B.O.I. N° 158 du 26 AOUT 1998
II. Les extraits analytiques
* Les extraits ordinaires
193.L'article 42 nouveau du décret du 14 octobre 1955 fixe le contenu des extraits ordinaires ; il ne donne plus lieu à la délivrance de renseignements spécialement demandés par les requérants, cette faculté n'étant plus autorisée (cf. supra n° 184 ).
* Les extraits sommaires
194.- Les renseignements sommaires
Les modifications apportées au paragraphe 1 de l'article 42-1 nouveau du décret du 14 octobre 1955 visent à compléter le contenu des extraits sommaires relatifs aux inscriptions par l'indication de leur date extrême d'effet.
195.- Les renseignements urgents
La possibilité offerte aux usagers d'obtenir des renseignements urgents est maintenue (article 42-1 nouveau, § II du décret du 14 octobre 1955). Ceux-ci sont fournis sous la forme de renseignements « sommaires », comme antérieurement.
B. MODALITES DE DELIVRANCE DANS LES BUREAUX DONT LE FICHIER EST INFORMATISE
196.Ces modalités concernent les bureaux dotés de l'application FIDJI. La liste de ces bureaux sera fixée par un arrêté du Secrétaire d'Etat au Budget (article 53-1 nouveau, § 1 du décret du 14 octobre 1955).
L'introduction d'un outil informatique pour la gestion du fichier immobilier nécessite de modifier les modalités de délivrance des renseignements, dès lors que les informations nécessaires à l'usager figurent pour partie sur des fiches (formalités publiées pendant la période antérieure à l'informatisation) et pour partie dans le fichier informatisé (formalités postérieures à l'informatisation).
I. Principe
197.Selon les dispositions de l'article 53-6 nouveau du décret du 14 octobre 1955, les demandes de renseignements (hors formalité ou sur formalité) donnent lieu à la délivrance d'un état-réponse qui comporte :
- un relevé informatisé des formalités publiées depuis la date de mise en service du fichier informatisé jusqu'à la date de dépôt de la demande sauf limitation fixée par le requérant ;
- des copies de fiches (personne et/ou immeuble) pour les informations antérieures à l'informatisation.
En outre, il peut être délivré un certificat des formalités acceptés au registre des dépôts et en instance d'enregistrement au fichier immobilier (cf. infra n°s 202 et suivants ).
II. Contenu des renseignements délivrés
198.Les formalités intervenues depuis la mise en service du fichier informatisé sont délivrées sous la forme précisée à l'article 42 nouveau du décret du 14 octobre 1955 (article 53-6 nouveau précité, § 2).
199.Les renseignements relatifs à la période antérieure à l'informatisation sont fournis sous la forme de copies de fiches (formalités du stock) présentant, à la date de la mise en service du fichier immobilier informatisé, la situation juridique des immeubles telle qu'elle résultait des documents publiés (article 53-6 nouveau précité, § 2).
En effet, à compter de sa mise en service, sont analysés au fichier immobilier informatisé l'ensemble des documents déposés. Ceux-ci peuvent avoir pour objet soit de constituer des droits réels nouveaux, soit de modifier des droits réels déjà existants et, dans ce dernier cas, publiés ou inscrits au fichier immobilier « manuel » composé depuis le 1er janvier 1956 de fiches de personne ou d'immeuble.
Compte tenu de l'objectif de numérisation du fichier « manuel » et sous peine d'obérer de manière importante les gains de temps attendus de la délivrance automatisée des renseignements, la mise à jour technique du fichier « papier » ne sera plus effectuée (soulignement de certaines formalités notamment). Si une formalité requise postérieurement à la date de l'informatisation (formalité du flux) a eu pour objet de modifier une formalité déjà publiée, elle figurera sur l'état-réponse informatisé délivré avec la copie de fiche.
III. La prorogation automatique des demandes de renseignements
* Principe
200.L'article 9-1 nouveau du décret du 4 janvier 1955 prévoit que les demandes déposées à l'appui d'un document à publier (demandes sur formalité) et précédées d'une demande émanant du même requérant et portant sur les mêmes immeubles donnent lieu à la seule délivrance d'un état complémentaire.
* Conditions
201.Le traitement automatique suppose que les demandes sur formalité :
→ soient déposées dans un délai de 12 mois à compter de la demande initiale (article 53-7 nouveau du décret du 14 octobre 1955) ;
→ émanent du même requérant ;
→ portent sur les mêmes immeubles.
NOTA : Contrairement au dispositif conventionnel prévu par les instructions administratives 10 F-1-91 et 10 F-2-91 , la délivrance d'un état complémentaire n'est pas subordonnée à la production de l'original ou de la photocopie de la demande hors formalité initiale et de l'état-réponse primitif à actualiser.
SOUS-SECTION 2
Les modalités de délivrance des renseignements à partir du registre des dépôts informatisé
A. PRINCIPE
202.L'article 2203-1 nouveau du code civil permet l'utilisation des renseignements contenus dans le registre des dépôts informatisé à des fins de délivrance automatisée sous la forme d'un certificat des formalités acceptées au dépôt et en instance d'enregistrement au fichier immobilier sur les immeubles individuellement désignés dans la demande de renseignements.
Cette disposition concerne les bureaux dotés soit de l'application MADERE (réserve d'immeubles) soit de l'application FIDJI. La liste de ces bureaux sera fixée par un arrêté du Secrétaire d'Etat au Budget (article 8-1 nouveau du décret du 4 janvier 1955).
Cette mesure légalise le dispositif expérimenté aux termes des deux conventions signées respectivement le 27 novembre 1990 et le 15 mars 1991 (BOI 10 F-1-91 et 10 F-2-91 ).
B. CHAMP D'APPLICATION
203.Aux termes des dispositions de l'article 53-8 nouveau du décret du 14 octobre 1955, la délivrance du certificat de dépôts est effectuée dans le cadre des réponses aux demandes de renseignements visées aux articles 42-1 § II et 53-6, alinéa 1er, 2°) nouveaux du présent décret, à savoir respectivement :
- les demandes de renseignements sommaires urgents (imprimés n° 3233 ou n° 3240) déposées dans les bureaux dotés de MADERE (réserve d'immeubles) ;
- les demandes de renseignements déposées dans les bureaux dotés d'un fichier informatisé (application FIDJI), à l'exception des demandes de copies de documents.
204.Pour les bureaux dotés de MADERE (réserve d'immeubles), il est précisé que le dispositif de délivrance du certificat de dépôt concerne :
• les demandes « hors formalité ». Il s'agit des demandes présentées à l'aide des imprimés n° 3233 ou n° 3240 (prorogation).
Toutefois, les demandes de prorogation « hors formalité » ne sont traitées dans le dispositif que dans la mesure où la demande « hors formalité » initiale a fait l'objet d'un traitement informatisé 2 .
• les demandes « sur formalité » visées ci-après :
* les demandes de prorogation (imprimé n° 3240) déposées à l'appui d'une formalité et comprenant la photocopie (ou les originaux) de la demande « hors formalité » et de l'état-réponse initiaux 2 ;
* à titre exceptionnel, les demandes de renseignements « sur formalité » (imprimé n° 3233) non précédées d'une demande de renseignements « hors formalité » qui sont déposées à l'appui des documents énumérés ci-après et dont l'obtention est nécessaire pour dégager des fonds :
- les partages avec soulte expressément accompagnés d'une attestation du notaire précisant que la formalité déposée n'a pas été précédée d'une demande de renseignements « hors formalité » ;
- les jugements d'adjudication sur saisie expressément accompagnés d'une attestation du déposant précisant que la formalité n'a pas été précédée d'une demande de renseignements « hors formalité » ;
- les bordereaux d'inscription qui ne sont pas déposés concomitamment à un transfert de droit réel.
NOTA : II est rappelé qu'un certificat de dépôts peut être délivré pour les demandes de renseignements ordinaires et sommaires déposées concomitamment à une saisie.
205.Seules sont concernées les demandes de « type réel » (réquisitions sur un ou plusieurs immeubles sans indication de personnes) ou « réel personnalisé » (réquisitions portant sur un ou plusieurs immeubles et du chef d'une ou plusieurs personnes). Sont donc exclues les demandes purement personnelles (réquisitions portant exclusivement sur des personnes).
C. PERIODE DE RECHERCHE
206.La période de recherche et de certification couverte par le certificat de dépôts s'étend de la date de mise à jour du fichier immobilier informatisé exclue jusqu'à la date d'enregistrement (date de dépôt) de la demande incluse.
D. APPLICATION DU PRINCIPE DE LA CONFORMITE ABSOLUE
207.Le paragraphe 2 de l'article 8-1 nouveau du décret du 4 janvier 1955 étend le principe de la conformité absolue à la délivrance du certificat de dépôts.
Seules sont révélées les formalités pour lesquelles il existe une complète concordance entre la désignation des immeubles telle qu'elle figure dans la demande de renseignements et celle contenue dans les documents déposés en instance d'enregistrement au fichier immobilier.
E. PRESENTATION ET CONTENU DU CERTIFICAT DE DEPOTS
208.Le certificat de dépôts joint à l'état-réponse comprend, à l'exception des formalités à caractère purement « personnel », les informations suivantes pour les formalités concernant le ou les immeubles requis (article 8-1 nouveau, § 2, du décret du 4 janvier 1955) :
- la date et le numéro de dépôt ;
- la qualification juridique de l'acte : il s'agit de la disposition juridique principale des documents déposés ;
- la date de l'acte ;
- le nom de l'officier public ou ministériel rédacteur ou l'indication de l'autorité administrative ou judiciaire. Sont également visés par cet énumération les auxiliaires de justice visés au deuxième alinéa de l'article 5 du décret du 4 janvier 1955 (avoués, avocats, administrateurs judiciaires).
En outre, le système informatisé délivre la désignation sommaire des parties, telle qu'elle figure au registre des dépôts.
Toutes les formalités sont révélées dans le cadre du dispositif dès lors que ces formalités comportent la désignation des immeubles concernés par la demande.