SECTION 2 CONTENU DE LA DÉCLARATION
SECTION 2
Contenu de la déclaration
1Conformément aux dispositions de l'article 39 de l'annexe III au CGI la déclaration des salaires mentionnée à l'article 87 du même code doit comporter, par établissement, les indications suivantes :
1° Concernant le déclarant :
a. Les nom et prénoms ou raison sociale, adresse et numéro SIRET. Les entreprises à établissements multiples indiquent l'établissement qui a déposé la déclaration de résultats ;
b. L'effectif au dernier jour ouvrable de l'année précédente ;
c. Le montant de la taxe sur les salaires.
2° Concernant chaque salarié rétribué l'année précédente
a. Son identification : nom patronymique, le cas échéant nom de l'époux, prénoms, sexe, date et lieu de naissance ;
b. L'adresse de son domicile au 31 décembre de l'année du revenu ;
c. La nature, la période et les conditions d'exercice de l'emploi ;
d. Le montant des sommes payées pendant l'année, en distinguant :
- le montant brut des rémunérations entendu au sens des articles 231 et suivants du CGI,
- le total des versements en argent et en nature après déduction des cotisations ouvrières aux assurances sociales et au chômage et des retenues pour la retraite,
- la valeur et le type des avantages en nature,
- le montant des indemnités pour frais d'emploi et des remboursements de frais, avec l'indication de leur caractère forfaitaire ou réel ou de leur prise en charge directe par l'employeur,
- le montant des sommes versées au titre des chèques vacances,
e. Le taux de la déduction supplémentaire à laquelle la profession exercée ouvre droit, le cas échéant, ainsi que l'option choisie par l'entreprise pour l'assiette des taxes assises sur les salaires ;
f. Le montant de la retenue effectuée au titre de l'impôt sur le revenu, en application de l'article 182 A du CGI ;
g. Lorsque l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires :
- le montant brut servant de base à la taxe,
- l'assiette des taux majorés,
- les renseignements utiles à la liquidation de la taxe lorsque le salarié a été payé par plusieurs établissements dépendant d'une même entreprise.
3° Le total pour l'ensemble des salariés de l'établissement et de l'entreprise des sommes mentionnées au 2° ci-dessus.
Ces dispositions appellent les commentaires ci-après.
A. DÉSIGNATION DE L'ÉTABLISSEMENT
2La désignation de l'établissement doit être conforme à celle qui a été déclarée pour l'inscription au répertoire SIRENE, en retenant la raison sociale et non l'enseigne lorsque ces deux éléments coexistent.
Si la situation actuelle ne correspond plus à l'immatriculation, il convient de faire une déclaration modificative auprès d'un correspondant du Centre de formalités des entreprises.
Les zones « Établissement concerné » et « Renseignements sur l'établissement déposant la déclaration de résultats » doivent être obligatoirement servies.
Remarques.
- Une entreprise peut être constituée de plusieurs établissements, qui pour une implantation géographique précise, reçoivent l'attribution d'un numéro SIRET.
D'une manière générale, le déclarant est l'établissement ayant payé le revenu déclaré. Une même déclaration ne peut concerner des entreprises juridiquement distinctes 1 .
- Afin de permettre une bonne identification, les numéros SIRET du déclarant et de l'établissement déposant la déclaration de résultats (à défaut principal établissement) doivent toujours figurer sur les déclarations.
B. IDENTIFICATION ET ADRESSE DES BENEFICIAIRES DES REVENUS
3L'indication du numéro de sécurité sociale des salariés (NIR) est obligatoire sur les déclarations communes avec les organismes de sécurité sociale.
Pour les déclarations propres à la Direction générale des Impôts, ces renseignements sont remplacés par les mentions suivantes : sexe, date et lieu de naissance. Toutefois, les entreprises ont la possibilité de remplacer ces données par les dix premiers caractères du NIR qui permettent une reconstitution approchée de ces informations.
L'adresse qui doit être portée pour chacune des personnes qui ont été occupées pendant l'année précédente est en principe celle au 31 décembre de l'année du revenu. Pour celles d'entre elles qui auraient cessé d'être employées à une époque antérieure au 31 décembre, l'adresse où elles habitaient lorsqu'elles ont quitté leur emploi est la seule qui puisse être exigée.
L'adresse doit être l'adresse géographique du domicile du bénéficiaire des revenus, et non une simple adresse d'envoi du courrier ou une boite postale 2 . Elle doit être inscrite selon une présentation normalisée définie dans les notices ou cahiers des charges. Pour les adresses à l'étranger, on porte après la commune le code I.N.S.E.E. suivi du nom du pays. Si le code I.N.S.E.E. du pays n'est pas connu, il est remplacé par le code 99999.
C. REMUNERATIONS, AVANTAGES ET INDEMNITES A DECLARER
I. Principe
4La déclaration visée à l'article 87 du CGI doit être souscrite pour tous les bénéficiaires de traitements et salaires, quel que soit le montant des rémunérations perçues par chacun d'eux.
Elle porte sur tous les traitements, émoluments, salaires ou rétributions (en espèces ou en nature) imposables, versés durant l'année considérée, c'est-à-dire toutes les sommes passibles de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des traitements et salaires (cf. 5 F).
II. Cotisations sociales
5Ainsi qu'il a été indiqué au n° 1 ci-dessus, doivent être portés distinctement sur la déclaration le montant brut des rémunérations entendu au sens des articles 231 et suivants du CGI et le total des versements en argent et en nature après déduction des cotisations ouvrières aux assurances sociales et au chômage et des retenues pour la retraite.
III. Cotisations versées à des régimes de retraite et de prévoyance complémentaires obligatoires
6Aux termes du 2ème alinéa de l'article 83-2° du CGI, lorsque le total des versements du salarié et de l'employeur tant aux caisses de sécurité sociale au titre de l'assurance vieillesse qu'aux organismes de retraite et de prévoyance complémentaires excède 19 % d'une somme égale à huit fois le plafond annuel moyen retenu pour le calcul des cotisations de sécurité sociale ou, lorsqu'à l'intérieur de cette limite, les versements aux seuls organismes de prévoyance dépassent 3 % de la même somme, l'excédent est ajouté à la rémunération.
Ce texte s'applique exclusivement aux cotisations et primes versées dans le cadre des régimes de protection sociale auxquels le salarié est affilié à titre obligatoire, en raison de l'activité qu'il exerce et dont le financement est assuré avec la participation de l'employeur.
Dans la mesure où ils sont constitués par des cotisations patronales, les excédents dégagés par l'application de ces limites de déduction, présentent le caractère de compléments de salaire qui doivent être ajoutés à la rémunération brute du salarié et sont soumis, dans les conditions de droit commun, tant à la taxe sur les salaires qu'à la taxe d'apprentissage et aux participations au développement de la formation professionnelle continue et à l'effort de construction dont l'employeur est éventuellement redevable.
Ils sont à comprendre dans la rémunération qui doit figurer, au nom du salarié, sur la déclaration DADS 1 souscrite par l'employeur en vertu de l'article 87 du CGI (cf. 5 F 2312, n°s 19 et suiv.).
Remarque. - Le 3ème alinéa de l'article 83-2° du CGI autorise, toutefois, le dépassement de la limite de 19 % d'une somme égale à huit fois le plafond annuel moyen retenu pour le calcul des cotisations de sécurité sociale pour les deux catégories de cotisations suivantes :
- cotisations de retraite versées aux régimes des salariés non cadres gérés par l'ARRCO (association des régimes de retraite complémentaires) et aux régimes de retraite des cadres gérés par l'AGIRC (association générale des institutions de retraite des cadres) qui ne donnent pas droit à l'attribution de points supplémentaires de retraite ;
- rachats de cotisations afférents à la tranche C du salaire effectués auprès de régimes de retraite supplémentaires adhérant à l'AGIRC.
IV. Avantages en nature
7La déclaration doit comprendre aussi bien les rémunérations qui sont versées en espèces que celles qui sont accordées sous la forme d'avantages en nature (type et valeur). Ces derniers sont évalués suivant les règles définies par l'article 82 du CGI (cf. 5 F 223).
8Lorsque les avantages en nature donnent lieu à une retenue compensatrice sur le montant de la rémunération servie en espèces, la valeur de ces avantages -à concurrence de la retenue opérée- n'est pas à mentionner dans la déclaration. Mais celle-ci doit faire apparaître le chiffre de la rémunération globale en espèces avant application du précompte effectué en représentation de la valeur desdits avantages.
Situations particulières :
1° Éducateurs spécialisés, moniteurs.
9La valeur des repas fournis gratuitement à certains salariés n'a pas à figurer dans la déclaration produite par l'employeur en vertu de l'article 87 du CGI (cf. 5 F 2233, n°s 2 et 5).
Cette mesure d'exception concerne :
- les éducateurs en service dans des établissements accueillant des personnes inadaptées, handicapées ou déficients sensoriels, ainsi que le personnel infirmier des établissements psychiatriques, lorsque leur participation au même repas que les personnes concernées ou les malades et à leur table, dans un but éducatif ou thérapeutique, est reconnue comme une nécessité et leur est imposée par l'employeur ;
- les personnes qui exercent, à titre occasionnel, des fonctions de moniteur ou d'animateur dans des colonies de vacances ou dans des centres de vacances et de loisirs et qui prennent leur repas avec les enfants dont ils assurent l'encadrement.
2° Vendeurs de voitures automobiles.
10L'avantage accordé à un salarié par la mise à sa disposition d'un véhicule appartenant à l'entreprise doit être porté par l'employeur sur la déclaration annuelle des salaires dans la rubrique :
1. « Frais professionnels », lorsque le véhicule est utilisé à usage professionnel (cf. n°s 11 et suiv. ) ;
2. « Avantages en nature », dans les cas d'utilisation à des fins personnelles ;
3. Dans les deux rubriques précitées, en cas d'usage mixte du véhicule, lorsque l'avantage doit être ventilé au prorata de son utilisation.
V. Indemnités pour frais d'emploi ou de service et remboursements de frais
11L'article 39 de l'annexe III au CGI prévoit que le montant des indemnités pour frais d'emploi et des remboursements de frais doit être mentionné dans la déclaration avec l'indication de leur caractère forfaitaire ou réel ou de leur prise en charge directe par l'employeur.
1. Généralités des salariés.
12Les indemnités pour frais d'emploi ou de service et les remboursements de frais, c'est-à-dire, d'une manière générale, les sommes qui ont été allouées ou remboursées aux salariés pour les défrayer des charges auxquelles ils ont eu à faire face dans l'exercice de leurs fonctions, doivent, en vertu d'une disposition expresse de l'article 39 de l'annexe III au CGI, figurer séparément dans la déclaration, lorsqu'elles remplissent les conditions prévues par l'article 81-1° du même code pour être exonérées d'impôt sur le revenu (cf. 5 F 1151).
Dans le cas contraire, les indemnités ou allocations sont incorporées au salaire proprement dit et déclarées avec celui-ci sauf exception expressément prévue (par exemple : remboursement de la carte orange en région parisienne, participation de l'employeur à l'acquisition des titres restaurant dans la limite exonérée).
Par ailleurs, lorsqu'une dépense personnelle du salarié (cf. 5 F 1151) est prise en charge par l'employeur, sous quelque forme que ce soit, cette prise en charge constitue un supplément de rémunération imposable.
13Les critères permettant de déterminer les frais non susceptibles ou susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt en vertu des dispositions de l'article 81-1° du CGI sont ainsi définis :
1° Frais non susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt.
14Il s'agit des dépenses professionnelles courantes, auxquelles la plupart des salariés doivent faire face pour être en mesure d'occuper leur emploi ou d'exercer leurs fonctions. Ces frais sont normalement couverts par la déduction forfaitaire de 10 % prévue à l'article 83-3° du CGI.
Entrent notamment dans cette catégorie :
- les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ;
- les frais de restauration sur le lieu de travail ;
- les frais de documentation personnelle et de mise à jour des connaissances nécessités par l'activité professionnelle.
2° Frais susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt.
15Certains frais spéciaux peuvent faire l'objet de remboursements de la part de l'employeur ou donner lieu au versement d'indemnités ou d'a !locations, exonérés d'impôt en vertu de l'article 81-1° du CGI.
Les frais dont il s'agit sont ceux occasionnés par l'exercice même de l'activité professionnelle et qui, spécifiques à cette activité, sont exposés par le salarié directement dans l'intérêt de l'entreprise. Ces frais ne sont pas couverts par la déduction forfaitaire de 10 % prévue à l'article 83-3° du CGI.
Ce sont, par exemple :
- les frais liés aux déplacements nécessités par l'emploi occupé ou les fonctions exercées, qu'il s'agisse :
- de frais de restauration,
- de frais d'hébergement,
- de frais de transports, quels que soient le mode de transport utilisé et les distances parcourues ;
- les dépenses entraînées par des invitations résultant d'obligations professionnelles ;
- les cadeaux offerts dans le cadre des relations professionnelles, dans la mesure où ces cadeaux constitueraient une charge déductible pour l'entreprise s'ils étaient faits par elle.
Le montant des indemnités et remboursements correspondant à ces frais doit être mentionné dans la déclaration. Il y a lieu de préciser, en outre, les modalités de prise en charge (allocations forfaitaires, remboursements de frais réels, frais pris en charge directement par l'employeur).
16L'obligation de déclaration a une portée générale. Il est précisé que le montant des remboursements de frais n'a pas à être indiqué lorsque les dépenses correspondantes incombent normalement à l'entreprise 3 .
Mais, l'entreprise doit alors préciser explicitement la nature de ces dépenses dans la déclaration annuelle des salaires.
17En outre, et sous réserve des dispositions prévues par l'article 80 ter du CGI (cf. ci-dessous n°s 19 et suiv. ) en matière de frais professionnels, les mêmes règles sont applicables à tous les salariés, qu'ils soient ou non dirigeants.
Cas particulier. - Participation des employeurs au financement des transports publics urbains.
18La loi n° 82-684 du 4 août 1982 relative à la participation des employeurs au financement des transports publics urbains prévoit notamment que les employeurs de la région parisienne doivent prendre à leur charge une partie du prix des titres d'abonnements souscrits par leurs salariés pour les déplacements qu'ils effectuent, en empruntant les transports en commun, entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (carte orange).
Dans la rigueur des principes, les sommes correspondant à la prise en charge par l'employeur d'une partie du coût du titre d'abonnement auraient dû être soumises :
- à l'impôt sur le revenu, dans la catégorie des traitements et salaires, entre les mains des bénéficiaires ;
- aux taxes et participations assises sur les salaires (taxe sur les salaires, taxe d'apprentissage, participations au développement de la formation professionnelle continue et à l'effort de construction), dont l'employeur est éventuellement redevable.
Toutefois, il a été décidé d'exonérer ces sommes tant de l'impôt sur le revenu que des taxes et participations assises sur les salaires.
Bien entendu, les sommes que l'employeur pourrait prendre à sa charge, en sus de l'obligation légale, au titre des frais de transport supportés par ses salariés, constituent un complément de rémunération, imposable dans les conditions de droit commun.
Certains salariés de la région parisienne ne remplissent pas les conditions nécessaires pour bénéficier de cette mesure, dès lors qu'ils n'utilisent pas les transports en commun (desserte inexistante ou incommode, conditions ou horaires particuliers de travail, ...).
Leur employeur aura la possibilité, dans ce cas, de les dédommager de leurs frais de transport, sous une autre forme que la prise en charge partielle des titres d'abonnements prévue par la loi du 4 août 1982.
Les salariés de province ne sont pas concernés par les dispositions de ce texte : ils peuvent, percevoir de leur employeur, et en dehors de toute obligation légale, des primes de transport.
Dans ces deux situations, les primes sont exonérées, à hauteur de 23 F par mois, à la fois de l'impôt sur le revenu et des taxes et participations assises sur les salaires.
Le montant des sommes ainsi exonérées n'a pas à être compris dans le revenu imposable des bénéficiaires, même lorsque ces derniers pratiquent une des déductions forfaitaires supplémentaires pour frais professionnels prévues par l'article 5 de l'annexe IV au CGI.
19En revanche, conformément au droit commun, lorsque les intéressés renoncent à toute déduction forfaitaire et optent pour la prise en compte de leurs frais réels justifiés, le montant des sommes exonérées doit être inclus dans le montant brut des rémunérations imposables à l'impôt sur le revenu. Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins continuer à bénéficier des exonérations prévues à son égard.
Même lorsqu'elles sont exonérées, les sommes en cause doivent être déclarées par l'employeur dans les conditions prévues par l'article 87 du CGI.
La fraction des primes supérieure à l'obligation légale ou à 23 F par mois est ajoutée aux rémunérations.
Les autres allocations ou indemnités destinées à compenser certains frais de transport et bénéficiant des exonérations ci-dessus définies sont à déclarer dans la catégorie des remboursements de frais professionnels.
1 Ainsi, pour les concierges, une déclaration distincte doit être faite par propriétaire ou copropriété.
2 Celle-ci est toutefois admise si le domicile est situé à l'étranger.
3 Pour la définition de ces dépenses, voir série 5 F.