SOUS-SECTION 3 MODALITÉS PRATIQUES

  III. Rattachement de certaines charges d'exploitation

18Conformément au principe de spécialisation des exercices, pour la détermination du bénéfice, les charges doivent être rattachées à l'exercice au cours duquel elles ont été engagées.

Cette règle conduit les entreprises à procéder à diverses opérations de régularisation afin de « réaffecter » à chaque exercice les charges qui le concernent.

Mais les dispositions de l'article 17-2 du code de commerce et de l'article 302 septies A ter A du code général des impôts, permettent d'y déroger en limitant l'enregistrement comptable des dépenses relatives aux frais généraux, à l'exclusion des achats, qui sont payées à échèance réguliére et dont la périodicité n'excède pas un an, à leur seul paiement.

1. Personnes concernées.

19La mesure s'inscrit dans le cadre de la comptabilité super-simplifiée prévue à l'article 302 septies A ter A du CGI. Dès lors, elle concerne les seuls contribuables qui ont opté pour la tenue de cette comptabilité super-simplifiée (cf ci-avant G 3442. n° 7 ).

2. Dépenses concernées.

20L'article 302 septies A ter A du CGI vise « les dépenses relatives aux frais généraux qui sont payées à échéances régulières et dont la périodicité n'excède pas un an ».

- « les dépenses relatives aux frais généraux » : la référence aux frais généraux exclut de la mesure les achats de matières et de marchandises, les immobilisations, les amortissements et les provisions ;

- « payées à échéances régulières » : sont concernées les dépenses à caractère répétitif dont la périodicité est régulière et identique.

Il s'agit en particulier des dépenses afférentes aux loyers primes d'assurances, abonnements (revues, E.D.F... ), contrats d'entretien, frais financiers,...

Par ailleurs, ces dépenses doivent rester stables dans la nature et l'étendue de leur objet C'est ainsi, par exemple, que ne peuvent bénéficier de la mesure les versements de dépenses exceptionnelles ou correspondant à une prestation non répétitive ou dont l'étendue est différente de celle du contrat principal (loyer correspondant à un local supplémentaire utilisé pendant une période limitée par exemple).

- « et dont la périodicité n'excède pas un an » : sont rapportées. pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 1991, les solutions antérieures (cf DB 4 C 132 n° 2 et 4 C 522 n° 1 ) concernant d'une part la déduction des dépenses afférentes aux contrats à échéances annuelles dont la durée ne coïncide pas avec celle de l'année civile et qui restent stables quant à la nature et l'étendue de leur objet, et d'autre part la déduction des frais financiers.

  IV. Établissement du bilan.

21Les commerçants soumis à un régime réel d'imposition restent tenus d'établir un bilan au regard des règles du code de commerce. Pour l'application des dispositions du code général des impôts, certaines entreprises sont dispensées de la production d'un tel document (cf. 4 G 343 ).

  C. ÉVALUATION FORFAITAIRE DE CERTAINS FRAIS

22L'article 106-II de la loi de finances pour 1990, codifié à l'article 302 septies A ter A du CGI a simplifié les obligations comptables et fiscales des petites entreprises ayant opté pour la tenue d'une comptabilité super-simplifiée. en offrant la possibilité d'évaluer certaines dépenses de manière forfaitaire relatives à la consommation de carburants et aux frais généraux accessoires.

Cette mesure de simplification s'applique pour la determination des résultats clos à compter du 31 décembre 1990.

Toutefois, pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 1996, seuls les exploitants individuels et les sociétés civiles de moyens visées à l'article 239 quater A bénéficieront de ces allègements, conformément aux dispositions de l'article 29 de la loi relative à l'initiative et à l'entreprise individuelle.

Par ailleurs, les titulaires de revenus non commerciaux, locataires d'un véhicule en crédit-bail ou en leasing sont autorisés à opter pour le barème reproduit en annexe dans les conditions particulières visées dans la DB 5 G 2344. n°s 20 et suiv.

  I. Dépenses relatives aux carburants

23L'article 302 septies A ter A cité ci-dessus prévoit que « les frais relatifs aux carburants consommés lors des déplacements professionnels de l'exploitant peuvent être enregistrés forfaitairement d'après un barème qui est publié chaque année ».

1. Champ d'application de la mesure.

24 a. Personnes concernées (cf. ci dessus n° 22 ).

b. Dépenses concernées.

25La mesure concerne :

- « les frais relatifs aux carburants » ; il s'agit des dépenses d'essence, de gazole, de GPL utilisés comme carburants à l'exclusion des frais relatifs à l'entretien, la réparation, l'assurance ou l'amortissement du véhicule ;

- « consommés lors de déplacements professionnels » ; les frais de carburant supportés à raison des déplacements ou voyages peuvent faire l'objet d'une évaluation forfaitaire dès lors qu'ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles effectuées pour les besoins de l'entreprise.

Sur la notion de frais de voyage et de déplacement exposés par l'exploitant individuel, il y a lieu de se reporter dans la documentation administrative 4 C 425 .

c. Véhicules concernés.

26La mesure de simplification vise essentiellement les frais de carburant afférents aux véhicules affectés à un usage mixte (professionnel et personnel) pour lesquels il n'existe pas toujours de justificatif.

Par suite, sont exclus du bénéfice de cette mesure les frais de carburant qui concernent :

- d'une part les véhicules uniquement affectés à un usage professionnel tels que les camions, tracteurs, véhicules utilitaires ... ;

- d'autre part les véhicules utilisés par les entreprises qui ont pour objet même le transport de personnes ou de marchandises (taxis, transporteurs ...).

2. Modalités d'application de la mesure.

27  Les dépenses de carburant à prendre en compte sont déterminées par application d'un barème forfaitaire au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.

L'exploitant doit donc, comme par le passé, être en mesure de justifier de l'utilisation professionnelle du véhicule et du kilométrage parcouru à ce titre.

Le barème à utiliser qui se distingue de celui concernant l'évaluation des frais professionnels des salariés et des professions non commerciales, est publié chaque année par l'administration (cf. en annexe 6, l'évaluation forfaitaire des frais de carburant pour les années 1990 à 1997).

Ces dispositions restent sans incidence sur les modalités de déduction des autres dépenses afférentes aux véhicules (assurance, entretien).

28Cela étant, la forfaitisation des frais de carburant constitue une simple faculté offerte aux contribuables.

L'option pour l'évaluation forfaitaire de ces dépenses sera indiquée expressément sur l'état annexe joint à la déclaration de résultats (cf. art. 2 du décret n° 90-1249 du 31 décembre 1990).

Elle comporte des conséquences tant sur le plan comptable que sur le plan fiscal.

En effet, la déduction fiscale des frais forfaitaires relatifs aux dépenses de carburant est subordonnée à leur enregistrement dans la comptabilité super-simplifiée Bien entendu dans le cas où les dépenses réelles sont en tout ou partie enregistrées, seule la différence qui existe, le cas échéant, entre le montant forfaitaire total et les frais réels doit faire l'objet d'une comptabilisation supplémentaire

29En pratique, les exploitants devront annexer à leur déclaration un état rédigé sur papier libre (cf. art. 2 du décret n° 90-1249 du 31 décembre 1990) conforme au modèle joint en annexe 4.

Ils devront y mentionner leur option ainsi que :

- le type et l'immatriculation du ou des véhicules concernés ;

- le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de l'entreprise ;

- le montant forfaitaire des frais de carburant ;

- les modalités de comptabilisation des frais de carburant.

Exemple :

- nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel : 10 000 ;

- prix du kilomètre estimé forfaitairement : 0, 5 F ;

- évaluation forfaitaire des frais de carburant : 5 000 F ;

- dépenses réelles de carburant enregistrées par l'exploitant en cours d'exercice : 3 500 F ;

- déduction supplémentaire susceptible d'être pratiquée par l'exploitant :

5 000 F (évaluation forfaitaire) - 3 500 F (frais réels) = 1 500 F.

Cette somme devra être enregistrée en comptabilité : ainsi, le compte de charges correspondant pourra être débité par le crédit du compte de l'exploitant

  II. Dépenses relatives aux frais généraux accessoires

30Il est rappelé que les charges comptabilisées doivent être appuyées de pièces justificatives. Toutefois, l'article 302 septies A ter A déjà cité prévoit que la justification des frais généraux accessoires payés en espèces n'est pas exigée dans la limite de 1 pour 1 000 du chiffre d'affaires réalisé et d'un minimum de 1 000 F

1. Champ d'application de la mesure.

a. Personnes concernées.

31• Pour les exercices ouverts jusqu'au 31 décembre 1995.

La mesure concerne les contribuables relevant de l'impôt sur le revenu soumis de plein droit ou sur option au régime simplifié d'imposition et ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée.

• Pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 1996

Conformément aux dispositions de l'article 29 de la loi n° 94-126 du 11 février 1994, seuls les exploitants individuels et les sociétés civiles de moyens visées à l'article 239 quater A conservent la possibilité d'évaluer de manière forfaitaire les dépenses relatives aux frais généraux accessoires, dans la limite définie au n° 30 .

b. Dépenses concernées.

32Il s'agit de frais genéraux accessoires c'est-à-dire des petites dépenses effectuées pour les besoins de l'entreprise et payées en espèces pour lesquelles les entreprises ont généralement des difficultés à présenter les justificatifs : pourboires, frais de parking, de documentation, menus frais de réception ...

2. Modalités d'application de la mesure.

33L'absence de justification dont peuvent se prévaloir les contribuables entrant dans le champ d'application de la mesure au titre des frais généraux accessoires concerne une somme représentant au titre de chaque exercice un maximum de 1 pour 1 000 du chiffre d'affaires avec un minimum de 1 000 F.

Le chiffre d'affaires à retenir pour apprécier la limite de 1 pour 1 000 est le chiffre d'affaires hors taxes (cf. 4 G 341 ).

Dans ces limites, les frais généraux accessoires de cette nature enregistrés en comptabilité super-simplifiée (le compte de charges correspondant doit être mouvementé par le crédit d'un compte de trésorerie) sont déductibles sur le plan fiscal.

  D. INCIDENCE FISCALE

34L'utilisation d'une comptabilité super-simplifiée n'a pas d'incidence sur la définition du bénéfice taxable donnée par l'article 38 du Code général des impôts. En d'autres termes, toutes les règles applicables aux entreprises artisanales, industrielles ou commerciales placées sous un régime réel d'imposition le sont également à celles qui ont recours à la comptabilité simplifiée.

En aucun cas donc, l'exploitant ne peut se limiter à tenir une comptabilité de trésorerie en faisant abstraction des créances et des dettes existant à la clôture de l'exercice.

35Conformément au principe de spécialisation des exercices, pour la détermination du bénéfice, les charges doivent être rattachées à l'exercice au cours duquel elles ont été engagées.

Cette règle conduit les entreprises à procéder à diverses opérations de régularisation afin de « réaffecter » à chaque exercice les charges qui le concernent. Mais les dispositions de l'article 17-2 du code de commerce et de l'article 302 septies A ter A du code général des impôts, permettent d'y déroger en limitant l'enregistrement comptable des dépenses relatives aux frais généraux, à l'exclusion des achats, qui sont payées à échéance régulière et dont la périodicité n'excède pas un an, à leur seul paiement.

Sur ce point, il convient de se reporter ci-avant n°s 18 et suiv.

  I. Impôt sur le revenu

Les règles énoncées à l'article 302 septies A ter A du CGI définissent les règles comptables à utiliser pour la détermination du bénéfice fiscal. Aucun retraitement n'est donc à opérer pour la déduction des charges en cause sur la déclaration fiscale.

À cet égard, le passage de la comptabilité traditionnelle à la comptabilité super-simplifiée et inversement ne peut conduire ni à la double déduction ni à l'absence de déduction d'une charge.

Cette situation est illustrée dans les exemples figurant en annexe 8.