'imprimé de notification de refus n° 3272 ainsi qu'un modèle de reconnaissance de la notification de la décision de refus n° 3275 pour duplication au plan local.
De même, s'agissant des mesures de manutention relatives à la surveillance des refus, il conviendra d'utiliser et d'aménager en se conformant aux prescriptions visées ci-avant (cf. section 4 - Mesures de manutention n°s 166 et suivants), le registre de surveillance des rejets (n° 3276) et les chemises rejet (n° 3277) dans l'attente de la livraison des documents spécifiques au refus.
CHAPITRE V
LA DELIVRANCE DES RENSEIGNEMENTS
173.Les nouveaux textes adaptent la réglementation issue des décrets de 1955 à un système informatisé de délivrance de renseignements et prévoient des mesures particulières destinées à clarifier et simplifier les règles de délivrance.
174.Les aménagements apportés par les nouveaux textes concernent :
• les règles générales de recevabilité des demandes (forme et contenu) ;
• l'étendue des demandes ;
• les modalités de délivrance ;
• le coût des demandes.
175.Les instructions des 1er juin 1981 (BODGI 10 F-3-81 ), 17 août 1987 (BOI 10 F-2-87), 27 décembre 1990 (BOI 10 F-1-91 ), 9 avril 1991 (BOI 10 F-2-91 ), 9 décembre 1991 (BOI 10 F-3-91 ) et 14 février 1992 (BOI 10 F-1-92 ) restent applicables sous réserve des modifications contenues dans le présent chapitre.
Il est précisé que les modalités de consultation de la documentation antérieure au 1er janvier 1956 ainsi que les dispositions relatives aux demandes de copies ou d'extraits des documents publiés ou inscrits restent inchangées.
SECTION 1
Règles générales de recevabilité des demandes de renseignements (Article 39 nouveau du décret du 14 octobre 1955)
SOUS-SECTION 1
Règles de forme
176.Les principes régissant l'établissement des demandes de renseignements sont modifiés pour tenir compte de l'évolution des procédés de reprographie.
L'obligation actuelle d'établissement des demandes en double exemplaire demeure mais leur rédaction peut avoir lieu à l'aide d'un procédé bureautique sur une formule fournie par l'administration ou reproduite selon des normes fixées par instruction publiée au Bulletin officiel des impôts.
SOUS-SECTION 2
Paramètres d'interrogation
177.Comme antérieurement, les usagers ont la possibilité de formuler leurs demandes (article 40 nouveau) :
* du chef d'une ou plusieurs personnes individuellement désignées, sur tous immeubles dans le ressort de la conservation (demande purement personnelle) ;
* sur un ou plusieurs immeubles déterminés, sans indication de personnes (demande purement réelle) ;
* du chef d'une ou plusieurs personnes sur un ou plusieurs immeubles déterminés dans le ressort de la conservation (demande réelle personnalisée). Cette dernière possibilité a été précisée au 3° du § 1 de l'article 40 nouveau du décret du 14 octobre 1955.
SOUS-SECTION 3
Contenu des demandes
A. DESIGNATION DES PERSONNES ET DES IMMEUBLES
178.Comme antérieurement, les demandes de renseignements doivent comporter les éléments de désignation des parties et des immeubles auxquels elles se rapportent. A cet égard, les nouveaux textes apportent les modifications suivantes.
1. Désignation des personnes
179. " Personnes physiques : les règles actuelles de désignation sont maintenues.
180. " Personnes morales : la demande doit indiquer les éléments d'identification prévus au premier alinéa du § 1 de l'article 6 nouveau du décret du 4 janvier 1955, savoir :
- la dénomination ;
- la forme juridique ;
- le siège (en outre, pour les associations et les syndicats : la date et le lieu de déclaration ou de dépôt des statuts) ;
- le numéro d'identité attribué en application du décret n° 73-314 du 14 mars 1973 modifié portant création d'un système national d'identification et d'un répertoire des entreprises et de leurs établissements (n° SIREN). Lorsque la personne est immatriculée au registre du commerce et des sociétés, l'identification est complétée par la mention RCS suivie de la ville où se trouve le greffe qui a procédé à l'immatriculation.
Lorsque la personne morale n'est pas identifiée au répertoire des entreprises et de leurs établissements ou lorsqu'elle est en cours d'inscription, il appartient au demandeur de compléter la désignation de la personne morale interrogée, par la mention « SIREN : néant » ou « SIREN : en cours d'identification ».
A défaut de cette mention, il appartient au conservateur des hypothèques d'apprécier s'il peut ou non déférer à la réquisition de renseignements (cf. article 9 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 modifié).
2. Désignation des immeubles
181.L'article 39 nouveau précité fixe expressément l'identification des immeubles telle qu'elle doit figurer dans la demande de renseignements, savoir :
- la commune de situation et les références cadastrales (section et numéro du plan) ;
- et en outre, pour les fractions d'immeubles, le numéro du lot ainsi que, pour les fractions issues d'un état descriptif de division en volumes, le numéro du volume (cf. n° 35 ).
B. NATURE DES RENSEIGNEMENTS DEMANDES (Articles 38-1 et 40 nouveaux du décret du 14 octobre 1955)
182.Sur le fond, les principes posés par les articles 2196 du Code civil et 38-1 nouveau du décret du 14 octobre 1955 ne sont pas modifiés. Ils permettent la délivrance des renseignements détenus par les conservations des hypothèques sous la forme de copies ou d'extraits des documents publiés et du fichier immobilier.
183.Comme par le passé, la demande peut être « complète », c'est-à-dire porter sur l'ensemble des formalités susceptibles d'être révélées mais les usagers ont la faculté de limiter leur demande, selon leur convenance et leurs besoins personnels, à certaines formalités.
184.Toutefois, l'informatisation progressive des bureaux des hypothèques, au regard de la délivrance des renseignements, a nécessité de modifier les modalités techniques de sélection des informations demandées.
Ainsi, conformément aux dispositions du § 2 de l'article 40 nouveau du 14 octobre 1955, que le fichier soit informatisé 1 ou pas, les usagers n'ont plus la possibilité d'exclure dans les demandes certaines formalités formellement désignées par leurs références de publicité (date, volume, numéro) ni de servir la rubrique « Autres renseignements » dans le cadre d'une demande d'extraits ordinaires (cf. infra n° 214 ).
Dans les bureaux où le fichier immobilier est informatisé 1 , le déposant ne peut plus limiter sa demande à certaines catégories de formalités (documents publiés en vertu des articles 28, 35 à 37 et 39 du décret du 4 janvier 1955 autres que les saisies non émargées de la mention de publication de l'adjudication - documents à caractère acquisitif, documents à caractère non acquisitif-, saisies en cours, inscriptions subsistantes, cf. infra n° 215 ). En conséquence, il recevra un état-réponse comportant l'ensemble des formalités - quelle que soit leur nature - relatives aux paramètres interrogés.
C. PERIODE DE CERTIFICATION
185.L'article 40 § 2 nouveau du décret du 14 octobre 1955 ne modifie pas les principes antérieurs.
L'usager conserve la possibilité de limiter sa demande aux formalités accomplies pendant une période déterminée. Comme antérieurement, il lui appartient de fixer la période sur laquelle il désire obtenir des renseignements.
186. Remarque : Le dispositif conventionnel relatif aux demandes de prorogation demeure applicable pour les bureaux non dotés d'un fichier immobilier informatisé (cf. BOI 10 F-1-91 et 10 F-2-91 ).
SECTION 2
Principes de délivrance des renseignements
187.En application des articles 2196 du Code civil, 38-1 et 53-6 nouveaux du décret du 14 octobre 1955, les renseignements détenus par les conservations des hypothèques sont délivrés sous forme d'extraits du fichier immobilier, copies ou extraits des documents déposés, étant précisé que seules les inscriptions et saisies subsistantes doivent être délivrées.
188.En ce qui concerne la sélection des formalités à délivrer, le § 1 de l'article 41 nouveau ne modifie pas sur le fond les principes de délivrance actuels, savoir :
* toutes les formalités intervenues du chef d'une personne sur tous les immeubles situés dans le ressort de la conservation pour les demandes purement personnelles ;
* toutes les formalités concernant un ou plusieurs immeubles déterminés, quelles que soient les personnes du chef desquelles elles sont intervenues pour les demandes purement réelles ;
* toutes les formalités concernant un ou plusieurs immeubles déterminés intervenues du chef de la personne désignée pour les demandes réelles personnalisées.
189.Comme antérieurement, ne seront pas délivrées les formalités intervenues du chef d'une personne désignée pour laquelle le fichier n'a pas été servi par application des articles 5, §4, 36, §5, 53-1, §1, nouveau et 82, §2, du décret du 14 octobre 1955 (article 41 nouveau, § 3).
Le paragraphe 2 de l'article 41 nouveau reprend les dispositions actuellement en vigueur pour les formalités en instance de rejet.
Les nouveaux textes adaptent ces modalités de délivrance à l'informatisation du fichier immobilier tout en apportant certaines simplifications.
Ils prennent également en compte la possibilité d'utiliser les informations contenues dans le registre des dépôts informatisé à des fins de délivrance.
SOUS-SECTION 1
Renseignements délivrés à partir du fichier immobilier
A. MODALITES DE DELIVRANCE DANS LES BUREAUX DONT LE FICHIER IMMOBILIER N'EST PAS INFORMATISE
I. Les copies de fiches
190.Dans les bureaux non dotés d'un fichier immobilier informatisé, les extraits du fichier immobilier prévus à l'article 38-1 nouveau du décret du 14 octobre 1955 sont délivrés sous forme de copies de fiches d'immeuble ou de fiches personnelles (article 43 nouveau du décret du 14 octobre 1955).
191.La rédaction de l'article 43 nouveau a supprimé la possibilité de demander des extraits de fiches personnelles limités aux tableaux I ou II ou des extraits de fiches d'immeuble limités au tableau II.
Désormais, seules des copies intégrales de fiches sont susceptibles d'être délivrées sauf limitation de la demande par le requérant aux formalités accomplies pendant une période déterminée en application de l'article 40 nouveau.
Les copies de fiches personnelles et de fiches d'immeuble doivent comporter toutes les annotations de formalités visées par la demande à l'exception toutefois des annotations relatives à des inscriptions ou des saisies radiées ou périmées.
A cet égard, les règles d'établissement des demandes de copies de fiches ainsi que les règles et modalités de délivrance contenues dans l'instruction du 17 août 1987 (BOI 10 F-2-87) demeurent applicables en tant qu'elles concernent les copies intégrales de fiches.
192. Remarque : Ces dispositions ne remettent pas en cause le dispositif prévu dans le BOI 10 F-3-91 qui continue à s'appliquer.