B.O.I. N° 36 du 29 janvier 1972
SECTION IV. -
BORDEREAUX DE RENOUVELLEMENT
§ 1 er . - MODÈLES
109.Les nouveaux bordereaux de renouvellement sont de 2 modèles (annexes VI et XI à l'arrêté) :
- n° 3267-R pour les renouvellements à durée maximale de 10 années ;
- n° 3269-R pour les renouvellements à durée comprise entre 10 et 35 années.
Les imprimés du premier modèle sont de couleur blanche avec angles extérieurs verts ; les autres, de couleur bulle.
Ils sont utilisés depuis le 1 er DÉCEMBRE 1971 (supra, n° 60 ).
§ 2. - CONDITIONS D'EMPLOI DES NOUVELLES FORMULES
110.D'une manière générale, les bordereaux de renouvellement sont employés comme les bordereaux d'inscription originaire (supra, n os 90 et suiv. ). L'attention n'est appelée ci-après que sur quelques particularités.
A. Par le créancier.
I. Choix du bordereau.
111.Jusqu'au 30 novembre 1971 ( cf. supra, n° 109 ), les créanciers ont dû utiliser, dans les conditions indiquées supra, n os 36 , 57 et 59 , des formules de couleur blanche pour les renouvellements requis jusqu'à une date postérieure, au plus, de dix années au jour de la formalité et des formules de couleur bulle pour les autres renouvellements.
Toutefois, l'utilisation d'une formule de couleur bulle était obligatoire si le renouvellement concernait une inscription régulièrement requise ou renouvelée par le dépôt d'une formule de cette dernière couleur ( D. , art. 77-6, al. 2).
112.Depuis le 1 er décembre 1971 (cf. supra, n° 109 ), et, sauf ce qui a été dit (cf. supra, n° 61 ) , de l'emploi d'anciens imprimés, une formule 3267-R est utilisée si le renouvellement a effet pendant 10 ans au plus ; une formule 3269-R, dans le cas contraire (D., art. 77-6, al. 3 : A., art. 3, al. 1 ).
Cependant, jusqu'au 31 décembre 1971, la règle rappelée supra, n° 111 , alinéa 2, a été maintenue en vigueur afin que les établissements et collectivités contraints de renouveler, au cours des années 1968 à 1971, leurs inscriptions antérieures au 1 er janvier 1956 et non encore révélées par le fichier immobilier n'aient à apporter aucune modification à l'organisation qu'ils avaient pu monter à cet effet ( cf. infra, n° 168 ).
113.Le double fait que les renouvellements, déjà exceptionnels, doivent devenir de plus en plus rares ( supra, n° 4 , 1° ) et que, dans l'hypothèse la plus banale, les bordereaux n'aient à comporter qu'un nombre limité d'indications (infra, n° 116 ) a conduit à ne mettre en service qu'une formule, en deux couleurs, sur feuille simple.
Si l'un des cadres de l'imprimé se révèle insuffisant, le requérant a la faculté :
- soit de porter les énonciations qui n'y trouvent pas place dans le cadre spécial réservé aux renvois ( cf. à ce sujet, infra, n° 117 ) ;
- soit d'utiliser, en complément de cet imprimé, une feuille intercalaire du modèle n° 3268 ou 3270 ;
- soit d'établir son bordereau sur une formule n° 3267-P ou 3269-P à condition d'y suivre strictement le plan de la formule n° 3267-R ou 3269-R ( A., art. 3, al. 3 et 4).
II. Réquisition et indication liminaires
114.La nature de la sûreté dont l'inscription est renouvelée, étant déjà connue, n'a pas à être précisée dans la réquisition liminaire.
Les renouvellements d'inscriptions provisoires, comme ces inscriptions elles-mêmes (supra, n° 92 ), ne donnent pas lieu à mention de la date extrême d'effet du renouvellement, ni à biffage dans les colonnes consacrées à l'indication des caractères de l'échéance.
III. Corps ou énonciations proprement dites des bordereaux
115.Les cadres réservés aux requérants sont, malgré la réduction du format, presque tous un peu plus importants, en hauteur comme en largeur, que ceux de l'ancien imprimé n° 3284. Ils doivent être servis suivant les mêmes modalités, rappelées dans les notes dont ils sont revêtus.
116.EN CAS DE RENOUVELLEMENT PUR ET SIMPLE d'une inscription prise au fichier immobilier sur un immeuble sis dans une commune à cadastre rénové, seuls sont remplis par le créancier le cadre de la première page situé au-dessus du bandeau « Modifications survenues depuis l'inscription précédente » et celui qui se trouve sous le bandeau « Personne à laquelle le rejet doit éventuellement être notifié » (D., art. 61, § 1, al. 3, et 64, § 3).
Dans le premier cadre, doit désormais être précisée la date extrême d'effet de l'inscription originaire ou, si celle-ci a été renouvelée, de l'inscription (ou de la dernière inscription) en renou vellement. A la différence de la date extrême d'effet du renouvellement, celle-ci est indiquée non pas en lettres majuscules d'imprimerie mais en chiffres dans un petit cadre spécial.
La date extrême d'effet des inscriptions provisoires se situant nécessairement à l'expiration de la troisième année à compter de la formalité (ou du dernier renouvellement), il y a lieu de considérer que sa mention audit cadre - sur l'imprimé n° 3267-R, seul utilisable - n'est pas obligatoire.
Quant au second cadre, il peut être servi de façon très simple si la personne à laquelle le rejet doit éventuellement être notifié est le signataire du certificat de collationnement ; il suffit alors, en effet, d'y porter les mots : « Le soussigné » (rapp. annexe IX ).
117.EN DEHORS DE L'HYPOTHÈSE VISÉE AU NUMÉRO PRÉCÉDENT, il convient de servir également l'un ou plusieurs des autres cadres de l'imprimé (rapp. annexe X ).
Deux remarques doivent être faites au sujet du cadre « Immeubles grevés. Désignation détaillée ».
D'une part, afin d'éviter, le plus souvent possible, que les requérants n'aient à employer des feuilles intercalaires, le cadre suivant n'a pas reçu de titre en bandeau et peut donc, en cas de besoin et s'il n'est pas lui-même utilisé ou entièrement rempli 46 , permettre d'achever la désignation des immeubles grevés.
D'autre part, lorsqu'il est prescrit d'identifier les immeubles par leur désignation en ancien cadastre et en cadastre rénové, le tableau doit être servi de manière à faire apparaître nettement les anciennes et les nouvelles désignations.
La disposition suivante est particulièrement recommandée :
IV. Certificats de collationnement et d'identité
118.Les formules n os 3267-R et 3269-R comportent, partiellement préimprimé, le texte du certificat de collationnement, obligatoire dans tous les cas.
Lorsque le bordereau doit recevoir, en outre, la certification de l'identité du propriétaire à la date du renouvellement, cette certification est faite, dans les termes rappelés au bas de la page 2, en complétant le certificat de collationnement (au besoin par un renvoi porté dans le blanc ménagé à sa gauche - rapp. annexe X ) ou dans une mention distincte (portée dans le même blanc).
V. Remarque
119.Les notes dont les imprimés sont revêtus rappellent ou énoncent les règles applicables à tous les renouvellements autres que ceux, requis avant le 1 erjanvier 1972 , d'inscriptions antérieures au 1 erjanvier 1956 non encore renouvelées au fichier immobilier.
Sur ces inscriptions, cf. infra, n os 165 et suiv.
B. Par le conservateur.
I. Cadres et colonnes à utiliser au moment du dépôt et de l'exécution de la formalité.
120.Il convient seulement de signaler que, les renouvellements échappant à la taxe de publicité foncière depuis le 1 er janvier 1968, des cadres ne sont ménagés au bas de la première page des imprimés que pour la liquidation et l'indication du total des salaires exigibles.
II. Enliassement des bordereaux
121. Renvoi. Le problème posé par la constitution du « dossier » de l'inscription au moyen de bordereaux de formats différents et les solutions qu'il peut recevoir font l'objet, ci-après, de la section V ( n os 123 à 128 ).
III. Marges réservées au conservateur pour les mentions
122.Pour les raisons soulignées supra, n° 113 , aucune marge n'a été réservée sur les formules n os 3267-R et 3269-R pour les mentions des conservateurs qui emploieront, si besoin est, des feuilles supplémentaires n° 3266-S ( supra, n° 86 ).
Toutefois, si le blanc ménagé dans l'angle inférieur gauche de la page 2 des imprimés n'a pas été utilisé pour une certification d'identité ( cf. supra, n° 118 ), une brève mention peut, à la rigueur, y trouver place.
SECTION V. -
ENLIASSEMENT DES BORDEREAUX
123.LE PROBLÈME. Jusqu'à la date qui sera fixée en application de l'article 6, alinéa 3, de l'arrêté ( supra, n° 61 ), il sera nécessaire d'enliasser ensemble des bordereaux de formats différents. Il en sera de même, pendant de longues années, tant que seront renouvelées (par le dépôt de bordereaux au format international) des inscriptions prises avant la mise en service des nouveaux imprimés, donc au moyen de bordereaux au format 25 × 35 centimètres, puisqu'il faudra, chaque fois, constituer le « dossier » de l'inscription, c'est-à-dire réunir, à la date du renouvellement, les différents bordereaux la concernant, dans la liasse en cours d'établissement ( D., art. 66, § 2 ; supra n° 51 ).
Le problème résultant de cette dualité des formats ne peut être résolu d'une façon pleinement satisfaisante. Trois solutions sont suggérées ci-après. Il appartiendra à chaque conservateur de choisir celle qui lui paraîtra la plus convenable dans le cas de son bureau.
§ 1 er . - PREMIÈRE SOLUTION
124.La première solution - la plus simple - consiste à conserver les reliures au format actuel pour y enliasser les bordereaux des deux types.
Il est évident que les formules les plus grandes, en porte-à-faux de 2,65 centimètres en haut et en bas et de 4 centimètres sur le côté droit, risquent, si elles sont peu nombreuses, d'être vite détériorées en raison de la fréquence des manipulations nécessitées par la délivrance de copies des inscriptions, par la recherche et l'enlèvement des bordereaux au moment d'un renouvellement et par l'apposition de mentions en marge. Cette solution n'est recommandable que si le pourcentage des formules les plus grandes est assez élevé.
§ 2. - DEUXIÈME SOLUTION
125.Dans la deuxième solution, la partie supérieure des bordereaux anciens est perforée afin de permettre leur enliassement « à l'italienne » - c'est-à-dire perpendiculairement aux autres - dans des reliures adaptées au format international ; ces bordereaux sont ensuite pliés pour ne pas dépasser le bord droit de la liasse.
Cette manière de procéder n'est pas sans défaut : une fraction du texte peut être enlevée à la perforation ou cachée dans la zone « morte » des liasses ; les volumes, plus épais vers l'extérieur que du côté de la reliure, ferment mal et sont difficilement saisis et replacés sur les rayonnages ; la lecture des bordereaux anciens ainsi enliassés oblige, à chaque page, à faire tourner le volume de 180 degrés.
§ 3. - TROISIÈME SOLUTION
126.La troisième solution, qui réside dans la constitution de deux nouvelles séries particulières de bordereaux, comporte moins d'inconvénients que les deux autres, mais elle est la plus complexe.
Les deux séries normales de classement des bordereaux, - réservées, l'une, aux inscriptions d'une durée maximale de 10 années, l'autre, aux inscriptions d'une durée comprise entre 10 et 35 années ( supra, n os 36 et 49 ), - sont dédoublées en séries réservées, chacune, aux bordereaux de l'un des formats.
Suivant une pratique, qui parait générale, les bordereaux sont annotés des références (vol., n°) de la liasse dans laquelle ils figureront, dès l'acceptation de leur dépôt, par l'agent qui les mentionne au registre prévu à l'article 2 200 du Code civil : l'agent compte et note au crayon sur ce registre le nombre des pages de chaque bordereau ; pour savoir dans quelle liasse (et sous quel numéro dans cette liasse) un bordereau déterminé sera classé, il lui suffit de retrouver la dernière annotation de l'espèce concernant la série en cause.
Cette méthode, simple avec deux séries, semble, au premier abord, devoir être compliquée par la création de deux séries complémentaires puisque l'agent chargé du dépôt serait amené à tenir compte des quatre séries existantes.
Mais deux nouvelles séries peuvent fort bien être créées sans que le rôle de l'agent en question soit, en quoi que ce soit, modifié.
Cet agent continue de ne distinguer les inscriptions qu'en fonction de leur durée. C'est au moment de l'enliassement des bordereaux que l'agent procédant à cette opération fait une seconde distinction en fonction du format des imprimés.
Les bordereaux des inscriptions requises et renouvelées au moyen, exclusivement, d'imprimés au format international sont laissés dans la série normale ; les autres sont classés dans une série « bis » après insertion, à la place qu'ils auraient dû occuper dans la série normale, d'une feuille renvoyant à la seconde série.
127.Les volumes de la série bis portent les mêmes numéros que ceux de la série normale correspondante et les bordereaux conservent dans ces volumes le numéro qu'ils auraient eu dans les volumes normaux ; ils sont classés dans l'ordre, à la fois, de ces derniers volumes et desdits numéros.
Officiellement, les volumes bis n'ont pas d'existence propre. Ils ne sont qu'un développement, une modalité de conservation (d'ordre purement interne) des volumes normaux.
Exemple 28. - Les volumes 1215 à 1220 de l'une des deux séries normales ont donné lieu à renvoi à des bordereaux de la série bis formant un volume entier.
Ce volume est numéroté : Vol. 1215 bis à 1220 bis. L'inscription qui y est comprise, dans la sixième partie représentant le volume 1220 bis, sous le n° 18 qu'elle aurait eu dans la série normale ne cesse pas d'avoir pour références « Vol. 1220, n° 18 ».
128.Le seul défaut de cette solution est qu'à l'occasion d'une recherche, d'une mention ou, éventuellement, d'un renouvellement ultérieur, il faudra se reporter du volume normal au volume bis.
Mais de tels reports ont déjà lieu, notamment après renouvellement, puisqu'à la place du bordereau originaire (et, le cas échéant, de chacun des bordereaux des renouvellements antérieurs) se trouve une feuille renvoyant au dernier bordereau de renouvellement ( cf . D., art. 66, § 2). Les reports seront seulement un peu plus nombreux 47 .
Pour réduire sinon les manipulations, du moins les déplacements, il est, d'ailleurs, possible, si la hauteur des rayonnages utilisés le permet, de ne pas séparer les volumes bis des volumes de la série normale et de les inclure dans cette série.
Exemple 29. - Dans l'exemple 28, le volume 1215 bis à 1220 bis est classé entre les volumes 1215 et 1216 ou après le volume 1220.
Au cas où des volumes de la série normale, ayant donné lieu à un trop grand nombre de renvois, n'auraient pas un contenu assez important pour justifier l'emploi d'une reliure distincte, deux remèdes peuvent être envisagés.
Il est possible, tout d'abord, si plusieurs volumes ainsi réduits se suivent dans la série, de les réunir en un seul portant tous leurs numéros, voire de placer exceptionnellement le contenu d'un volume en tête de la reliure qui aurait dû ne recevoir que le volume suivant, sauf à adapter le numérotage à la situation réelle et à revenir aussi vite que possible à la situation habituelle.
Exemple 30. - Volumes 1215, 1216, 1217. Ces volumes ne contiennent pratiquement que des feuilles de renvoi et peuvent être réunis en un seul.
La reliure porte la référence : « Vol. 1215 à 1217 ».
Exemple 31. - Volumes 1215 à 1218. Le volume 1215 ne contient pratiquement que des feuilles de renvoi.
Ces feuilles sont placées en tête de la reliure du volume 1216, la fin de ce volume ( inscriptions n os38 à 50) trouve elle-même place en tête de la reliure du volume 1217 dont les derniers bordereaux, n os 43 à 50, sont mis dans la reliure du volume 1218.
Les reliures portent les références :
La première, vol. 1215 , vol. 1216, n os 1 à 37.
La seconde, vol. 1216, n os38 à 50, vol. 1217, n os1 à 42.
La troisième, vol. 1217, n os 43 à 50, vol. 1218, n os 1 à 50.
D'autre part, si, dans les premiers temps de l'utilisation des nouveaux bordereaux, ceux-ci sont beaucoup moins utilisés que les anciens, rien ne s'oppose à ce que l'on adopte la première solution citée supra, n° 124 . Il n'est alors procédé au dédoublement des séries que le jour où cette première solution ne peut plus être appliquée.