B.O.I. N° 106 du 10 juin 1981
SECTION III
LES RECHERCHES RÉSULTANT D'UNE RÉQUISITION DE RENSEIGNEMENTS PORTANT SUR LA PÉRIODE POSTÉRIEURE AU 1 er JANVIER 1956
98.En dehors de la limitation des recherches à la période postérieure au 1 er janvier 1956, aucune modification du mécanisme des recherches n'est apportée par le décret du 26 janvier 1981, en ce qui concerne la consultation du fichier immobilier.
99.Il est simplement rappelé à cet égard que les recherches doivent être normalement effectuées au vu du fichier immobilier, sans qu'il soit en principe nécessaire, sauf réquisition de copie ou d'extraits littéraux de documents, de consulter la documentation enliassée. Les annotations portées au fichier doivent en effet se suffire à elles-mêmes pour délivrer les extraits dont le contenu est défini aux articles 42 et 42-1 du décret du 14 octobre 1955 (cf. infra n° 105 ).
CHAPITRE IV
LES ÉTATS ET CERTIFICATS
100.Après vérification des recherches, le conservateur délivre au requérant un état certifié des formalités entrant dans le cadre de la réquisition ou, lorsque aucune formalité n'a été découverte, un certificat négatif. D'une manière générale, le décret du 26 janvier 1981 n'institue pas de modifications fondamentales aux règles d'établissement des états, quelques aménagements étant seulement apportés à la rédaction du certificat du conservateur.
Après avoir rappelé certains principes généraux qui doivent gouverner l'établissement des états et certificats, on examinera les modalités particulières régissant cette matière en ce qui concerne les réquisitions relatives à l'ancienne documentation.
SECTION I
PRINCIPES GÉNÉRAUX
101.Seules sont rappelées, en tenant compte éventuellement des aménagements apportés dans les nouveaux imprimés, les règles générales relatives à la nature des informations à délivrer, aux imprimés à utiliser et aux délais de délivrance.
Sous-section I. -
Nature des informations à délivrer
102.Hormis le cas du relevé de formalités qui sera examiné à la section II, les requérants peuvent obtenir des renseignements sous forme de copies intégrales, extraits littéraux, extraits « ordinaires » ou extraits sommaires des documents, peuvent également être obtenus des copies ou extraits des fiches personnelles ou réelles.
I. COPIES DE DOCUMENTS
103.Toutes les conservations étant désormais équipées d'appareils de reprographie, les copies de documents sont en général délivrées sous forme de photocopies. Elles peuvent toutefois être établies à la machine à écrire. Lorsque le requérant limite sa demande à certaines clauses ou dispositions de l'acte (condition particulière, modalité de paiement du prix, origine de propriété...), un extrait littéral du document, c'est-à-dire une copie exacte limitée aux clauses demandées, est établie par le conservateur.
II. EXTRAITS DE DOCUMENTS
104.Il s'agit ici des extraits analytiques définis aux articles 42 et 42-1 du décret du 14 octobre 1955. Ces extraits contiennent un résumé des parties principales des documents. Les informations qui y figurent sont moins étendues en ce qui concerne les extraits sommaires.
105.Les états établis en application des articles 42 et 42-1 susvisés comprennent les énonciations suivantes.
1. Extrait ordinaire (art. 42 du 14 octobre 1955).
A. En ce qui concerne les inscriptions, les extraits mentionnent :
- les date, volume et numéro de la formalité, ainsi que la date extrême d'effet ;
- le nom patronymique ou la dénomination du créancier et du propriétaire grevé ;
- le domicile élu ;
- la désignation du titre de créance (nature et date, nom du rédacteur) ;
- le cas échéant, le taux d'intérêt ;
- la date extrême d'exigibilité ;
- la somme totale conservée (principal de la créance et total des accessoires évalués) ;
- la désignation individuelle, conformément à l'article 76 du décret du 14 octobre 1955, des immeubles grevés, au besoin par simple référence à la réquisition ;
- éventuellement, l'existence d'une clause de réévaluation, la date et l'analyse succincte des mentions marginales.
B. Pour les autres formalités, le conservateur relate dans les extraits :
- les date, volume et numéro de classement du document à délivrer ;
- la nature de l'opération juridique telle qu'elle est indiquée dans ce document et sa date ;
- le nom de l'officier public ou ministériel rédacteur ou l'indication de l'autorité judiciaire ou administrative ;
- le nom patronymique ou la dénomination des parties ;
- la désignation individuelle des immeubles, au besoin par simple référence à la réquisition ;
- le prix ou l'évaluation des immeubles s'il y a lieu ;
- s'il s'agit de saisies, la date et l'analyse succincte des mentions marginales, s'il en existe.
C. Indications supplémentaires.
L'article 42 du décret du 14 octobre 1955 autorise en outre la délivrance, aussi bien en ce qui concerne les inscriptions que les autres documents publiés, de renseignements supplémentaires spécialement demandés par les requérants. Sans être pour autant obligés de requérir une copie intégrale, les usagers peuvent ainsi avoir connaissance, par exemple, du domicile réel d'un créancier ou des modalités de paiement du prix de vente d'un immeuble.
2. Extrait sommaire (art. 42-1, déc. du 14 octobre 1955).
Lorsque le requérant demande la délivrance de renseignements sommaires, les extraits contiennent, exclusivement :
A. Pour les inscriptions :
- la date, le volume et le numéro de la formalité ;
- la désignation du titre de créance, c'est-à-dire, outre la nature du titre, sa date et l'indication du nom de son auteur ;
- le montant initial en principal, tel qu'il figure dans le bordereau ;
- le cas échéant, la nature et la date des mentions marginales.
B. Pour les autres formalités :
- la date, le volume et le numéro de classement du document ;
- la nature et la date de l'opération juridique publiée ;
- le nom de l'officier public ou ministériel rédacteur ou l'indication de l'autorité judiciaire ou administrative ;
- s'il s'agit de saisies, la nature et la date des mentions marginales s'il en existe.
3. Remarque commune.
En fait, qu'il s'agisse de délivrer des extraits, ordinaires ou sommaires, ou des certificats négatifs de documents publiés depuis le 1 er janvier 1956, les informations à révéler figurent au fichier immobilier. Autrement dit, en pareil cas, le fichier immobilier doit être l'instrument exclusif de recherche et de collecte des renseignements.
Ce n'est que dans des hypothèses exceptionnelles, et très marginales, qu'il peut y avoir lieu de se reporter aux documents eux-mêmes (cf. supra n° 99 ).
III. COPIES OU EXTRAITS DE FICHES
106.Les copies ou extraits de fiches d'immeuble ou de fiches personnelles délivrées en application de l'article 43 du décret du 14 octobre 1955 doivent comporter toutes les indications des formalités visées par la réquisition, même si elles sont soulignées en rouge, à l'exception toutefois des annotations relatives à des inscriptions ou à des saisies périmées ou radiées.
107.Si le respect de ces prescriptions, qui ne sont en fait que l'application du principe général posé par l'article 2196 du Code civil, ne présente pas de difficultés particulières lorsque le service établit effectivement des copies, il n'en est pas de même lorsqu'il est fait usage d'appareils de reprographie. Dans ce cas, il est en effet nécessaire d'apposer des caches sur les annotations à éliminer.
La même solution peut être adoptée lorsque le conservateur est requis de délivrer des extraits de fiches limités, en application de l'article 43, alinéa 2, soit à certaines personnes ou à certains immeubles, soit aux tableaux I et/ou II des fiches personnelles ou II des fiches d'immeuble.
108.Il est enfin rappelé que lorsque la demande est limitée à certaines annotations, figurant sur une fiche personnelle, relatives à certains immeubles ou à certaines catégories de formalités, la délivrance de ces formalités figurant au tableau III doit s'accompagner de celle des annotations correspondantes figurant au tableau II.
109.De même, lorsque la réquisition d'extrait concerne une fiche créée pour un immeuble divisé en lots, la délivrance des formalités portées au tableau III des fiches particulières de lot s'accompagne obligatoirement de celle des annotations correspondantes figurant au tableau II de la fiche générale.
110.Enfin, lorsque la réquisition de copie ou d'extrait de fiche personnelle intéresse des immeubles inscrits au tableau I de la fiche personnelle, c'est-à-dire pour lesquels des formalités entrant dans le cadre de la réquisition figurent au tableau III des fiches d'immeuble, il convient, sauf suppression expresse par le requérant de l'alinéa correspondant figurant sur l'imprimé n° 3236, de délivrer copie de ladite fiche d'immeuble dans les limites imposées par la réquisition.
IV. REMARQUES COMMUNES
111.L'attention est particulièrement appelée sur toutes les dispositions qui précèdent, lesquelles, en réalité, découlent strictement de l'obligation faite aux conservateurs de se conformer strictement à la demande des usagers.
Dès lors, s'il est indéniable que les facilités d'emploi des appareils de reprographie sont susceptibles d'accélérer la délivrance d'informations aux usagers et, qu'à ce titre, l'utilisation de tels procédés doit être encouragée, il convient toutefois d'être conscient des inconvénients qui, souvent, s'attachent à ce mode de délivrance de renseignements.
Ainsi, rien ne s'oppose, à priori, à ce que, avec l'accord des usagers et à la condition qu'il n'en résulte pas, pour ces derniers, un salaire plus élevé, les extraits soient remplacés par une photocopie de la ou des fiches où ces formalités sont analysées [circulaire précitée du 10 juin 1966, § 19, in fine ] 12 .
Cette technique ne doit être utilisée que lorsque les avantages escomptés dépassent les inconvénients d'une manipulation qui peut se révéler excessive ; par exemple, dans le cas de fiches très chargées, la seule sélection des formalités à opérer (utilisation de caches ou d'un système quelconque de barrement) constitue un surcroît de travail très important.
En outre, il serait vain de voir dans ce procédé un palliatif possible aux délais de délivrance imposés par des retards pouvant exister, à un moment donné, dans la mise à jour du fichier (cf. infra : Délai et ordre de délivrance des états, n os 117, 118 et 119).
Sous-section II. -
Imprimés à utiliser
112.Les imprimés à utiliser sont différents selon la nature des informations à délivrer.
113.Ainsi les copies de documents peuvent être délivrées sous forme de photocopies ou sur des formules de publicité (imprimé n° 3265). Les copies ou extraits de fiches peuvent être également établis sur des papiers spéciaux de reproduction ou encore sur les imprimés spéciaux : « Copie de fiche personnelle de propriétaire » (n° 3271) ou Copie de fiche d'immeuble » (n° 3272).
Pour les réquisitions de renseignements ordinaires, s'il y a lieu à délivrance d'extraits, les références des formalités délivrées sont portées dans le cadre réservé à cet effet et sont analysées sur les imprimés portant les n°' 3240 et 3241. Le nouvel imprimé n° 3240, réservé aux inscriptions, comporte une nouvelle colonne intitulée « Date extrême d'effet » pour répondre aux dispositions de l'article 42 du décret du 14 octobre 1955. Les anciens imprimés portant les n°' 3242 et 3243 (présentation en cadre) ont été abandonnés en raison de la désuétude dans laquelle ils étaient tombés.
114.Après établissement des extraits, l'imprimé comportant l'analyse des formalités est simplement joint au double de la réquisition (il ne doit plus être collé, les nouveaux imprimés n'ayant plus de bande gommée) ; toute garantie est assurée par l'indication dans le certificat du nombre de feuilles et de leur numérotation.
115.Pour les réquisitions de renseignements sommaires ou sommaires urgents, chaque formalité à délivrer fait l'objet d'une analyse succincte, dans le tableau aménagé à cet effet à la page 4 de la réquisition, analyse ne comportant impérativement, sauf demande complémentaire figurant sur la réquisition, que les seuls renseignements énumérés à l'article 42-1, I, du décret du 14 octobre 1955. Si ce tableau se révèle insuffisant, les imprimés n os 3240 ou 3241 peuvent être utilisés. Dans ce cas, il est insisté sur le respect des dispositions de l'article 42-1 : ne sont portées sur les imprimés exceptionnellement utilisés que les informations qui doivent être délivrées dans le cadre de réquisition d'extraits sommaires. Il est nécessaire, pour assurer une meilleure sécurité, d'annuler les colonnes qui n'ont pas été servies.
Sous-section III. -
Délai et ordre de délivrance des états
116.D'une manière générale, en dehors des cas particuliers où la législation, la jurisprudence ou encore l'Administration ont conféré un caractère prioritaire à certaines demandes de renseignements, aucune mesure particulière n'impose de délai pour le traitement des réquisitions.
I. CAS PARTICULIERS OÙ UN DÉLAI EST PRÉVU PAR LE TEXTE
1. Copies ou extraits de fiches.
117.Les copies ou extraits de fiches doivent être délivrées dans les dix jours du dépôt de la réquisition [Code civil, art. 2196, alinéa 2 ; décret du 14 octobre 1955, art. 38-1, dernier alinéa ] 13 .
118.L'application de cette disposition ne va pas sans soulever certaines difficultés lorsque, à la suite d'une surcharge du service, certains bureaux présentent un retard supérieur à ce délai dans la tenue du fichier.
Il est rappelé, en effet, que, nonobstant le délai fixé par l'article 2196 du Code civil, il n'en demeure pas moins que la date de la réquisition de copie de fiches ( imprimés n os 3236 et 3237 ) fixe impérativement, sauf limitation expresse émanant de l'usager lui-même, le terme de la période de certification.
Toute délivrance prématurée d'une photocopie d'une fiche personnelle ou d'immeuble qui ne serait pas, préalablement, mise à jour jusqu'au terme de la période de certification, serait de nature à engager la responsabilité du conservateur dès lors que cette photocopie pourrait se trouver éventuellement amputée d'une ou plusieurs formalités non encore annotées, mais comprises dans ladite période.
Toute limitation opérée, dans le certificat, à la seule initiative du conservateur, n'aboutirait pas nécessairement à l'affranchir de tout risque, même si les tribunaux, en cas de litige, peuvent être amenés à tenir compte de l'apposition d'une telle mention dans la définition de l'étendue de la responsabilité pesant sur le conservateur.
119.Deux solutions paraissent de nature à pallier ces inconvénients.
La première consiste à retarder la délivrance de la copie de fiche jusqu'à ce que le fichier soit à jour au terme de la période de certification. Mais cette solution ne va pas sans inconvénients dans la mesure où l'article 2199 du Code civil peut trouver à s'appliquer.
Il est à noter, toutefois, que les effets dommageables qui peuvent dériver, au regard de la mise en cause de la responsabilité du conservateur, du retard apporté à la délivrance de la copie de fiche seraient, sous réserve de l'appréciation des tribunaux, beaucoup moins graves que ceux résultant de l'omission d'une ou plusieurs formalités.
La seconde solution suppose une limitation expresse de la période de certification à la date de mise à jour du fichier, par le requérant lui-même, au moyen d'une mention apposée sur la réquisition et ne présentant aucun caractère d'ambiguïté (la date de mise à jour du fichier doit être indiquée en jour, mois, année, sur la ligne spécialement prévue à cet effet dans l'imprimé). Cette limitation opérée, la délivrance des copies de fiches doit intervenir dans le délai fixé par la loi, c'est-à-dire dans les dix jours de la réquisition.