B.O.I. N° 158 du 26 AOUT 1998

SECTION 2

Réglementation du dispositif de reproduction des imprimés administratifs

66.La modernisation des techniques de reprographie et l'utilisation de matériels bureautiques et informatiques par un nombre croissant d'usagers de la publicité foncière a conduit l'administration à accorder aux usagers la possibilité de reproduire certains imprimés (instruction administrative du 22 août 1995, BOI 10 E-1-95 ). L'article 76-1 nouveau du décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 consacre le dispositif de reproduction. Il prévoit que les formules de publicité dont les modèles et les conditions sont fixés par instructions publiées au Bulletin officiel des impôts sont mises à la disposition des usagers dans les bureaux des hypothèques ou peuvent être reproduites selon des normes fixées par lesdites instructions.

Les articles 55 § 1, 61 § 1 et 67-3 auxquels renvoie l'article 76-1 précité, sont modifiés en conséquence.

67.La possibilité de reproduire les imprimés administratifs concerne notamment les formules de publication et les bordereaux d'inscription d'hypothèques. A cet égard, dans l'attente des nouveaux imprimés et de l'instruction administrative modifiant celle publiée le 22 août 1995, la reproduction des bordereaux d'inscription devra intégrer les aménagements induits par les nouveaux textes (cf. infra n°s 116 et suivants ).

CHAPITRE II

DISPOSITIONS RELATIVES AUX PUBLICATIONS

SECTION 1

Légalisation du dispositif conventionnel de normalisation des documents soumis à publication

68.La présentation normalisée des documents soumis à publication a été mise en place par convention passée le 27 novembre 1990 entre la Direction générale des Impôts, le Ministère de la Justice (Direction des Affaires civiles et du Sceau) et le Conseil supérieur du Notariat (cf. BOI 10 E-1-90 et 10 E-3-91).

La normalisation du document hypothécaire facilite l'analyse des actes déposés. L'allégement du traitement des documents doit contribuer en conséquence à améliorer le service rendu aux usagers.

L'article 34 modifié du décret du 4 janvier 1955 rend obligatoire l'insertion, dans les expéditions, extraits littéraux ou copies des actes de vente d'immeubles autre que judiciaire, d'une partie normalisée contenant uniquement les éléments indispensables à la publicité des droits réels et à l'assiette des salaires, impôts, droits et taxes.

Le décret précité est complété d'un article 34-1 qui réglemente le contenu de la partie normalisée.

Enfin, l'article 76-1 du décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 est modifié afin de prendre en compte les incidences du dispositif de normalisation pour l'établissement du certificat de conformité.

69.Tout en reprenant les principes posés par la convention de 1990, les nouvelles dispositions apportent un certain nombre de changements en ce qui concerne :

A - Le champ d'application du dispositif de normalisation

B - Les modalités de mise en oeuvre

C - Les sanctions en cas de non-respect des règles d'établissement de la partie normalisée.

SOUS-SECTION 1

Champ d'application du nouveau dispositif

70.La convention de normalisation des documents hypothécaires susmentionnée s'appliquait dans son ensemble à tous les actes de vente passés devant notaire.

Désormais, le nouvel article 34 du décret du 4 janvier 1955 prévoit la production obligatoire d'une partie normalisée pour les expéditions, extraits littéraux ou copies d'actes de vente autre que judiciaire.

Cette obligation s'applique aux actes de vente rédigés par les notaires ou les autorités administratives.

La notion de « vente » s'entend de toute transmission, à titre onéreux, d'un droit réel.

71.Il convient donc de considérer que, d'une façon générale, sont exclues du dispositif de normalisation toutes les ventes qui découlent du prononcé d'une décision judiciaire, que celle-ci résulte :

• d'une disposition légale

C'est le cas des ventes qui sont soumises à l'autorité de justice, c'est-à-dire les ventes qui sont conclues après une autorisation judiciaire et se déroulent aux enchères publiques ou les ventes aux enchères qui ont lieu à la barre du tribunal après accomplissement de certaines formalités de publicité.

Au nombre des ventes judiciaires figurent notamment la vente judiciaire d'immeuble après saisie immobilière effectuée à l'audience du tribunal, la vente d'immeubles appartenant à des mineurs en tutelle ou à des majeurs en tutelle (articles 1271 à 1281 du nouveau code de procédure civile) ou la vente des immeubles dépendant d'une succession vacante (article 1001 du code de procédure civile ancien).

• ou de la volonté des parties

II s'agit notamment des ventes que les parties ont librement choisi de réaliser sous la forme judiciaire ou encore de celles qui sont consécutives à un litige dans lequel une des parties demande en justice la réitération ou la réalisation en la forme authentique des actes en cause.

De même, sont exclues du dispositif de normalisation les ventes par adjudication, qu'elles soient volontaires ou judiciaires.

72.NOTA : Pour les opérations juridiques autres que les ventes, le dispositif de normalisation continue à s'appliquer facultativement selon les modalités fixées par la convention de 1990 (cf. BOI 10 E-3-91 n°s 48 et 49).

SOUS-SECTION 2

Les modalités de mise en oeuvre du dispositif de normalisation des actes de vente autre que judiciaire

  A. L'INSERTION OBLIGATOIRE D'UNE PARTIE NORMALISEE

73.Le nouvel article 34 § 1, alinéa 2° modifié prévoit que les expéditions, extraits littéraux ou copies des actes de vente autre que judiciaire doivent comporter une partie normalisée seule publiée au fichier immobilier qui contient les éléments indispensables à la publicité des droits réels et à l'assiette des salaires, impôts, droits et taxes.

Cette partie, située obligatoirement au début de l'acte déposé, regroupe dans un ordre préétabli toutes les énonciations de l'acte nécessaires à la publication des droits réels au fichier immobilier et à l'assiette des salaires, impôts, droits et taxes, les autres énonciations de l'acte figurant à la suite.

Ces dispositions sont calquées sur le dispositif initié conventionnellement, dans la mesure où la partie normalisée qui doit figurer en tête des expéditions, extraits ou copies d'acte, correspond à la première partie des documents hypothécaires normalisés établis avant le 1er juillet 1998.

  B. MAINTIEN DE LA CONSERVATION DE L'INTEGRALITE DU DOCUMENT HYPOTHECAIRE

74.Le document hypothécaire, quelle que soit sa présentation, doit reprendre toutes les clauses de la minute de l'acte.

Son intégralité doit être déposée à la conservation des hypothèques, même si seule la partie normalisée du document est publiée au fichier immobilier.

La mission documentaire du service de la publicité foncière consistant à délivrer notamment la copie des documents déposés, toute demande de copie d'un acte doit donner lieu à la photocopie de l'ensemble du document hypothécaire.

  C. PRESENTATION MATERIELLE DE L'ACTE DE VENTE « NORMALISE »

  I. Support, nombre d'exemplaires

75.Le document présenté à la conservation des hypothèques doit être déposé en deux exemplaires dont l'un est obligatoirement établi sur l'imprimé n° 3265.

A cet égard, il est rappelé que l'instruction administrative du 22 août 1995 (BOI 10 E-1-95 ) a autorisé les usagers à reproduire certains imprimés administratifs.

Les articles 67-3 et 76-1 nouveaux du décret du 14 octobre 1955 consacrent ce dispositif et prévoient que l'expédition, l'extrait ou la copie de l'acte destiné à être conservé au bureau des hypothèques est rédigé sur une formule spéciale fournie par l'administration ou reproduite selon les normes fixées par instruction administrative.

76.NOTA : Comme par le passé, l'extrait « fiscal » (cf. CGI article 860) peut être établi par le rédacteur de l'acte par simple reproduction de la partie normalisée du document hypothécaire, sous les réserves suivantes.

La partie normalisée doit :

- comporter un maximum de 4 à 6 pages ;

- satisfaire à toutes les exigences posées quant au contenu de l'extrait d'acte, notamment en ce qui concerne le projet de liquidation détaillée des droits exigibles, conformément à l'article 255 de l'annexe III au CGI.

  II. Droit de timbre

77.Le droit de timbre de dimension reste exigible sur l'exemplaire de l'acte retourné au déposant après l'accomplissement de la formalité.

En effet, les dispositions de l'article 899 du CGI sont applicables à toutes les copies collationnées des actes assujettis obligatoirement à la formalité, indépendamment des modalités de présentation de celles-ci ainsi d'ailleurs que des procédés de reprographie employés (cf. article 900).

L'exonération du droit de timbre prévue à l'article 902 § 3, 1° du code précité s'applique uniquement à l'exemplaire de l'acte qui est déposé au bureau des hypothèques pour y être conservé.

  III. Mentions devant figurer dans l'acte de vente « normalisé »

78.Le nouveau texte ne prévoit pas de mention destinée à matérialiser le commencement de la partie normalisée. En effet, cette mention n'est plus nécessaire dans la mesure où désormais l'article 34-1 § 2 nouveau du décret du 4 janvier 1955 prévoit expressément que la partie normalisée doit figurer en tête des expéditions, extraits littéraux ou copies déposés.

Ce même texte impose toutefois de terminer la partie normalisée par une mention de clôture qui pourra se traduire concrètement, comme actuellement par : « Fin de partie normalisée ».

Le non-respect des dispositions du texte entraîne le refus de dépôt ou le rejet de la formalité (cf. n°s 102 à 104 ).

NOTA : La mise en oeuvre du dispositif légal ne justifie plus l'indication, à la dernière page, de la mention prévue dans la convention de 1990 selon laquelle le rédacteur de l'acte attestait que la partie normalisée contenait toutes les énonciations nécessaires à la publication, au fichier immobilier, des droits réels et à l'assiette de tous salaires, impôts, droits et taxes.

79.Conformément à l'article 76-1 modifié du décret du 14 octobre 1955 et à l'instar de tous les documents déposés, doit figurer au pied du document « normalisé » un certificat attestant de sa conformité avec la minute.

Cette notion de certificat de conformité, plus adaptée au dispositif de normalisation et aux nouveaux moyens de reproduction, remplace la notion antérieure de certificat de collationnement.

Le certificat de conformité visé à l'article 76-1 nouveau doit mentionner :

- les nom, prénoms, profession et domicile du ou des signataires ;

- le nombre de pages utilisées, l'approbation et le décompte des renvois et des mots rayés ainsi que le nombre de pages de la partie normalisée.

80.Les autres mentions devant également figurer au pied de l'acte demeurent inchangées :

- l'affirmation de sincérité prévue à l'article 850 du CGI ;

- la certification de l'identité des parties ;

- la signature et le sceau du rédacteur de l'acte.

Conformément à la pratique la plus courante, il convient également de faire figurer à cet emplacement :

- la déclaration sur la véracité de l'état civil des parties ;

- la clause introductive de la signature de la minute par le notaire : « Lecture de l'acte ... ».

  D. CONTENU DE LA PARTIE NORMALISEE

81.L'analyse du document déposé par le service étant limitée à la seule partie normalisée, il importe que tous les éléments nécessaires à la publication des droits réels et à l'assiette des salaires, impôts, droits et taxes soient énoncés dans cette partie. L'article 34-1 nouveau du décret du 4 janvier 1955 précise le contenu de celle-ci ainsi que l'ordre de présentation des énonciations qui doivent y figurer.

  I. Principe d'établissement

82.Les éléments constitutifs de la partie normalisée doivent être obligatoirement développés selon le canevas séquentiel fixé par l'article 34-1 précité.

Les rubriques du canevas ne s'appliquent que pour autant qu'existent dans la minute les clauses concernées. Ces rubriques doivent être exclusives les unes des autres. En conséquence :

- une même indication ne saurait figurer dans plusieurs rubriques ;

- la répartition des clauses de la minute doit se faire non pas en fonction de l'intitulé qu'a pu leur donner le rédacteur de cette minute mais de l'analyse de leur contenu.

Ainsi, le rappel d'une réglementation d'urbanisme ne pourra figurer dans la partie normalisée du document hypothécaire, même si, dans la minute, il est répertorié dans une clause intitulée « Désignation des biens ».

  II. Récapitulation par rubrique des énonciations à faire figurer dans la partie normalisée

83.L'article 34-1 énumère par rubrique les énonciations devant figurer dans la partie normalisée.

Ces énonciations recouvrent la quasi-totalité des rubriques qui composaient la première partie du document hypothécaire normalisé dans le cadre du dispositif conventionnel (cf. BOI 10 E-3-91 n°s 43 à 45).

→ Date et rédacteur de l'acte

84.Cette rubrique mentionnera, le cas échéant, le notaire en participation.

Au cas de datations multiples, les différentes dates doivent figurer dans le document hypothécaire qui reprend exactement la minute. Pour l'annotation du fichier, la date à retenir est celle à laquelle l'acte est signé par le notaire.

→ Qualification juridique de l'acte

85.L'article 34-1 rendant applicable la partie normalisée aux seuls actes de vente, c'est ce terme qui sera généralement utilisé.

Le terme de « vente » complété éventuellement par l'indication « à titre de licitation, ... en l'état futur d'achèvement, ... » est suffisant pour qualifier l'opération juridique à publier.

Mais, rien ne s'oppose, par exemple, à ce qu'il soit précisé qu'il s'agit d'une vente d'immeuble ou que la nature de cet immeuble soit succinctement indiquée : vente de lot dans un lotissement, vente de lot de copropriété.

Conformément aux dispositions de l'article 34-1 nouveau du décret du 4 janvier 1955, ces énonciations pourront être complétées, le cas échéant, pour les opérations complexes, d'un exposé sommaire relatant le contexte juridique des dispositions de l'acte soumis à publicité. Cet exposé sommaire correspond à l'exposé préalable prévu dans le cadre du dispositif conventionnel (rubrique 4 du DHN).

Bien qu'expressément prévu par les nouvelles dispositions, cet exposé sommaire doit répondre à une nécessité de compréhension de l'opération par les parties et doit en conséquence demeurer exceptionnel.

→ Etat civil des parties à l'acte

86.Sous cette rubrique sont identifiées toutes les parties à l'acte.

A l'identification proprement dite sont rattachées les clauses suivantes (cf. BOI 10 E-3-91 n° 17) :

- stipulation de solidarité entre les vendeurs ou les acquéreurs ;

- déclaration sur la capacité des parties ;

- indication que l'acquéreur acquiert à titre de remploi (cette information peut éventuellement être rattachée à la rubrique « prix et modalités de paiement ») ;

- indication de la quote-part acquise par chacun des acquéreurs ;

- élection de domicile pour l'exécution de l'acte et l'exercice du droit de préemption du Trésor public ;

- présence ou représentation (pour les personnes morales, il conviendra d'indiquer les nom, prénoms et domicile de son ou de ses représentants) ;

- vocable de dénomination globale des cocontractants à titre principal (« le vendeur », « l'acquéreur » ) quel que soit leur nombre ou leur qualité (personne physique ou morale).

→ Désignation complète des immeubles

87.Comme dans le cadre du dispositif conventionnel, cette rubrique est destinée à recevoir les énonciations relatives à la désignation des biens ainsi que les informations concernant la nature et la quotité des droits concernés.

• Désignation des biens

La relation d'une division de parcelle qui conditionne la désignation du bien vendu doit être faite à cet emplacement lorsque l'acte à publier a pour objet la vente d'un immeuble après changement de limite également publié dans ce même acte.

Les références de publication de l'état descriptif de division, du règlement de copropriété, de leurs modificatifs ou de l'autorisation de lotissement peuvent être mentionnées sous cette rubrique ou à la rubrique suivante.

• Nature des droits concernés : il faut entendre pleine propriété, nue-propriété, usufruit.

• Quotité des droits concernés : il s'agit des droits au regard du vendeur (pour l'acquéreur, cf. rubrique relative à l'état civil des parties à l'acte).

→ Références de publication du titre constituant l'origine de propriété immédiate ; références de publication de l'état descriptif de division et de ses modificatifs éventuels pour les fractions d'immeubles. Dans l'hypothèse où l'acte concerne plusieurs immeubles dont l'origine de propriété immédiate résulte de titres distincts, chaque référence de publication doit mentionner l'immeuble concerné par cette énonciation.

88.Sous cette rubrique doivent obligatoirement figurer les références (date, volume, numéro) de la formalité donnée au titre du disposant.

Ces références peuvent être complétées par l'indication de la date et la nature du titre, de la résidence du « rédacteur » ( vente ou donation du .... , acte de Me X notaire à ... ou jugement du T.G.I. de .... en date du ....).

RAPPEL : II est admis que les « références de publication de l'état descriptif de division ... » puissent être indiquées dans la rubrique relative à la désignation des immeubles.

→ Autres opérations juridiques devant faire l'objet d'une publication au fichier immobilier et non relatées dans la rubrique Qualification juridique de l'acte.

89.Il s'agit des opérations juridiques qui sont soumises à publicité, soit obligatoirement, soit facultativement (articles 28, 35 à 37 du décret du 4 janvier 1955).

En tant qu'exemples, on peut citer :

- la constitution de servitude ;

- le pacte de préférence ;

- la réserve du droit d'usage et d'habitation.

→ Charges et conditions

90.Aux termes de l'article 34-1 nouveau, les charges et conditions doivent figurer dans cette rubrique.

Néanmoins, par mesure de tolérance, et en vue d'alléger la partie normalisée du document hypothécaire (condition indispensable pour pouvoir bénéficier de la faculté de substituer une copie de la partie normalisée à l'extrait d'acte), les énonciations de cette rubrique peuvent être limitées aux seules charges et conditions ayant une incidence fiscale. Dans ce cas, il est admis que les charges et conditions ne donnant pas lieu à taxation ou à publicité foncière ne soient pas portées dans la partie normalisée.

→ Propriété - entrée en jouissance

91.Il a été précisé que la réserve du droit d'usage et d'habitation devait figurer à la rubrique « Autres opérations juridiques devant faire l'objet d'une publication ... ».

En revanche, les informations sur la situation locative ou les modalités d'exercice de la jouissance différée ont leur place dans la présente rubrique.

→ Prix et modalités de paiement

92.Dans l'hypothèse d'un privilège de vendeur ou d'un paiement comptant de tout ou partie du prix au moyen d'un prêt consenti dans l'acte, il convient également d'indiquer son montant, le nom du créancier, la durée de l'opération de crédit (les développements étant intégrés ou non dans la partie normalisée).

Cette rubrique doit notamment reproduire les clauses suivantes :

- la quittance du prix ou d'une partie du prix ;

- la constitution de séquestre ;

- l'autorisation, par l'un des époux vendeurs, à l'autre, de percevoir seul les fonds provenant de la vente (application de l'article 1424 du Code civil) ;

- la déclaration de remploi ;

- la déclaration de l'origine des deniers ;

- la conversion du prix ou d'une partie de ce prix en rente viagère.

Même solution que pour le prêt consenti dans l'acte, cf. ci-après.

• Délai de paiement consenti par le vendeur - inscription du privilège de vendeur

93.La clause de stipulation d'un paiement à terme, de même que celles dont le contenu est indispensable au conservateur pour lui permettre d'inscrire le privilège du vendeur, sont reproduites dans cette partie. En revanche, comme pour le privilège de prêteur de deniers, les développements de ces modalités de paiement peuvent figurer ou non dans la partie normalisée (ex. : Toutes garanties pour le paiement du prix atermoyé ; le droit à l'action résolutoire).

• Recours à un prêt consenti dans l'acte par un tiers avec affectation en garantie du bien objet de la vente

94.Le recours à cette catégorie de prêt étant fréquent, il est souhaitable qu'à défaut d'acte de prêt distinct de l'acte de vente, les développements des dispositions principales du contrat de prêt ne soient pas inclus dans la partie normalisée.

95. Remarque : Dans l'hypothèse où l'acte de vente porte sur plusieurs biens, il convient de préciser l'identification de ceux affectés en garantie du prêt, certains d'entre eux pouvant en être dispensés (exemple : acquisition de plusieurs lots de copropriété consistant en locaux principaux et secondaires).

• Affectation hypothécaire complémentaire par l'acquéreur

96.Dans cette hypothèse, doivent être indiquées dans la présente rubrique en sus des autres mentions précédemment prescrites : la désignation du bien conformément au décret de 1955, les références de publication du titre du disposant.

• Caution hypothécaire de l'acquéreur par un tiers à la vente

97.Il convient d'appliquer la même solution que pour l'affectation hypothécaire complémentaire.

→ Déclarations nécessaires à la liquidation et à l'assiette de tous salaires, impôts, droits et taxes

98.Notamment :

- toutes les déclarations nécessaires à la taxation des plus-values (notamment l'indication du prix d'acquisition du bien, en application des dispositions de l'article 74 S de l'annexe II au Code général des Impôts) ;

- la déclaration par un professionnel de l'immobilier qu'il agit dans le cadre de son activité ;

- la déclaration portant engagement quant à la destination des biens acquis (habitation, terrain à bâtir....) ;

- l'évaluation d'une charge augmentative du prix de vente, de la réserve de jouissance.