B.O.I. N° 36 du 29 janvier 1972

  B. Exceptions.

78.Deux assouplissements sont, cependant, apportés à des règles en vigueur dès avant la mise en service des nouvelles formules.

  I. Certificats de collationnement signés par des officiers publics

79.En vertu de l'article 76-1, § 4, alinéa 5, du décret du 14 octobre 1955, le certificat de collationnement signé par un officier public doit non seulement indiquer les nom, prénoms, profession et domicile du signataire mais encore être accompagné de l' empreinte de son sceau. Outre les doubles emplois qui en découlent, cette exigence complique quelque peu la préparation du certificat dans les sociétés civiles professionnelles titulaires d'un office notarial où l'on ne peut pas toujours savoir à l'avance lequel des notaires associés signera la mention de certification ( Décret n° 67-868 du 2 octobre 1967, art. 47, al. 2 ; J.O. du 6).

Rien ne s'oppose, sans doute, à ce que la première partie du certificat, laissée en blanc, soit complétée entre la signature de ce certificat et l'envoi du document au bureau des hypothèques au moyen d'un cachet ( rapp. circulaire des «  solutions diverses  », § XXIX, III ).

Il est néanmoins admis que la première partie du certificat, partiellement remplie avant la signature, peut ne comporter que la mention « Le soussigné, notaire associé, à X..., rue ..., n° ..., » dès lors que l'empreinte du sceau complète la désignation du signataire et met le conservateur à même de l'identifier totalement en vue, éventuellement, de lui adresser une notification par la voie postale. Mais cette tolérance est expressément subordonnée à la condition que l'empreinte du sceau soit lisible sans difficulté ( cf. Annexe VIII ).

  II. Impression de références dans les marges réservées à la reliure

80.Certains établissements, organismes ou collectivités envisagent de préimprimer partiellement des documents de types déterminés qu'ils soumettent ou font soumettre couramment à la formalité de publicité ; la question s'est, dès lors, posée de savoir si, malgré l'interdiction faite par la note 1 des formules, ils pouvaient porter dans la marge réservée à la reliure une brève référence permettant de distinguer les divers types de documents les uns des autres.

L'interdiction en cause tend exclusivement à empêcher de porter une partie des énonciations des bordereaux soit dans des cadres ou dans des marges destinées exclusivement aux annotations et aux mentions du conservateur, soit dans une partie des imprimés qui n'est plus visible lorsque l'enliassement a été effectué.

Elle ne fait donc pas obstacle à ce qu'un usager imprime dans la marge réservée à la reliure une mention d'ordre utile à lui-même ou aux personnes chargées de requérir la publicité en son lieu et place, mais extérieure à la formalité et sans intérêt ni inconvénient pour le conservateur à quelque moment que l'on se place et, spécialement, après l'enliassement.