B.O.I. du 12 juillet 1984

BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS

10 E-4-84

du 12 juillet 1984

10 P.F./6 (E 8)

Instruction du 12 juillet 1984

La constitution de la documentation foncière. Procédés de régularisation des actes en instance de rejet
Modalités et régime fiscal. Caducité du régime expérimental dit des « Hauts-de-Seine »

[D.G.I. - Bureau III A 2]

1.L'Administration a décidé de mettre un terme à la procédure expérimentale de régularisation des actes en instance de rejet (expérience dite des « Hauts-de-Seine », B.O.D.G.I. * 10 E-1-73 ).

2.Issue d'une extension de l'article 34-4 du décret du 4 janvier 1955 qui prévoit, dans des cas bien précis mais en dehors de la procédure de rejet de la formalité, des procédés de régularisations particuliers, l'expérience des Hauts-de-Seine a démontré ses faiblesses dans la mesure où elle faisait peser un risque sur la responsabilité du conservateur et du notariat. En effet, dans le cadre du dispositif expérimental il était difficile de déterminer si une irrégularité contenue dans un document à publier était de pure forme (ce qui rendait envisageable sa régularisation par un procédé très sommaire) ou, au contraire, si l'erreur influait sur la substance même du contrat (ce qui nécessitait, pour lever l'irrégularité, la publication d'un acte complémentaire répondant à un certain formalisme).

A l'effet de lever cette ambiguïté tout en conservant la souplesse de régularisation caractéristique de cette expérience, il a été décidé, en accord avec le Conseil supérieur du notariat et avec l'aval de la chancellerie, d'officialiser les seuls procédés allégés de régularisation compatibles avec la législation régissant la publicité foncière et la déontologie notariale. Parallèlement, l'économie du nouveau système a pour effet d'abroger les dispositions de la note du 30 mai 1973 ( B.O.D.G.I . * 10 E-1-73 ).

3.Après un bref rappel des principes généraux, la présente instruction a pour objet de porter à la connaissance du service les modalités suivant lesquelles devront désormais intervenir les régularisations d'actes entachés d'anomalies.

SECTION 1. -

PRINCIPES GÉNÉRAUX

4.Sans faire un relevé exhaustif, il est opportun de mettre l'accent sur quelques règles importantes qui régissent la réparation des omissions et l'élimination des erreurs contenues dans les bordereaux d'inscription et les autres documents présentés à la conservation des Hypothèques.

  1. Valeur et efficacité de la régularisation.

5.D'une manière générale, le conservateur n'est pas juge de la validité ou de l'efficacité des actes qui lui sont présentés. Ainsi, il doit publier des documents même entachés de causes de nullité flagrantes.

De la même façon, le conservateur doit accepter un procédé de régularisation civilement non valable ou inefficace, à moins qu'il ne soit exclu par un texte formel.

6.La publicité étant impuissante à rendre valable ou efficace un acte qui ne le serait pas, c'est aux parties (et à leurs conseils), et à elles seules, à apprécier si le procédé de régularisation utilisé sauvegarde suffisamment leurs droits, sous le contrôle éventuel du juge.

  2. Date d'effet de la régularisation.

7.Bien que l'article 34-3 du décret du 14 octobre 1955 semble permettre au conservateur de distinguer des autres rectifications les régularisations qui opèrent rétroactivement, le point de savoir à quelle date une régularisation prend effet et relève de la compétence exclusive des tribunaux judiciaires.

Pour permettre au juge de se prononcer, le conservateur doit essentiellement s'attacher à ce que le dépôt des documents rectificatifs (ou le complètement des bordereaux d'inscription) soit toujours mentionné à sa date au registre prévu à l'article 2200 du Code civil, conformément aux prescriptions de l'article 34-3 du décret précité.

8.Corrélativement, la substitution d'un document rectificatif au document erroné doit être fermement prohibée. Sans doute l'article 55-3 du -décret précité prévoit-il que, si aucun des deux bordereaux d'inscription déposés n'est du modèle fourni par l'Administration, un bordereau réglementaire peut être substitué au document irrégulier pour être conservé au bureau (lequel document irrégulier est, d'ailleurs, néanmoins retenu par le conservateur). Mais cette possibilité, justifiée par le fait que le texte du nouveau bordereau ne devrait pas différer de celui du document irrégulier, a un caractère exceptionnel que souligne sa mention dans un article particulier ne se référant point à l'article 34 du décret précité.

  3. Le choix du procédé de régularisation.

9.Dans les premiers temps de la réforme de la publicité foncière, il était admis que, la publicité étant requise par le dépôt d'expéditions ou de copies, les erreurs ou omissions affectant ces documents leur étaient propres ; l'acte notarié correspondant était réputé complet et exact. Les moyens modernes de reproduction ou de traitement de texte s'étant considérablement développés, cette affirmation doit être fortement nuancée. En effet, les documents déposés se révèlent être la plupart du temps la reproduction exacte de la minute établie par le notaire.

En tout état de cause, hormis le cas où le titre original est présenté au conservateur à l'appui d'un bordereau d'inscription, le conservateur est privé des moyens de constater si l'acte notarié est erroné ou entaché d'omission dès lors qu'il n'a pas le pouvoir de se faire représenter la minute.

10.De plus, l'Administration n'est pas qualifiée pour indiquer de quelle manière les notaires doivent régulariser les documents incomplets ou erronés pour que les stipulations des parties demeurent ou deviennent valablement et efficacement constatées.

C'est donc le signataire du certificat d'identité qui est seul en mesure de déterminer, sous sa responsabilité exclusive , le procédé de régularisation qu'il convient d'adopter pour sauvegarder les droits des parties et ce, sous l'appréciation souveraine des tribunaux.

Dans le choix du procédé de régularisation, le conservateur doit donc avoir un rôle totalement passif.

SECTION 2. -

LES PROCÉDÉS DE RÉGULARISATION

11.L'article 34-3, quatrième alinéa, du décret du 14 octobre 1955, réglemente la procédure de régularisation des actes en instance de rejet. Il précise à cet égard qu'il appartient au signataire du certificat d'identité (auquel le rejet est obligatoirement notifié) :

- soit de compléter le bordereau d'inscription ;

- soit de représenter les pièces justifiant l'exactitude des documents déposés ;

- soit de déposer un bordereau ou document rectificatif.

De son côté, l'article 55-3 du même décret vise le cas particulier de la régularisation d'un bordereau d'inscription non réglementaire.

Enfin, si le rejet est motivé par le défaut de publication du titre du disposant ou de l'attestation de transmission par décès à son profit, la régularisation de la formalité rejetée ne peut résulter que de la publication du titre.

En dehors des deux cas particuliers évoqués ci-dessus, le signataire du certificat d'identité peut soit justifier de l'exactitude des documents déposés et rejetés ( cf. répertoire alphabétique , Hypothèques, L. III, § 787 ), soit être amené à régulariser les documents irréguliers.

En ce qui concerne la régularisation des documents erronés, il convient, d'après l'article 34-3 précité, de distinguer le cas des bordereaux d'inscription et celui des autres documents.

  A. Procédés de régularisation des documents autres que les bordereaux d'inscription

12.Les irrégularités entachant les expéditions, extraits ou copies déposés à la conservation ne peuvent être redressées que par le dépôt d'un « document rectificatif ». Dans le nouveau dispositif, cette obligation ne pourra être remplie que par la publication d'un acte rectificatif ou d'une attestation rectificative répondant à certaines conditions de forme.

13.Comme il a été précisé dans les principes généraux, le choix de la formule de régularisation relève uniquement du signataire du certificat d'identité et ceci sous son entière responsabilité. Pour le conservateur, aucune différence n'est à faire entre l'acte rectificatif et l'attestation rectificative ; il n'est pas juge de la validité du procédé utilisé.

14.Bien entendu, l'attestation ne pouvant être utilisée que dans le cadre de la procédure de rejet, son extension à la rectification d'erreurs autres que celles notifiées par le conservateur est impossible.

  1. L'acte rectificatif.

15.L'acte rectificatif est le moyen normal de rectifier un acte postérieurement à sa signature et donc également de régulariser un acte en instance de rejet. Par ce procédé l'accord des intéressés sur la rectification est constaté en la même forme que la convention en cause. Il nécessite la comparution et la signature de toutes les parties.

Néanmoins l'acte rectificatif peut aussi être établi avec la comparution d'un mandataire des parties ayant reçu, dans l'acte initial, pouvoir de rectifier les erreurs s'opposant à l'accomplissement de la formalité de publicité foncière.

Au gré des parties cet acte rectificatif peut consister soit en une nouvelle expédition complète ne reproduisant pas l'erreur primitive, soit être simplement limité à la rectification nécessaire, à condition que dans les deux cas sa nature de document rectificatif soit clairement mentionnée et qu'il comporte les indications indispensables à son rapprochement du document erroné.

  2. L'attestation rectificative.

16.L'attestation rectificative est un procédé de régularisation plus souple et plus simple d'utilisation que celui de l'acte rectificatif. Il permet au notaire de rectifier les documents déposés sans le concours des parties.

Le choix de cette formule faisant l'économie de l'acte rectificatif relève de l'entière responsabilité du notaire quant à son efficacité pour rectifier les erreurs entachant les documents déposés.

17.L'ancienne dichotomie entre les deux procédés de régularisation étant ainsi supprimée, l'attestation rectificative devra être publiée au fichier immobilier. Elle sera dorénavant considérée comme une nouvelle formalité qui recevra un numéro de dépôt et sera enliassée à sa date.

L'attestation, dont un modèle est proposé en annexe, devra faire le lien avec le document à régulariser en mentionnant les références de ce dernier, ainsi que celles de la notification de cause de rejet.

Elle ne peut être signée que par l'auteur de la certification d'identité du document à régulariser. N'auront donc pas qualité pour signer les attestations les clercs habilités en application de l'article 10 de la loi du 25 Ventôse an XI ( art. 1317 du Code civil).

L'attestation rectificative sera déposée en deux exemplaires dont un au moins doit être rédigé sur une formule réglementaire (feuille de tête de publication).