Références du document :	10E-2-99

B.O.I. N° 139 du 27 JUILLET 1999

BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS

10 E-2-99

N° 139 du 27 JUILLET 1999

10 P.F. / 7

INSTRUCTION DU 15 JUILLET 1999

CONSTITUTION DE LA DOCUMENTATION FONCIERE.
MODALITES DE DEPOT DES DOCUMENTS A PUBLIER. AUTORISATION DE REPRODUCTION PAR IMPRIMANTE DES
NOUVEAUX FORMULAIRES ADMINISTRATIFS N°S 3233, 3234, 3235, 3236, 3240, 3265, 3267-C, 3267-P, 3267-R, 3268 ET
3268-C.

NOR : ECOL 9900 123 J

[Bureau F 2]

PRESENTATION

Les documents déposés dans les bureaux des hypothèques doivent être établis sur des imprimés fournis par l'administration où conformes au modèle des imprimés administratifs. Afin de simplifier leur présentation, de les adapter aux nouveaux textes (loi n° 98-261 du 6 avril 1998 et décrets d'application) et d'accélérer leur traitement pour rendre un meilleur service à l'usager, ces imprimés ont été entièrement refondus.

A cette occasion, leur reproduction par l'usager, autorisée par l'instruction 10 E-1-95 du 22 août 1995, a été étendue à de nouveaux formulaires, recadrée et modernisée.

L'objet de la présente instruction est de :

- présenter les principales modifications des imprimés (A),

- fixer le champ d'application et les caractéristiques des imprimés susceptibles d'être reproduits (B),

- présenter les possibilités offertes aux usagers pour la reproduction (C).

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A. LES PRINCIPALES MODIFICATIONS APPORTEES AUX IMPRIMES HYPOTHECAIRES

Afin d'optimiser le traitement des imprimés et de limiter les risques d'erreurs, chaque imprimé comporte une couleur et une bande verticale à droite qui précise son objet.

1. Formules de publication

L'imprimé 3266 (feuillet intercalaire) est supprimé. L'imprimé 3265 pourra être utilisé pour l'établissement de feuillets supplémentaires à la condition qu'une pagination soit opérée.

Un emplacement suffisant a été prévu pour l'apposition des étiquettes de taxation produites par les applications informatiques sur les documents conservés au bureau des hypothèques.

2. Bordereaux d'inscription

A l'instar des formules de publication, un emplacement suffisant est aménagé pour l'apposition des étiquettes de taxation produites par les applications informatiques sur les doubles des bordereaux conservés au bureau des hypothèques.

Les anciens bordereaux 3267-C-TS et 3267-C-TD sont remplacés par un seul bordereau 3267-C.

La suppression de l'obligation de présentation du titre générateur pour les inscriptions autres que judiciaires (alinéa 1 de l'article 2148 du code civil) nécessite une réglementation plus stricte du contenu des bordereaux.

A cet effet, un cadre spécifique a été créé dans lequel devront figurer les différentes certifications prévues par l'article 2148 du code civil :

- certification que le montant du capital de la créance garantie figurant dans le bordereau n'est pas supérieur à celui figurant dans le titre générateur de la sûreté,

- certification d'identité du débiteur ou du propriétaire grevé,

- certification de conformité des bordereaux entre eux par le signataire du certificat d'identité.

Au sein de l'imprimé 3267-R (bordereau d'inscription prévu en matière de renouvellement), une case a été prévue pour l'indication de la personne à laquelle le rejet éventuel doit être notifié.

3. Demandes de renseignements

• L'enliassement des demandes ne s'effectue plus par le haut mais sur le côté gauche.

• Le cadre « n° de la demande, ... » est déplacé à droite et agrandi afin d'accentuer sa lisibilité.

• Le cadre « certificat du conservateur » est agrandi afin de permettre l'utilisation de cachets dateurs.

• Une cause de refus intitulée « demande irrégulière en la forme » est introduite pour le refus des imprimés non conformes.

• Le cadre « coût » mentionne que celui-ci doit être exprimé exclusivement en francs jusqu'au 31 décembre 2001.

• Concernant la désignation des personnes morales et des immeubles, les imprimés ont été aménagés pour tenir compte des modifications des éléments d'identification tels qu'ils résultent des articles 6 du décret du 4 janvier 1955 modifié et 39 du décret du 14 octobre 1955 modifié.

En outre, l'informatisation progressive des conservations des hypothèques implique de modifier les modalités techniques de sélection des informations requises.

a) Imprimés n°s 3230 et 3232

Les dispositions du §2 de l'article 40 nouveau du 14 octobre 1955 n'offrent plus la possibilité d'exclure dans les demandes certaines formalités formellement désignées par leurs références de publicité.

b) Imprimés n°s 3231, 3232 et 3236

L'article 42 nouveau du décret du 14 octobre 1955 n'autorise plus la délivrance de renseignements spécialement demandés par les requérants (suppression du cadre « Autres renseignements »).

De même, dans les bureaux où le fichier immobilier est informatisé, le déposant ne peut plus limiter sa demande à certaines catégories de formalités. En conséquence, il recevra un état-réponse comportant l'ensemble des formalités relatives aux paramètres requis.

c) Imprimé n° 3235

Pour les demandes de copies de fiches, le terme de la période de certification est désormais fixé à la date de mise à jour du fichier immobilier au jour du dépôt de la demande sauf indication expresse par l'usager d'une date différente qui ne peut être postérieure à celle du dépôt de la réquisition.

Il est rappelé que l'article 43 nouveau du décret du 14 octobre 1955 a supprimé la possibilité de demander des extraits limités aux tableaux I et II ou des extraits de fiches d'immeubles limités au tableau II.

d) Imprimé n° 3236

Cet imprimé a été aménagé pour pouvoir être utilisé dans le cadre de la demande spéciale prévue au §2 de l'article 41 nouveau du décret du 14 octobre 1955.

B. CHAMP D'APPLICATION DU DISPOSITIF DE REPRODUCTION - CARACTERISTIQUES DES IMPRIMES

1. Le champ d'application

Ce dispositif concerne les formules de publication, les bordereaux d'inscription et les demandes de renseignements énumérés ci-après.

Par rapport au dispositif prévu en 1995, il est précisé que :

- les imprimés n°s 3266 et 3267-C-T-D n'ont plus cours,

- l'imprimé n° 3267-C remplace l'ancien formulaire 3267-C-T-S,

- le dispositif de reproduction a été étendu aux demandes de renseignements n°s 3235 et 3236.

2. Caractéristiques des formulaires

I. Présentation - Contexture des formulaires

Les imprimés reproduits par les usagers doivent être conformes aux modèles des imprimés administratifs mis à leur disposition sous une forme papier auprès des bureaux des hypothèques (cf. annexes I à III ¹ ).

a) Couleur

Les imprimés reproduits seront d'une couleur identique (ou la plus approchante possible) à celle de l'imprimé administratif original. En conséquence, il importe que tout concepteur de logiciel de reproduction se procure chaque modèle administratif auprès d'un bureau des hypothèques.

L'utilisation de la couleur se traduit par une accélération du traitement des dossiers par l'administration et permet ainsi de rendre un meilleur service aux usagers.

Toutefois, afin de tenir compte de l'équipement et du renouvellement progressif du parc des imprimantes couleur détenues par les études notariales, la reproduction en noir et blanc des imprimés sera acceptée sous réserve du strict respect des autres normes fixées ci-après.

b) Format et impression des imprimés

L'édition des documents doit être effectuée selon le format, les cadres et les rubriques correspondant à celui des modèles fournis par l'administration.

Si les matériels d'édition utilisés ne permettent pas de respecter le format A3, les documents produits pourront être composés de feuillets séparés A 4 recto-verso ou recto. Dans cette dernière hypothèse, lors du dépôt à la conservation, les différents feuillets de l'imprimé seront obligatoirement agrafés en haut et à gauche dans l'ordre de la pagination.

c) Codification

Le numéro CERFA n'a pas à être reproduit.

d) Qualité du papier

Compte tenu des contraintes d'archivage des documents hypothécaires, le grammage du papier servant à l'édition sur imprimante devra être au moins égal à celui des imprimés administratifs (70 g pour les demandes de renseignements et 80 g pour les formules de publication et les bordereaux d'inscription).

II. Sanctions applicables en cas de non-respect des normes précédentes

a) Demandes de renseignements (3233, 3234, 3235, 3236 et 3240)

Conformément à l'article 39 du décret du 14 octobre 1955 modifié, le dépôt d'une réquisition de renseignements non conforme aux normes précitées (à l'exception de la couleur) entraîne le refus de la réquisition.

b) Formule de publication (3265)

De même, le refus de dépôt doit être opposé conformément à l'article 67-3 du décret du 14 octobre 1955 modifié qui prévoit que « Sous peine de refus de dépôt, l'expédition, extrait ou copie destiné à être conservé au bureau des hypothèques est rédigé sur une formule spéciale fournie par l'administration ou reproduite selon des normes fixées par instruction publiée au bulletin officiel des impôts ».

c) Bordereaux d'inscription (3267-C, 3267-P, 3267-R, 3268, 3268-C)

Les articles 55 § 3 et 61 § 1 du décret du 14 octobre 1955 modifié précisent que le défaut d'utilisation d'une formule spéciale fournie par l'administration ou d'un formulaire reproduit selon les normes fixées par instruction publiée au bulletin officiel des impôts est sanctionné par le rejet de la formalité.

C. MODALITES DE REPRODUCTION

1. Logiciel d'édition agréé par la direction générale des impôts

Tout concepteur de logiciel d'édition d'imprimés (société de services informatiques, étude notariale, banque, ...) peut solliciter à compter du 1er septembre 1999 un agrément pour la reproduction des imprimés hypothécaires.

La demande doit être adressée à la direction générale des impôts (service de l'application - sous-direction des affaires foncières - bureau F 2 - bâtiment Turgot - Télédoc 952 - 86-92 allée de Bercy - Paris 12ème). Elle doit :

- préciser les formulaires concernés et la qualité du demandeur,

- être accompagnée d'un modèle produit par le logiciel et comportant des données éditées.

La décision d'agrément sera notifiée au demandeur. Les réponses favorables comporteront l'attribution d'un numéro d'agrément DGI et la date à partir de laquelle la reproduction est autorisée. Ces deux éléments devront impérativement figurer sur la première page de tout imprimé reproduit à partir du logiciel agréé.

L'agrément est accordé pour l'ensemble du territoire national (y compris la Corse et les DOM).

Les numéros d'agrément attribués par la direction générale des impôts seront communiqués aux bureaux des hypothèques en vue de leur permettre d'opérer les contrôles nécessaires.

La modification par l'administration des imprimés concernés par le dispositif de reproduction sera portée à la connaissance des usagers par voie d'instruction publique publiée au bulletin officiel des impôts. Un nouvel agrément devra être sollicité auprès de la direction générale des impôts lors de chaque modification d'imprimé.

2. Diffusion d'un CD-ROM

Pour favoriser la dématérialisation des imprimés hypothécaires, l'administration éditera un CD-ROM contenant les imprimés autorisés à la reproduction. Les imprimés obtenus à partir de ce CD-ROM comporteront un numéro d'agrément DGI spécifique permettant aux services de s'assurer de la conformité des imprimés déposés avec les modèles administratifs. Le barème des tarifs des demandes de renseignements (imprimé n° 3242) sera également fourni aux usagers dans le cadre de ce CD-ROM.

Ce CD-ROM est destiné à l'ensemble des usagers des conservations des hypothèques (notaires, avocats, banques mais aussi recettes des impôts et trésoreries).

La date de la mise à disposition des usagers du CD-ROM sera communiquée par la voie d'une instruction publique au bulletin officiel des impôts. Les conservations en assureront la diffusion auprès des usagers qui en effectueront la demande.

3. Mise en ligne sur Internet

Les conditions de mise à disposition des imprimés hypothécaires sur Internet seront précisées ultérieurement par voie d'instruction publique publiée au bulletin officiel des impôts.

D. DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Les nouveaux imprimés hypothécaires seront mis à la disposition des usagers dans les bureaux des hypothèques à compter du 2 août 1999.

Toutefois, les anciens imprimés pourront continuer à être utilisés jusqu'au 1er janvier 2000.

De même, la reproduction des imprimés hypothécaires selon les modalités fixées par le BOI 10 E-1-95 sera autorisée jusqu'à cette même date.

Les imprimés anciens en stock au 1er janvier 2000 feront l'objet d'une mise au pilon.

Toutes difficultés liées à l'application de la présente instruction seront signalées à la direction générale des impôts (bureau F 2).

Le Sous-directeur,

J.B HY

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