SECTION 3 TRANSMISSION DES DOCUMENTS AUX CENTRES RÉGIONAUX D'INFORMATIQUE
SECTION 3
TRANSMISSION DES DOCUMENTS
AUX CENTRES RÉGIONAUX D'INFORMATIQUE
Les déclarations relatives aux locaux d'habitation ou à usage professionnel ordinaires et les bulletins secondaires n° 6664 sont ensuite adressés aux Centres régionaux d'informatique. Dans chaque liasse (locaux loués, locaux non loués), les envois sont effectués par communes entières ; toutefois dans les communes importantes les documents pourront donner lieu à plusieurs envois 1 . Les documents restent classés dans l'ordre où ils ont été numérotés.
A. DOCUMENTS À RÉDIGER
11. État de prise en charge de la classification communale n° 6689 A-M (annexe n° 2).
Cet état doit, dans un premier temps, permettre un contrôle mécanographique de la vraisemblance des catégories portées sur les déclarations.
Il est rédigé par commune sauf pour Paris où un état est établi par quartier et pour les villes de Lyon et Marseille où il est rédigé par arrondissement.
La rédaction de cet état est faite dans les conditions suivantes :
- les codes département, direction, commune et la clé correspondante sont reportés dans les mêmes conditions que pour le cadre analogue prévu dans la marge supérieure de la première page de chaque déclaration (voir ci-avant n° 512-1) ;
- le nombre de secteurs locatifs compris dans la commune - ou partie de commune - est reporté dans la dernière case de droite du cadre ci-dessus ;
- il est utilisé autant de tableaux qu'il y a de secteurs locatifs dans la commune ou l'unité territoriale ;
- dans le cas où la commune (ou l'unité territoriale) est divisée en plusieurs secteurs locatifs, la lettre de référence du secteur est indiquée dans la case réservée à cet effet au-dessus de chaque tableau ;
- pour chaque commune (ou secteur de commune), on indique :
• les catégories de locaux représentées dans la commune, par nature de construction et, le cas échéant, suivant l'affectation. Ces catégories sont signalées en portant une croix ? ? ?x ? ? ? dans la case correspondante ;
• le nombre de catégories représentées dans chaque groupe de locaux sous la forme 05 ; si un groupe n'est pas représenté dans la commune, on porte la mention 00.
L'état ainsi rédigé est transmis au Centre régional d'informatique, dans toute la mesure du possible, un mois avant le premier envoi de déclarations et au plus tard en même temps que cet envoi.
22. Bordereau d'envoi n° 6690 M (annexe n° 3).
Le bordereau n° 6690 M, qui se présente sous la forme d'une chemise, a été conçu pour être utilisé indifféremment comme bordereau d'envoi des documents d'une commune ou d'une direction.
L'imprimé comporte, outre les cases appelées à recevoir la date de l'envoi et, à l'intention du C.R.I., la date de réception, trois cadres principaux. Seuls les cadres 1 et 2, 98 et 99 concernent les services départementaux.
3a. Cadre 1.
Col. 1. Numéro de l'envoi.
Une case à deux positions permet d'inscrire le numéro de l'envoi (01, 02, etc.) unique pour toutes les transmissions d'un même mois, attribué dans une série continue, qu'il s'agisse d'envois initiaux ou d'envois de déclarations rectifiées par le service départemental à la suite d'anomalies détectées par le C.R.I.
Col. 3 ou 4. Contenu de l'envoi.
Un bordereau, aussi bien de direction que de commune, ne devant contenir qu'une seule catégorie de documents, une seule des cases numérotées de 1 à 3 ou 5 à 8 doit être cochée (les cases 4 et 9 sont réservées au C.R.I.).
4b. Cadre 98 (codification).
La case 98 -a reçoit la codification de la direction (bordereau de direction) ou de la commune (bordereau de commune). Cette codification est :
- soit écrite à la main à l'intérieur du timbre en caoutchouc dont la confection est prévue page 13 ;
- soit compostée pour les communes d'une certaine importance, à l'aide du tampon établi spécialement pour ces communes.
Les cases c, d, e, ne sont pas à prendre en considération par les services départementaux.
5c. Cadre 2.
Ce cadre est appelé à recevoir la désignation de la direction ou de la commune, la case correspondante étant cochée. On indique, en outre, dans le cadre « observations » des bordereaux de commune les premier et dernier numéros des documents transmis.
6d. Cadre 99 (renseignements).
Dans le cadre 99, on mentionne :
- col. 2 : le nombre de bordereaux de commune, ce renseignement ne figurant bien entendu que sur le bordereau de direction. La deuxième ligne de la même colonne a été hachurée de manière à ne recevoir aucune annotation ;
- col. 3 : le nombre de documents transmis (grille à six positions).
Nota. - Le nombre de bordereaux comme le nombre de déclarations sont à inscrire de manière que le chiffre des unités soit porté dans la position de droite. Ces nombres n'auront pas à être complétés par des zéros dans les positions non occupées à gauche.
- col. 4 : l'indication de la fin d'envoi (documents initiaux) sur les seuls bordereaux de commune, en portant une croix dans la case prévue à cet effet.
73. Confection de bordereaux de lot.
Pour faciliter, dans les C.R.I., la répartition des liasses de déclarations entre différents postes d'enregistrement, la cellule spécialisée établira, en sus des bordereaux de direction et de commune susvisés, un ou plusieurs bordereaux de lot dont les cadres 1 et 98 seront seuls servis et comporteront exactement les mêmes renseignements que le bordereau de commune correspondant, à savoir :
- le numéro de l'envoi ;
- le contenu de l'envoi (case cochée) ;
- les numéros de code du département, de la direction et de la commune, ainsi que la lettre clé correspondante (v. n° 512-1).
Le nombre de bordereaux de lot à établir est déterminé de la façon suivante :
1 er cas : le nombre de déclarations couvertes par le bordereau-commune n'est pas supérieur à 100.
On établit :
- un bordereau-lot pour les bulletins secondaires, s'il y a lieu ;
- un autre pour les déclarations.
2 e cas : le nombre de déclarations est supérieur à 100.
On établit :
- un bordereau-lot pour les bulletins secondaires, s'il y a lieu ;
- un nombre de bordereaux de lot égal au nombre de centaines de déclarations augmenté d'une unité.
Ex. : un bordereau-commune mentionne 730 documents se répartissant en 50 bulletins secondaires et 680 déclarations ; on établira au total 8 bordereaux de lot ; dans le premier seront insérés les bulletins secondaires, dans chacun des suivants, du deuxième au septième, 100 déclarations ; enfin, dans le huitième, on placera les 80 dernières déclarations.
B. TRANSMISSION DES DOCUMENTS
81. Périodicité des envois.
Chaque direction adresse les documents au C.R.I. une fois et une seule par mois. Afin que soit assuré un approvisionnement régulier dans le temps du C.R.I., ces envois pourront ne pas avoir lieu à la même date pour toutes les directions mais selon un échelonnement qui sera précisé ultérieurement par le Chef du C.R.I. de rattachement aux directions intéressées et qui pourra, le cas échéant, être modifié selon les circonstances.
2. Modalités de transmission.
9 a. Bordereau de direction.
Il est rédigé en 3 exemplaires, l'un accompagne les documents, un autre est adressé par courrier séparé au C.R.I. afin que celui-ci soit informé dans les meilleurs délais de l'importance de l'envoi, le troisième enfin est transmis au Service des Affaires Foncières et Domaniales (Bureau V A 5) pour lui permettre de suivre exactement l'envoi des déclarations.
Quand l'envoi comporte plusieurs catégories de documents (cf. n° 513-3), les différents bordereaux correspondants sont, bien entendu, adressés ensemble.
Si, pour un mois donné, une direction n'a aucun document à transmettre, elle adresse au C.R.I., ainsi qu'au Bureau V A 5, un bordereau comportant la mention « néant » dans le cadre « nombre de documents ».
10 b. Bordereaux de commune.
Ils sont rédigés en un seul exemplaire et sont joints aux documents.
11 c. Constitution de l'envoi.
On place en tête le bordereau de direction afférent à la première ou unique catégorie de documents, puis les bordereaux de commune classés dans l'ordre croissant des numéros de code-commune, chacun d'eux étant accompagné des bordereaux de lot et documents correspondants.
On opère de la même façon, pour la ou les autres catégories de documents, s'il y a lieu.
Tous les documents sont transmis dans des emballages assurant une protection suffisante.
12 d. Cas des communes de plus de 5.000 habitants.
Dans les communes de l'espèce, les déclarations concernant les locaux d'habitation et à usage professionnel loués et celles relatives aux locaux de l'espèce non loués constituent deux liasses distinctes, c'est-à-dire qu'elles font l'objet de bordereaux différents.
13 e. Transmission des bulletins secondaires.
• Communes ne dépassant pas 5.000 habitants.
Ces documents sont transmis dans l'envoi unique de déclarations et placés en tête de celles-ci (cf. n° 512-6).
• Communes de plus de 5.000 habitants.
Les bulletins secondaires sont transmis lors du dernier ou unique envoi de locaux non loués.
14 f. Transmission des états de prise en charge de la classification communale n° 6689 A-M.
Ces états, transmis une fois par mois, sont joints à l'envoi mensuel des autres documents.
Ils sont tous regroupés sous un bordereau 6690 M spécial sur lequel on reporte :
- la mention « États mod. 6689 A-M », à l'encre rouge, sous le titre du bordereau ;
- cadre 1 : le numéro de l'envoi ;
- cadre 98, rubrique a : la codification de la direction ;
- cadre 2 : la désignation, en clair, de la direction ;
- cadre 99, colonne 3 : le nombre d'états 6689 A-M couverts par le bordereau.
D'autre part, on indique sur la 2 e page du bordereau les numéros de code des communes dont les états sont joints.
3. Centres d'informatique destinataires.
15Cf. annexe n° 4.
1 Cf. n° 512-5, renvoi 1.