B.O.I. N° 158 du 26 AOUT 1998
II. Personnes morales
25.L'article 6 nouveau du décret du 4 janvier 1955 rend obligatoire comme élément de désignation des personnes morales le numéro d'identité attribué à la personne morale en application du décret n° 73-314 du 14 mars 1973 modifié portant création d'un système national d'identification et d'un répertoire des entreprises et de leurs établissements.
Ce numéro d'identification dit numéro SIREN, composé de neuf chiffres, est intangible quels que soient les changements affectant la personne morale (dénomination, forme juridique, siège ). Il constitue donc un élément d'identification fiable et une clef d'accès rapide à l'information en procédure informatique.
NOTA : L'attribution du numéro SIREN n'a pas d'incidence sur les règles actuelles de classement des fiches des personnes morales.
1. Eléments d'identification des personnes morales
26.• Les éléments d'identification exigés par l'article 6 nouveau du décret du 4 janvier 1955 sont, pour toutes les personnes morales, quelle que soit leur nature civile ou commerciale, de droit public ou de droit privé : la dénomination, la forme juridique et le siège.
27.• A ces éléments d'identification (dénomination, forme juridique et siège) s'ajoutent, selon le cas, d'autres éléments obligatoires :
a) pour les personnes morales inscrites au répertoire prévu par le décret n° 73-314 du 14 mars 1973 modifié portant création d'un système national d'identification et d'un répertoire des entreprises et de leurs établissements : le numéro d'identité qui leur a été attribué (numéro SIREN à neuf chiffres), complété pour les personnes morales assujetties à immatriculation au registre du commerce et des sociétés par la mention « RCS » suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où l'immatriculation est effectuée ;
b) lorsque les personnes morales ne sont pas identifiées au répertoire des entreprises et de leurs établissements ou lorsqu'elles sont en cours d'inscription, le certificat d'identité doit être complété d'une mention attestant cette situation ;
c) pour les associations ou les syndicats, la date et le lieu de leur déclaration d'existence ou du dépôt de leurs statuts.
28.Enfin, les nouveaux textes exigent l'identification (nom, prénoms et domicile) du ou des représentants de la personne morale partie à l'acte ou à la décision judiciaire soumise à publicité.
2. Certification des éléments d'identification des personnes morales
29.Les dispositions relatives aux modalités d'établissement du certificat d'identité ont été modifiées pour tenir compte de l'introduction du numéro « SIREN » comme élément d'identification des personnes morales.
a) Contenu du certificat d'identité
1°) Personnes morales inscrites au répertoire
30.La certification doit porter sur le numéro d'identité, la dénomination, la forme juridique et le siège actuels de la personne morale.
2°) Personnes morales non inscrites au répertoire
31.La certification doit porter sur la dénomination, la forme juridique et le siège actuels de cette dernière. Elle doit comporter en outre une mention attestant que la personne morale n'est pas inscrite au répertoire ou est en cours d'inscription.
b) Modalités d'établissement du certificat
32.Le certificat d'identité est établi au vu de l'original, d'une expédition ou d'une copie collationnée de tout document constatant la dénomination, la forme juridique et le siège actuels de la personne morale ainsi que son numéro d'identité, si elle est inscrite au répertoire des entreprises.
Ces documents peuvent être constitués notamment par l'avis d'identification délivré par l'INSEE, l'extrait délivré par le greffe du tribunal de commerce pour les sociétés commerciales ou par tout autre acte tels les statuts.
33.Toutefois, pour les personnes morales dont le siège n'est pas en France métropolitaine ou dans les départements d'outre-mer, le certificat est établi au vu des mêmes documents délivrés ou certifiés par l'autorité administrative ou par l'agent diplomatique ou consulaire qui représente la République française au lieu du siège, accompagnés, s'ils sont rédigés en langue étrangère, d'une traduction en français certifiée, soit par l'agent diplomatique ou consulaire susvisé, soit par un interprète habituellement commis par les tribunaux.
B. ENONCIATIONS RELATIVES AUX IMMEUBLES
34.Les décrets des 4 janvier et 14 octobre 1955 ont imposé une désignation précise des immeubles sur la base des références cadastrales dont la fiabilité ne pouvait être assurée qu'à partir d'un plan cadastral rénové.
Les règles d'identification des immeubles demeurent inchangées. Les nouveaux textes apportent cependant des précisions et aménagements en ce qui concerne les modalités d'établissement des états descriptifs de division et des extraits cadastraux.
I. Rappel des éléments de désignation des immeubles
35.Conformément aux dispositions de l'article 7 du décret du 4 janvier 1955 auquel renvoie désormais l'article 76 § 2 du décret du 14 octobre 1955, la désignation individuelle des immeubles, dans les documents à publier, est faite par l'indication des éléments suivants :
- la nature ;
- la contenance ;
- la commune de situation ;
- la section et le numéro de plan en cadastre rénové ;
- l'indication de la rue et du numéro ou à défaut le lieudit.
Lorsque le document déposé concerne une fraction d'immeuble, la désignation susvisée doit en outre être complétée par l'indication du numéro de lot dans lequel est comprise la fraction et, sous réserve des dispositions du troisième alinéa du 2 du D de l'article 71, de la quote-part des parties communes lorsqu'elle existe et est déterminée.
Pour les fractions d'immeubles issues d'un état descriptif de division en volumes, l'indication de la fraction est complétée de sa nature : « volume ».
En résumé, la désignation d'un lot de copropriété doit obligatoirement comporter :
- pour une copropriété simple, toutes les parcelles d'assise de la copropriété ;
- pour une copropriété érigée sur des volumes, la désignation des volumes concernés avec, pour chacun d'entre eux, les références cadastrales de leurs parcelles d'assise ;
- pour une copropriété mixte érigée à la fois sur un ou des volume(s) et une ou des parcelle(s), le cumul des modalités de désignation des parcelles et des volumes.
II. Modification des règles d'établissement des états descriptifs de division et actes modificatifs
36.Afin d'assurer une meilleure gestion des fractions d'immeubles tant au regard de la tenue du fichier immobilier que de la délivrance des renseignements, les nouveaux textes (article 71 A § 1 et B § 1 du décret du 14 octobre 1955) modifient ou précisent les règles de numérotation des lots.
• Ainsi, dans tout état descriptif de division consécutif à la suppression d'un état descriptif antérieur, le numérotage des lots ne doit reprendre aucun des numéros précédemment attribués (article 71 A § 1).
• De même, lorsque l'acte modificatif constate la réunion ou la division de copropriétés existantes, le numérotage des lots de la ou des copropriétés nouvelles ne doit reprendre aucun des numéros précédemment attribués (article 71 B, § 1).
37.Le non-respect de ces dispositions est sanctionné par le rejet de la formalité (article 71 E § 2 nouveau).
III. Aménagement des règles d'établissement des extraits cadastraux
38.Les modifications apportées aux articles 7 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 et 21 du décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 donnent une base réglementaire au dispositif issu des conventions relatives à la délivrance informatisée des renseignements hypothécaires, signées les 27 novembre 1990 et 15 mars 1991 entre la Direction générale des Impôts, la Direction des Affaires civiles et du Sceau et le Conseil Supérieur du Notariat (cf. BOI 10 F-1-91 ).
1. Prorogation de la durée de validité de l'extrait cadastral
39.Aux termes de l'article 7 susvisé, la désignation des immeubles est faite conformément à un extrait cadastral ayant moins de six mois de date au jour de la remise au conservateur des hypothèques.
40.La durée de validité de l'extrait cadastral est donc portée de 3 à 6 mois.
Cette mesure permet une meilleure prise en compte des contraintes auxquelles sont confrontés les rédacteurs d'actes lors de la constitution du dossier administratif nécessaire à la réalisation de l'opération juridique soumise à publication et parallèlement d'alléger la charge des services au regard de la procédure de refus.
41.Le terme du délai de 6 mois est constitué par la date de remise de l'extrait au conservateur des hypothèques.
Toutefois, les dispositions particulières applicables en matière d'expropriation pour cause d'utilité publique et d'échange amiable d'immeubles ruraux restent inchangées (articles 83 et 84 du décret du 14 octobre 1955).
Conformément aux dispositions actuellement en vigueur, le non-respect du délai de validité de l'extrait cadastral entraîne le refus du dépôt en application des articles 22 et 31 du décret du 14 octobre 1955.
2. Limitation de la possibilité pour les usagers d'établir eux-mêmes les extraits cadastraux
42.Les liens créés entre le système MAJIC 2 et les systèmes MADERE et FIDJI permettent d'alléger le traitement des actes au regard de la désignation des immeubles. L'allégement optimal suppose que la majorité des extraits cadastraux soient délivrés par le service du cadastre. Les nouveaux textes limitent la possibilité donnée aux notaires, huissiers, greffiers, avocats et autorités administratives, de rédiger les extraits cadastraux.
43.Ainsi, l'article 21 modifié du décret du 14 octobre 1955 prévoit que l' extrait cadastral doit être établi par le seul service du cadastre sous peine du refus du dépôt sauf les cas de dérogations suivants : formalités relatives à des ventes de lots de copropriété en l'état futur d'achèvement ou qui sont dépendantes d'un état descriptif de division de copropriété en cours de publication.
Dans ces hypothèses, l'extrait afférent aux fractions d'immeubles doit être établi au vu d'un extrait cadastral relatif aux parcelles d'assise de l'état descriptif de division délivré par le service du cadastre moins de six mois au jour où la formalité est requise. L'extrait déposé doit être complété de la référence (n° d'ordre et date d'édition) figurant sur l'extrait « modèle 1 » afférent aux parcelles d'assise et délivré par le cadastre.
SOUS-SECTION 2
Allégement du contrôle des éléments d'identification des personnes et des immeubles
A. CONTROLE DES ELEMENTS D'IDENTIFICATION DES PERSONNES
I. Personnes physiques
1. Sanction de l'omission d'un élément d'identification
44.Les règles relatives au contrôle de l'omission des éléments nécessaires à l'identification des personnes physiques n'ont pas été modifiées par la présente réforme.
2. Sanction des discordances
45.Le contrôle des discordances relatives aux éléments d'identification du disposant ou dernier titulaire, tels qu'ils sont mentionnés dans le document déposé avec ceux qui figurent dans les documents publiés et répertoriés au fichier immobilier, a été simplifié.
A cet effet, l'article 34 § 1, a) nouveau du décret du 14 octobre 1955 prévoit que ce contrôle se limite désormais aux seuls éléments d'identification suivants : nom, deux premiers prénoms, date et lieu de naissance.
II n'y a plus lieu de vérifier la concordance des autres éléments d'identification visés à l'article 5 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955.
Toute discordance relative aux seuls éléments visés expressément à l'article 34 § 1, a) modifié entraîne le rejet de la formalité.
II. Personnes morales
1. Sanction des omissions
46.Par suite de la modification de l'article 6 du décret du 4 janvier 1955, le refus du dépôt est prononcé en cas d'omission de l'un des éléments suivants :
a) dénomination ;
b) forme juridique et siège ;
c) numéro d'identité attribué à la personne morale en application du décret du 14 mars 1973 modifié dans l'hypothèse où le certificat d'identité ne comporte pas la mention prévue au § 2 de l'article 6 susvisé attestant de l'absence d'inscription ou de l'inscription en cours de la personne morale au répertoire des entreprises et de leurs établissements.
47.NOTA : Le terme « numéro d'identité » doit s'entendre stricto sensu et vise seulement le numéro à 9 chiffres attribué par l'INSEE. Dans la mesure où le document déposé fait apparaître clairement ce numéro, il n'y a pas lieu d'opposer de sanction au regard des informations complémentaires éventuellement énoncées (lettre, numéro de gestion ...). De même, est exclue du contrôle la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où la personne morale est immatriculée.
Est assimilée à l'omission du numéro d'identité l'indication de tout numéro autre que celui qui résulte du décret de 1973.
Enfin, l'omission s'apprécie au regard de l'existence ou non de la mention prévue au § 2 de l'article 6 du décret du 4 janvier 1955 modifié (personne morale non inscrite au répertoire des entreprises et de leurs établissements ou dont l'inscription est en cours). En effet, en cas d'indication d'une telle mention dans le certificat d'identité, il n'y aura pas lieu d'opposer le refus.
48.Le rejet de la formalité doit être prononcé en cas d'omission de la date et du lieu de déclaration ou de dépôt des statuts pour les associations et syndicats.