B.O.I. N° 106 du 10 juin 1981
CHAPITRE III
LES RECHERCHES
75.Les nouvelles modalités de délivrance des renseignements hypothécaires ne modifient en rien les principes fondamentaux du mécanisme des recherches actuellement applicables. Seule l'étendue de ces recherches s'apprécie différemment selon que la réquisition porte sur la période antérieure au 1 er janvier 1956 ou sur la période postérieure, étant entendu que pour les réquisitions de relevé des formalités antérieures au 1 er janvier 1956 les recherches sont impérativement circonscrites aux comptes ouverts au registre institué par l'article 18 de la loi du 21 ventôse an VII.
76.Les recherches, qui aboutissent, sous sa responsabilité personnelle, à la délivrance d'informations aux usagers laissent une place importante à l'appréciation du conservateur, qu'il s'agisse aussi bien du mécanisme proprement dit des recherches que de la sélection à opérer, en vue de leur délivrance, entre les formalités.
Toutefois, certains principes généraux s'imposent au conservateur et leur transgression serait de nature à entraîner la mise en cause de sa responsabilité civile.
Quelques-uns de ces principes sont ici rappelés en tant que de besoin.
SECTION I
PRINCIPES DIRECTEURS DE LA RECHERCHE
Sous-section I. -
Le contenu de la réquisition s'impose au conservateur
77.C'est le requérant qui, dans la réquisition elle-même, détermine les bases et fixe les limites des recherches à effectuer. Aucune modification de la demande signée par le requérant ne peut dès lors être admise sous peine, pour le conservateur, d'encourir le risque de voir sa responsabilité personnelle mise en cause. C'est pourquoi ne peuvent être acceptées dans la réquisition des mentions très générales qui laissent une marge d'incertitude quant à l'étendue et à la portée des demandes formulées.
Le conservateur ne peut donc, de sa propre initiative, ni étendre ni restreindre la portée, ni interpréter les termes de la demande.
78.Trois principes directeurs peuvent ainsi être dégagés :
- le principe de la conformité absolue ;
- l'appréciation du mérite des formalités ;
- la détermination de l'étendue des recherches.
Sous-section II. -
Le principe de la conformité absolue
79.Le principe de la conformité absolue peut se définir par l'obligation faite au conservateur des hypothèques de ne révéler que les formalités dont les indications correspondent entièrement avec celles de la réquisition, aussi bien en ce qui concerne les personnes, les immeubles, que, dans le cadre de certaines réquisitions, les références des formalités demandées.
80.Il en résulte que rien ne permet au conservateur d'interpréter la réquisition de renseignements telle qu'elle est rédigée par l'usager, même s'il lui apparaît que ce dernier, en formulant sa demande d'une façon différente ou sur un imprimé mieux approprié, aurait pu obtenir la délivrance de copies ou d'extraits de formalités susceptibles de lui être utiles. L'appréciation d'une telle utilité n'appartient qu'au requérant, toute autre manière de procéder pouvant entraîner soit la mise en cause de la responsabilité du conservateur, soit la mise en oeuvre d'une procédure en retranchement.
81.Des atténuations doivent toutefois être apportées à la rigueur de ce principe.
La première relève de la nature même du rôle civil du conservateur. Responsable de ses décisions, celui-ci possède un pouvoir d'appréciation qui, bien qu'étroitement limité par les textes régissant la délivrance de renseignements, l'autorise, dans les cas où le doute est permis, à décider des renseignements à délivrer.
La seconde est la conséquence directe de l'utilisation pour les recherches de la documentation antérieure au 1 er janvier 1956. En effet la marge d'incertitude qui pèse sur les formalités exécutées avant cette date oblige très souvent le conservateur à interpréter aussi bien la réquisition que les formalités avant d'établir un état.
De la même façon, pour les formalités accomplies postérieurement au 1 er janvier 1956 et relatives à des immeubles ruraux situés dans des communes à ancien cadastre ou dans lesquelles le cadastre n'a pas été établi, une marge d'incertitude demeure, qui tient à l'insuffisante désignation desdits immeubles.
Sous ces réserves, les investigations nécessaires pour retrouver les formalités à révéler ou s'assurer qu'il n'en existe pas ne doivent jamais conduire à mener des recherches extrinsèques, c'est-à-dire extérieures aux indications des réquisitions ou à celles de la documentation détenue au bureau.
Sous-section III. -
L'appréciation du mérite des formalités
82.D'une manière générale, le rôle passif du conservateur lui interdit de se préoccuper de savoir si les formalités intervenues du chef des personnes et sur les immeubles désignés ont produit ou produisent encore des effets.
La seule exception à ce principe figure dans le texte même des articles 2196 du Code civil et 38-1 du décret du 14 octobre 1955, qui limitent la délivrance des inscriptions aux « inscriptions subsistantes » - c'est-à-dire qui ne sont ni périmées, ni radiées, au terme de la période de certification - et celles des saisies aux seules « saisies en cours » - c'est-à-dire qui ne sont ni périmées ni radiées et qui ne sont pas émargées de la mention de publication du jugement d'adjudication 8 - 9 .
C'est ainsi que le conservateur sera amené à délivrer des opérations entachées de nullité, que celle-ci soit constatée ou non dans un acte publié ou transcrit, des actes qui ont cessé de produire effet, des formalités en instance de rejet, ...
Sous-section IV. -
Détermination de l'étendue des recherches
I. ÉTENDUE DES RECHERCHES EN CE QUI CONCERNE LES PERSONNES, LES IMMEUBLES ET LES FORMALITÉS
83.La recherche est limitée aux seuls personnes, immeubles, formalités ou catégories de formalités désignés dans la réquisition.
II. ÉTENDUE DES RECHERCHES DANS LE TEMPS
84.D'une manière générale, l'étendue des recherches varie en fonction du type de réquisition, de la nature des informations demandées et des limitations particulières apportées par le requérant.
On se reportera à cet égard à la partie consacrée à la détermination de la période de certification ( cf. supra n os35 à 42 ) ainsi qu'aux développements consacrés aux recherches dans l'ancienne documentation ou dans le fichier immobilier.
Remarque. - Dans la limite de la période de certification déterminée par le requérant, il convient de ne pas limiter systématiquement les recherches à la période pendant laquelle une personne désignée a été propriétaire d'un immeuble. Des formalités peuvent en effet être accomplies, du chef de l'intéressé, postérieurement à la date de la dépossession et devoir ainsi être délivrées (inscriptions opérées de son chef après dépossession, existence d'une double chaîne de propriété...).
SECTION II
LES RECHERCHES DANS L'ANCIENNE DOCUMENTATION
Sous-section I. -
La réquisition de renseignements sur la période antérieure au 1 er janvier 1956
I. ÉTENDUE DES RECHERCHES
85.Les recherches ne peuvent s'effectuer que sur l'ancienne documentation.
La période de recherche court, sauf indication particulière du requérant, du 1 er janvier de la cinquantième année précédant celle de la date de la réquisition jusqu'au 31 décembre 1955 inclusivement.
Si la réquisition est « sur formalité », la période de recherche s'étend de la cinquantième année 10 précédant la date d'enregistrement au registre des dépôts du document qui accompagne la réquisition jusqu'au 31 décembre 1955, inclusivement.
II. MÉCANISME DE LA RECHERCHE ET APPRÉCIATION DU MÉRITE DES FORMALITÉS
86.Dès lors que la réquisition contient obligatoirement les références des formalités qui forment l'objet de la demande, le service doit, en tenant compte éventuellement de l'indication du bureau compétent à la date d'exécution de la formalité, consulter directement les documents enliassés sans qu'il soit, en aucun cas, établi un quelconque rapprochement entre ces références et le répertoire.
Dans le cas où l'identité d'une ou de plusieurs personnes est indiquée, ou, encore, dans le cas où sont indiquées, à la fois, l'identité des personnes et la désignation des biens 11 , la seule consultation des documents archivés permet de s'assurer que les formalités concernent bien ces personnes (ou ces personnes et ces immeubles). Lorsque les références de la formalité ne correspondent pas aux personnes désignées (ou aux personnes et aux immeubles), le service doit délivrer un certificat négatif.
III. DÉTERMINATION DE LA COMPÉTENCE « RATIONE LOCI » POUR LES BUREAUX POSSÉDANT DES ARCHIVES COMMUNES
87.Les règles de compétence « ratione loci » demeurent les mêmes qu'actuellement. Il en résulte que dans les bureaux possédant des archives communes, le bureau dans la circonscription duquel est situé l'immeuble est compétent pour délivrer la formalité.
Divers cas sont ainsi à considérer :
- la réquisition de renseignements comporte simplement l'indication des références des formalités (sans indication conjointe de personnes ou de personnes et d'immeubles).
C'est la consultation des documents archivés auxquels renvoient des références fournies dans la demande qui permet au bureau, saisi de la réquisition, de se déterminer sur sa compétence ou son incompétence ;
- la réquisition comporte, outre l'indication des références des formalités, celle des personnes.
La même solution sera à retenir : la consultation des documents enliassés reste nécessaire pour la détermination de la compétence « ratione loci » ;
- la réquisition comporte à la fois l'indication des références des formalités et celle des personnes et des immeubles.
Le seul examen de la réquisition permet de se prononcer sur la compétence du bureau.
IV. BUREAUX SPÉCIALEMENT HABILITÉS A DÉLIVRER DES RENSEIGNEMENTS SUR LA PÉRIODE ANTÉRIEURE AU 1 er JANVIER 1956
(art. 85-4 et 85-4 bis, décret du 14 octobre 1955)
88.Pour ces bureaux, qui sont parfois appelés à gérer plusieurs documentations relatives à la période antérieure au 1 er janvier 1956, l'indication par le requérant du bureau compétent à la date de l'exécution de la formalité apparaît d'une utilité manifeste pour le service ; cette indication permet, en effet, de bien circonscrire le champ des recherches en évitant d'avoir à opérer un balayage de l'ensemble des documentations relatives à la période antérieure au 1 er janvier 1956.
Les conservateurs intéressés appelleront l'attention des usagers sur la gêne que ne manquerait pas d'occasionner pour le service l'omission de cette indication.
Toutefois, il est rappelé que l'omission de la mention du bureau compétent lors de l'exécution de la formalité n'est pas susceptible d'entraîner le refus de la réquisition - pas plus d'ailleurs que l'omission de la nature de la formalité ( cf. supra n° 60 ).
89.Diverses situations doivent être considérées dans l'hypothèse où le bureau compétent au moment de l'exécution de la formalité n'a pas été indiqué :
- la réquisition comporte outre l'indication des références des formalités, celle des personnes et des immeubles.
La seule référence à la commune de situation des biens est de nature à limiter le champ des recherches à l'une des documentations détenues ;
- la réquisition comporte, outre l'indication des références des formalités, celle d'une ou de plusieurs personnes.
Il convient, dans cette hypothèse, de se reporter aux différentes documentations détenues par le bureau afin de retrouver les formalités intervenues du chef de la ou des personnes identifiées dans la demande de renseignements et d'en délivrer copie ou extrait ;
- la réquisition ne contient que les références des formalités.
Il convient de s'en tenir aux termes de la réquisition et, partant, de délivrer toutes les formalités, même comportant des références identiques, figurant dans les différentes collections de registres détenues par le bureau.
Sous-section II. -
La réquisition de relevé des formalités antérieures au 1 er janvier 1956
I. ÉTENDUE DES RECHERCHES
90.La période de recherche court obligatoirement des cinquante années précédant la date de signature de la réquisition (ou d'une date postérieure si elle est indiquée de façon expresse par le requérant) jusqu'au 31 décembre 1955, inclusivement.