SECTION 3 OBLIGATIONS COMPTABLES

SECTION 3

Obligations comptables

1Diverses dispositions astreignent les entreprises à tenir une comptabilité.

2Si les entreprises pouvaient définir librement leurs comptes et les méthodes d'évaluation des valeurs qu'ils enregistrent, elles présenteraient des agrégats (achats ventes...) ou des résultats (bénéfice d'exploitation, bénéfice net...) hétérogènes.

Une normalisation des comptabilités est donc indispensable, notamment pour réaliser l'égalité devant l'impôt. Cette normalisation est assurée, en particulier, dans le cadre du Plan comptable général. Mais les règles énoncées par ce dernier ne sont pas toujours les mêmes que celles qui sont édictées par la réglementation fiscale.

3D'autre part, aux termes de l'article 54 du CGI, les contribuables placés sous le régime de l'imposition d'après le bénéfice réel doivent être en mesure de présenter -et dès lors doivent tenir et conserver- tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans la déclaration. La principale qualité que doit revêtir une comptabilité est donc son caractère probant.

4Les développements relatifs aux obligations comptables des entreprises sont divisés en quatre sous-sections traitant successivement :

- de la tenue de la comptabilité ;

- de la normalisation des comptabilités ;

- de la conservation et de la représentation des livres, documents et pièces comptables ;

- de la valeur probante des comptabilités.

SOUS-SECTION 1

Tenue de la comptabilité

1Les obligations relatives à la tenue des livres, documents et pièces comptables procèdent

- de dispositions de portée générale applicables à l'ensemble des entreprises industrielles et commerciales ;

- de dispositions propres à certaines activités professionnelles.

  A DISPOSITIONS APPLICABLES À L'ENSEMBLE DES ENTREPRISES

2Les obligations de droit commun relatives a la tenue des comptabilités ont leur fondement dans les articles 8 à 17-4 du Code de commerce dont les prescriptions sont reprises et precisées par le Plan comptable général. Le Code du travail et en ce qui concerne les factures, la réglementation économique, constituent également une source d'obligations comptables. Quant au CGI, s'il astreint (art. 54) les entreprises à représenter à l'Administration fiscale les documents de nature à justifier les résultats déclarés en vue de l'imposition des bénéfices (cf G 3334 et 334 ) il ne comporte, pour ce qui touche à la tenue proprement dite des documents comptables, que des dispositions peu nombreuses et de portée limitée.

  I. Code de commerce

3Les articles 8 à 17 du Code de commerce font obligation à toute personne, physique ou morale, ayant la qualité de commerçant, notamment :

- de procéder à l'enregistrement comptable chronologique des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise ;

- de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise ;

- d'établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice, qui comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe formant un tout indissociable

Toutefois, les dispositions fiscales et comptables applicables aux petites entreprises ont été modifiées par la loi n° 94-126 du 11 fevrier 1994 relative à l'initiative et à l'entreprise individuelle. L'article 20 de la loi précitée et le décret n°94-750 du 30 août 1994 pris pour son application ont aligné, pour l'essentiel, les obligations comptables des commercants personnes physiques placés sous le régime du bénéfice réel simplifié d'imposition, du forfait ou des micro-entreprises (cf : G 344 , G 3262, G 313) sur les règles déjà applicables en fiscalité.

Les documents comptables sont etablis en francs et en langue francaise. Ces documents ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans. En revanche, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle doivent être conservés pendant un délai de six ans. Sans préjudice de ces dispositions, lorsqu'ils sont établis ou reçus sur support informatique, ces documents doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai prévu au premier alinéa de l'article L 169 du LPF (LPF, art L. 102 B).

4Par ailleurs, les articles 1 à 6 du décret du 29 novembre 1983 pris pour l'application du Code de commerce, prescrivent aux commercants :

- d'établir un document décrivant les procédures et l'organisation comptables, lorsqu'il est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles. Ce document est conservé aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte.

- de tenir :

- un livre-journal enregistrant opération par opération et jour par jour les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise. Toutefois, les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique ;

- un grand livre sur lequel les écritures du livre-journal sont ventilées selon le plan des comptes ;

- un livre d'inventaire, suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.

5Le livre-journal et le livre d'inventaire sont cotés et paraphés sauf s'il s'agit de documents informatiques. Dans ce dernier cas, les documents doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Les entreprises peuvent ouvrir des journaux et des livres auxiliaires mais les écritures qui y sont portées doivent être centralisées au moins une fois par mois sur le livre-journal et le grand livre.

Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie.

6Par ailleurs, la loi du 24 juillet 1966 sur les sociétés commerciales, modifiée par la loi n° 83-353 du 30 avril 1983 prévoit :

- qu'à la clôture de chaque exercice, l'inventaire et les comptes annuels doivent être dressés et un rapport de gestion écrit établi (art. 340) ;

- que les modifications intervenant dans la présentation des comptes annuels ou dans les méthodes d'évaluation retenues doivent être signalées dans le rapport de gestion et, le cas échéant, dans le rapport des commissaires aux comptes (art. 341).

  II. Plan comptable général

7L'arrêté du 27 avril 1982, pris en application de l'article 55 de la loi n° 59-1472 du 28 décembre 1959, a substitué un nouveau plan comptable général (PCG 1982) à celui qui avait été approuvé en 1957.

La comptabilité des entreprises a dû être aménagée conformément aux dispositions du PCG 1982 au plus tard à partir du premier exercice ouvert après le 31 décembre 1983.

1. Généralités.

8 La comptabilité générale a pour objet d'enregistrer toutes les opérations affectant le patrimoine de l'entreprise.

Elle permet

- de dégager le résultat à la fin de l'exercice ou de toute autre période ;

- de présenter la situation comptable des éléments actifs et passifs à la fin de l'exercice ou de toute autre période.

À cet effet, elle respecte outre les dispositions du titre I du PCG 1982 la concernant (dispositions générales ; terminologie ; plan des comptes), un ensemble de dispositions relatives

- aux méthodes d'évaluation et à la détermination du résultat ;

- au fonctionnement des comptes et aux documents de synthèse ;

- à certaines situations et à certaines opérations.

La comptabilité d'une entreprise doit être organisée de telle sorte qu'elle permette :

- la saisie complète, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;

- la disponibilité des informations élémentaires et l'établissement en temps opportun, d'états dont la production est prévue ou requise ;

- le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement.

9Le PCG 1982 propose un plan des comptes commun à trois systèmes caractérisés par les documents de synthèse particuliers à chacun d'eux. Il permet de passer d'un système à l'autre sans rupture de classification. Ce passage peut être global mais il peut n'être que partiel, par exemple lorsque l'entreprise a besoin d'un compte qui n'existe pas dans le système qu'elle applique.

10Les documents de synthèse sont présentés par référence aux systèmes suivants :

- système de base comportant les dispositions minimales de la comptabilité que doivent tenir les entreprises de moyenne ou grande dimension ;

- système abrégé concernant les entreprises dont la dimension ne justifie pas nécessairement le recours au système de base ;

- système développé proposant des documents qui mettent en évidence l'analyse des données de base en vue de mieux éclairer la gestion. Si elles l'estiment utile, les entreprises ont la faculté d'y faire appel partiellement ou de le choisir dans sa totalité pour la présentation de leurs documents de synthèse.

11Quel que soit le système retenu par l'entreprise, les documents de synthèse comprennent nécessairement : le bilan, le compte de résultat et l'annexe qui forment un tout.

12Dans la présentation matérielle du PCG 1982, les comptes des classes 1 à 7 normalement utilisés dans chacun des différents systèmes sont distingués de la façon suivante :

- dans le système abrégé : comptes en caractères noirs (gras seulement) ;

- dans le système de base comptes imprimés en caractères noirs (gras et maigres) ;

- dans le système développé : comptes imprimés en caractères noirs (gras et maigres) et comptes imprimés en caractères bleus.

Par ailleurs, la classe 8 regroupe tous les comptes spéciaux qui n'ont pas leur place dans les classes 1 à 7, la classe 9 est réservée aux comptes analytiques et la classe O reste disponible.

Le Plan comptable général comporte, quant à la tenue de la comptabilité les prescriptions et recommandations reproduites ci-après.

2. Liste des comptes.

13Le plan des comptes de l'entreprise est établi conformément aux dispositions énoncées ci-dessous, par référence au Plan général des comptes que comporte le PCG 1982 (titre I, chapitre III, section III).

14Les comptes sont ouverts pour autant que de besoin.

La codification et l'intitulé doivent être respectés pour les comptes imprimés en noir (cf. n° 12 ).

La codification et l'intitulé des comptes imprimés en bleu (cf. n° 12 ) sont indicatifs.

15Toutefois, si des opérations qui concernent l'un de ces comptes doivent être classées dans une seule subdivision, indicative ou non, le numéro de code du niveau supérieur doit être maintenu mais l'intitulé retenu peut être celui qui couvre les opérations en cause, en rappelant brièvement, si nécessaire, la particularité attachée au niveau supérieur.

Lorsque d'autres modifications sont apportées aux comptes relevant du système de base, elles doivent avoir un caractère exceptionnel et être approuvées en application des procédures en vigueur.

3. Définitions et modalités de fonctionnement des comptes.

16Le fonctionnement des comptes est lié à l'établissement du plan des comptes de l'entreprise sous les règles exposées ci-avant n°s 13 à 15 .

4. Modalités générales d'utilisation des comptes.

17a) Le plan des comptes de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des operations conformèment aux normes comptables.

b) Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont l'intitulé correspond à leur nature. Toute compensation est interdite sauf lorsqu'elle est explicitement prévue par les dispositions en vigueur.

c) Les écritures rappellent les numéros et /ou les intitulés des comptes.

d) Lorsque les comptes prévus par les normes comptables ne suffisent pas à l'entreprise pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, elle peut ouvrir toutes subdivisions nécessaires, inversement, si les comptes prevus par les normes comptables sont trop détaillés par rapport aux besoins de l'entreprise, elle peut regrouper les comptes dans un compte global de même niveau ou de niveau plus contracté, conformément aux possibilités ouvertes par le plan des comptes.

e) Les entreprises ventilent, en tant que de besoin, leurs opérations :

- selon qu'elles sont faites en France ou à l'étranger, en francs ou en devises ;

- qu'elles sont traitées à long, à moyen ou à court terme. La distinction demandée au bilan et dans l'annexe concerne, pour les créances, les échéances dans l'exercice à venir (court terme) et au-delà (moyen et long terme) et, pour les dettes les échéances dans l'exercice à venir (court terme), les échéances suivantes venant à expiration jusqu'à la clôture du cinquième exercice (moyen terme) et au-delà (long terme).

Il est à noter que les opérations en cause n'ont pas été codifiées, toute liberté étant laissée aux entreprises pour organiser dans leur comptabilité la collecte des informations demandées en la matière.

5. Forme de la comptabilité.

18a) Les documents comptables sont établis en francs et en langue française.

Certains comptes peuvent enregistrer des opérations libellées en une autre monnaie. Dans ce cas, le solde de ces comptes doit être converti en francs, à la date de clôture de l'exercice.

b) Les écritures sont passées selon le système dit « en partie double ».

6. Livres de comptabilité.

19a) Toute entreprise doit tenir un livre-journal, un grand livre, un livre d'inventaire, un livre de paie et, le cas échéant, les autres registres ou documents dont la tenue est obligatoire en application des dispositions législatives ou réglementaires.

b) Les documents comptables doivent être établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte.

Ils doivent être conservés avec les pièces justificatives, pendant dix ans.

c) Il est recommandé de détailler le livre-journal et le grand livre en autant de journaux auxiliaires et livres auxiliaires, ou documents en tenant lieu, que l'importance et les besoins de l'entreprise l'exigent. Les données, enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires ou les documents en tenant lieu, sont périodiquement centralisées dans le livre-journal et le grand livre. Les écritures des journaux auxiliaires sont récapitulées au livre-journal au moins une fois par mois.

d) Les documents comptables peuvent être tenus par tous moyens ou procédés appropriés conférant un caractère d'authenticité aux écritures et compatibles avec les nécessités de contrôle de la comptabilité.

e) Enfin il est recommandé de tenir un répertoire de l'ensemble des livres de comptabilité ou documents en tenant lieu.