B.O.I. N° 6 du 9 janvier 1991
BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS
10 F-1-91
N° 6 du 9 janvier 1991
10 P.F./1 (F 2)
Instruction du 27 décembre 1990
L'utilisation de la documentation - Les réquisitions de renseignements
(C.G.I. - art. 285, 288 à 292 et 299 de l'annexe III au Code général des Impôts)
NOR : BUD L 91 00 00 7 J
[D.G.I. - Bureau IIIA2]
Afin de répondre aux demandes des usagers dans les délais les plus brefs, la Direction générale des Impôts a décidé de mettre en oeuvre de nouvelles modalités de délivrance des renseignements hypothécaires.
I - GENERALISATION DE L'UTILISATION DE L'IMPRIME DE DEMANDE DE PROROGATION (N° 3240)
Dans l'attente de la mise en place de l'informatisation des bureaux des hypothèques, le dispositif des demandes de prorogation est étendu à l'ensemble des réquisitions « sur formalité ».
Principe
1.Préalablement à l'établissement d'un acte destiné à être publié, une première demande de renseignements (hors formalité) est déposée. Ultérieurement, à l'appui de l'acte, le rédacteur formule une nouvelle demande portant sur les mêmes immeubles et les mêmes personnes (réquisition sur formalité).
Actuellement, ces demandes donnent lieu à deux traitements indépendants alors que l'expérience montre que les deux états-réponses délivrés sont identiques dans plus de 95 % des cas.
Afin de supprimer cette redondance, il a été décidé de remplacer le dépôt des réquisitions sur formalité par le dépôt de demandes de prorogation dont le traitement sera limité à la recherche des seules formalités intervenues depuis la certification du précédent état-réponse (hors formalité) 1
2.Ce dispositif a été élaboré en concertation avec les principaux usagers des conservations des hypothèques (notaires, avocats).
A cet égard une convention spécifie (dans son article 7), les modalités de gestion des demandes de prorogation dans les conservations des hypothèques non dotées de l'application MADERE.
3.Ce dispositif concerne les seules demandes de renseignements sommaires urgents (imprimé n° 3233) 2 .
1. Présentation des demandes
4.Les demandes de prorogation déposées à l'appui d'une formalité seront rédigées sur l'imprimé 3240 accompagné des originaux ou des photocopies de la demande « hors formalité » initiale et de l'état-réponse primitif à actualiser.
5. En application du décret n° 90-592 du 5 juillet 1990 (cf. BOI 10 G-3-90), le coût de la demande de prorogation est identique à celui de la demande initiale.
2. Traitement des demandes n° 3240 (hors dispositif informatisé)
A. Période de certification
6.La période de certification des demandes de prorogation a pour point de départ le jour qui suit la date de certification de la réquisition « hors formalité » initiale et pour terme la date de dépôt de la demande ou de la formalité l'accompagnant.
7.Compte tenu de la contexture actuelle de l'imprimé 3240, l'étendue de la période de certification devra faire l'objet d'une information particulière de la part des conservateurs vis-à-vis des usagers.
B. Contenu des états-réponse
8.La prorogation de l'état-réponse initial est établie à partir des informations analysées au fichier immobilier postérieurement à la période de certification de l'état-réponse initial.
Exemple :
• terme fixé lors de la demande initiale : 23.08.90 ;
• point de départ de la demande de prorogation : 24.08.90 ;
• terme de la période de certification : date de dépôt de la demande ou de la formalité l'accompagnant.
9.Lorsqu'une inscription (ou une saisie) délivrée dans l'état-initial s'avère périmée lors de l'établissement de l'état complémentaire, cette formalité n'est pas barrée sur l'état initial. En effet, il y a lieu de considérer que la date extrême d'effet, précédemment indiquée sur l'état-réponse primitif (pour les saisies, la date de référence correspond à la date de publication augmentée de 3 ans) 3 , permet à l'usager de tirer les conséquences au regard de la péremption de ces formalités.
10.En revanche, sont délivrées sur l'état-réponse complémentaire, les radiations totales - ou partielles - concernant des inscriptions ou des saisies révélées sur l'état initial.
11.De même, l'état complémentaire révèle les formalités mises en instance de rejet, régularisées ou objets de décision de rejet définitif, intervenues depuis la délivrance de l'état initial.
C. Certification du conservateur
12.Dans l'attente de la refonte de l'imprimé n° 3240 qui doit intervenir au cours du premier trimestre 1991, la certification des états-réponse des demandes de prorogation est effectuée par le conservateur dans le cadre prévu à cet effet (imprimé n° 3240) selon les modalités suivantes :
• 1 re hypothèse :
- état-réponse primitif négatif - état-réponse complémentaire négatif.
Le conservateur coche la première rubrique : « confirme le certificat négatif ».
• 2ème hypothèse :
- état-réponse primitif positif - état-réponse complémentaire négatif.
Dans ce cas, le conservateur coche la deuxième rubrique : « confirme l'état-réponse primitif ».
Cette certification sera utilisée également dans le cas où depuis l'état-réponse primitif, des inscriptions ou saisies délivrées sont périmées. Comme il a été indiqué supra, le contenu de l'état-réponse primitif n'est pas modifié.
• 3ème hypothèse :
- état-réponse primitif positif ou négatif - état-réponse complémentaire positif.
Dans cette hypothèse, le conservateur coche la dernière rubrique de l'imprimé : « actualise la réponse primitive en délivrant le nouvel état ci-joint, comprenant ... formalité(s) ».
3. Cas particulier
13.Demande de prorogation d'un état-réponse hors formalité constitué par une photocopie de fiche (mise en oeuvre du dispositif transitoire de délivrance accélérée).
Dans cette situation, la réponse à la demande de prorogation consistera dans l'établissement éventuel d'un état-réponse complémentaire selon les modalités décrites ci-avant (et non dans la fourniture d'une nouvelle photocopie de fiche).
4. Nota : Modalités d'annotation du fichier
14.Pour être pleinement efficace, la mise en oeuvre de cette mesure de simplification implique de revoir les modalités actuelles d'annotation des mentions au fichier immobilier. Ainsi, les mentions qui, dans la majorité des cas, sont annotées succinctement dans la colonne « Observations » en regard des inscriptions ou saisies qu'elles concernent, devront être portées, dans l'ordre chronologique de leur dépôt ou traitement, au cadre B (comme les formalités qu'elles modifient), la colonne « Observations » faisant seulement l'objet d'une mention de renvoi réciproque entre l'inscription (ou la saisie) et la mention analysée sous forme d'annotation. Ainsi, l'établissement de l'état-réponse de la demande de prorogation sera facilité, la recherche à effectuer consistant à « balayer » le fichier à partir de la dernière formalité inscrite sur l'état-réponse initial.
15.Dans le même esprit, il convient de mentionner les rejets définitifs à leur date, sous forme d'annotation de droit commun et non plus dans la colonne « observations », cette dernière étant réservée aux relations entre les formalités.
5. Extension des règles de traitement des demandes de prorogation sur formalité à d'autres réquisitions
16.Ces nouvelles modalités concernent également les demandes de prorogation « hors formalité » d'une demande de renseignements « hors formalité » initiale sommaire urgente.
6. Mesure intéressant l'ensemble des demandes de renseignements (hors et sur formalité) : terme de la période de certification
17.Dans un souci d'harmonisation (bureaux en gestion manuelle et bureaux informatisés) le terme de la période de certification des réquisitions hors formalité correspondra dorénavant à la date de dépôt de la demande de renseignements et non plus à la date de signature de l'imprimé.
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7. Information des notaires et des avocats
18.Préalablement à la mise en place du nouveau dispositif fixée au 1 er février 1991, une campagne d'information sera organisée à l'initiative conjointe des Directeurs des Services fiscaux, des Conservateurs et Receveurs-Conservateurs des hypothèques respectivement auprès des membres des Chambres départementales des notaires et de l'Ordre des avocats.
II - MISE EN PLACE D'UN MODULE D'ACCELERATION DE LA DELIVRANCE DES RENSEIGNEMENTS (MADERE)
19.Grâce à un traitement informatique effectué à partir des immeubles désignés dans les formalités, un relevé de dépôts regroupant l'ensemble des actes et bordereaux d'inscription enregistrés au registre de dépôts mais non encore exploités au fichier immobilier est fourni par le conservateur des hypothèques.
20.Ce dispositif est exposé dans le cadre de l'annexe à la présente instruction qui reproduit le texte de la convention signée entre la Direction générale des Impôts, le Notariat et le Ministère de la Justice 4 .
21.Ces dispositions seront applicables aux seuls bureaux des hypothèques dotés de l'application informatique MADERE.
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Les difficultés rencontrées éventuellement dans la mise en place des présentes dispositions seront portées à la connaissance de la Direction générale (Service des Opérations fiscales et foncières, Bureau III A 2).
Le Sous-Directeur ,
G. THOMA
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MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES ET DU BUDGET DIRECTION GENERALE DES IMPOTS
CONSEIL SUPERIEUR DU NOTARIAT
MINISTERE DE LA JUSTICE DIRECTION DES AFFAIRES CIVILES ET DU SCEAU
CONVENTION SUR LA DELIVRANCE INFORMATISEE DES RENSEIGNEMENTS HYPOTHECAIRES
La Direction générale des Impôts (D.G.I.),
représentée par son Directeur général,
la Direction des Affaires civiles et du Sceau,
représentée par son Directeur,
et le Notariat,
représenté par le Conseil Supérieur du Notariat (C.S.N.) en la personne de son Président,
sont convenus d'un aménagement des modalités de délivrance des renseignements hypothécaires.
Article 1 - Principes - Dans les conservations des hypothèques informatisées (Application FIDJI, module MADERE), le traitement des demandes de renseignements " sommaires urgents " est accompli dans un délai maximum de dix jours.
Les états-réponses délivrés par les conservateurs des hypothèques comprennent, outre les renseignements certifiés à la date de mise à jour du fichier immobilier, un relevé de dépôts mentionnant les formalités intervenues entre ladite date de mise à jour du fichier et la date de dépôt de la demande de renseignements.
Article 2 - Champ d'application - Le dispositif de délivrance accélérée des renseignements s'applique aux demandes de renseignements " sommaires urgents " (imprimé n° 3233 ou n° 3240).
Ne sont concernées que les demandes de type " réel " (réquisitions sur un ou plusieurs immeubles sans indication de personnes) ou " réel-personnalisé " (réquisitions portant sur un ou plusieurs immeubles et du chef de une ou plusieurs personnes).
Les demandes purement personnelles (réquisitions portant exclusivement sur des personnes) sont exclues.
De plus, seules les demandes comportant des désignations d'immeubles identifiés en cadastre rénové bénéficient du traitement informatisé.
Afin de donner sa pleine efficacité au nouveau dispositif, l'ensemble des extraits cadastraux " modèles 1 et 3 " présentés à l'appui des formalités doivent être établis et délivrés par le service du cadastre.
Lors du dépôt de formalités relatives à des opérations immobilières en l'état futur d'achèvement ou de dépôt de formalités dépendantes d'un état descriptif de division (ou modificatif) de copropriété en cours de publication, une demande d'extrait cadastral " modèle 1 " portant sur les parcelles d'assise est obligatoirement effectuée auprès du service du cadastre.
A partir de ces documents cadastraux, il est admis que le notaire puisse établir lui-même un extrait " modèle 1 " faisant apparaître les lots concernés par ces mutations. Cet extrait notarial devra être complété de la référence (n° d'ordre et date d'édition) figurant sur l'extrait " modèle 1 " afférent aux parcelles d'assise et délivré par le cadastre.
Dans l'attente d'une refonte de l'article 7 du décret du 4 janvier 1955, il est admis, à titre transitoire, que le délai de validité des extraits cadastraux soit porté de trois à six mois, le terme de ce délai étant fixé à la date du dépôt des pièces.
1. Demandes " hors formalité "
Il s'agit des demandes présentées à l'aide des imprimés n° 3233 ou n° 3240 (prorogation) 5 .
Toutefois, les demandes de prorogation " hors formalité " ne sont traitées dans le dispositif que dans la mesure où la demande " hors formalité " initiale a fait l'objet d'un traitement informatisé.
2. Demandes " sur formalité "
Bénéficient du même traitement informatisé :
- les demandes de prorogation (imprimé n° 3240) 5 déposées à l'appui d'une formalité et comprenant la photocopie (ou les originaux) de la demande " hors formalité " et de l'état-réponse initiaux ;
- à titre exceptionnel, les demandes de renseignements " sur formalité " (imprimé n° 3233) non précédées d'une demande de renseignements " hors formalité " qui sont déposées à l'appui des documents énumérés ci-après et dont l'obtention est nécessaire pour dégager des fonds :
. les partages avec soulte expressément accompagnés d'une attestation du notaire précisant que la formalité déposée n'a pas été précédée d'une demande de renseignements " hors formalité " ;
. les bordereaux d'inscription qui ne sont pas déposés concomitamment à un transfert de droit réel.
3. Demandes exclues
N'entrent pas dans le dispositif et sont traitées manuellement :
- les demandes de renseignements " sur formalité " (imprimé n° 3233) accompagnant des documents non énumérés ci-avant ;
- les demandes de prorogation déposées dans un délai supérieur à huit mois calendaires par rapport à la date d'enregistrement de la demande initiale ;
- les demandes de prorogation déposées postérieurement à la publication de la formalité visée par cette réquisition ;
- les demandes de prorogation portant sur une demande de renseignements initiale " sommaire " .
Sont exclues du dispositif du traitement informatisé et sont refusées par le conservateur :
- les demandes de prorogation non accompagnées des copies (ou des originaux) de la demande initiale et de l'état-réponse primitif ;
- les demandes de prorogation concernant une demande de prorogation antérieure 6 ;
- les demandes de prorogation portant sur une demande de renseignements " sur formalité " ;
- les demandes de prorogation comportant des paramètres (immeubles et/ou personnes) différents de ceux indiqués dans la demande initiale ;
- les demandes de prorogation concernant une demande de renseignements initiale " ordinaire " ;
- les demandes de prorogation déposées par un autre usager que celui ayant déposé la demande initiale.
Article 3 - Période de recherche - La recherche effectuée à partir des éléments figurant au fichier immobilier porte sur la période comprise entre le point de départ fixé selon les principes actuels et la date de mise à jour du fichier incluse.
La période de recherche et de certification couverte par le relevé de dépôts s'étend de la date de mise à jour du fichier exclue jusqu'à la date d'enregistrement (date de dépôt) de la demande incluse.
Lorsque le point de départ indiqué par le requérant est postérieur à la date de mise à jour du fichier, la demande est exclue de l'application du dispositif.
Il en est de même si le terme expressément indiqué par l'usager (en jour, mois, année), est antérieur à la date d'enregistrement (date de dépôt) de la demande.
Article 4 - Présentation et contenu des états-réponses et des relevés de dépôts
1. Demandes " hors formalité "
L'état-réponse est établi à partir des informations publiées au fichier immobilier en fonction des règles actuelles en matière d'extraits sommaires.
Le relevé de dépôts, joint à l'état-réponse, comprend à l'exception des formalités à caractère purement " personnel " 7 , les informations suivantes pour les formalités concernant le ou les immeubles requis :
- la date de dépôt ;
- le numéro de dépôt ;
- les références " provisoires " d'enliassement (sauf en matière de mentions en marge des inscriptions ou des saisies) ;
- la nature de l'acte (opération juridique principale figurant au registre de dépôts) 8 ;
- la date de l'acte ;
- la désignation du rédacteur suivie, le cas échéant, de la mention " DE " 9
- la désignation sommaire des parties, telle qu'elle figure au registre de dépôts. La dénomination des organismes créanciers est complétée de la commune de situation de l'établissement " secondaire " (exemple : B.N.P. MELUN) et, le cas échéant, suivie de la mention " DE " 9 .
2. Demandes de prorogation 10
Les réponses à ce type de réquisition comportent deux volets :
a. La prorogation de l'état-réponse initial établi à partir des informations analysées au fichier immobilier, s'effectue à l'aide d'un état-réponse complémentaire couvrant la période comprise entre la première date de mise à jour du fichier exclue et la nouvelle date de mise à jour du fichier immobilier incluse.
L'état-réponse complémentaire ne comporte pas les formalités purement " personnelles " .
Lorsqu'une inscription (ou une saisie) est périmée, cette formalité n'est pas barrée sur l'état initial. En effet, la date extrême d'effet, précédemment indiquée sur l'état-réponse initial, permet de constater que cette inscription est périmée ou, au contraire, encore valable.
Pour une saisie, la date de dépôt augmentée d'une période de 3 ans permet de constater si elle est encore en cours.
Les mises en instance de rejet, leur régularisation, les décisions de rejet définitif, intervenues depuis la délivrance de l'état initial, figurent sur l'état-réponse complémentaire.
Les décisions de rejets définitifs partiels (article 74-4 du décret du 14 octobre 1955) sont délivrées sur l'ensemble des immeubles concernés par la formalité sanctionnée.
b. Le relevé de dépôts, qui contient les mêmes informations qu'au 1. de l'article 4 ci-avant, couvre la période comprise entre la nouvelle date de mise à jour du fichier exclue et la date d'enregistrement de la demande de prorogation incluse.
Sur ces relevés figurent toutes les formalités déposées concernant l'immeuble requis quelles que soient les personnes intervenues à l'acte, à l'exclusion des formalités figurant dans l'affaire dont dépend la demande (réquisition sur formalité).
Le coût de ces demandes de prorogation est identique à celui de la demande initiale.
Article 5 - Certification des états-réponses et des relevés de dépôts
La certification des états-réponses est effectuée par le conservateur dans les conditions habituelles 11 .
La certification des relevés de dépôts est établie par le conservateur au vu des seuls éléments portés au registre de dépôts.
Article 6 - Mise en place du dispositif - A compter de la date du démarrage du dispositif portée à la connaissance des usagers, les demandes déposées entrant dans le champ d'application décrit ci-avant bénéficieront d'un traitement informatisé.
Les réquisitions déposées antérieurement à cette date seront traitées de façon traditionnelle.
Préalablement à cette mise en place, la Direction générale des Impôts informera d'une manière précise les Chambres des notaires des modalités de fonctionnement du dispositif et de ses incidences.
Dès la signature de cette convention le Conseil supérieur du Notariat s'engage à diffuser celle-ci à l'ensemble de la profession et à mettre en oeuvre les mesures nécessaires ressortissant de sa compétence aux fins d'assurer son application.
Article 7 - Dispositions transitoires
Afin d'harmoniser les modalités de présentation des réquisitions de renseignements durant la période de coexistence des deux gestions (manuelle et informatisée), il est convenu de généraliser le dispositif des demandes de prorogation 12 à toutes les réquisitions sur formalité.
1. Présentation des demandes
Les demandes de prorogation, qui devront être formulées sur l'imprimé n° 3240 13 , comprendront obligatoirement les photocopies de la demande " hors formalité " initiale et de l'état-réponse primitif à actualiser. Le coût de la demande est identique à celui de la demande initiale.
2. Contenu des états-réponses
La prorogation de l'état-réponse initial revêtira la forme d'un état-réponse établi à partir des informations analysées au fichier immobilier.
La période de certification couverte par cet état-réponse a pour point de départ le jour qui suit la certification de la réquisition hors formalité initiale et pour terme la date de dépôt de la demande de prorogation.
Lorsqu'une inscription (ou une saisie) est périmée, cette formalité n'est pas barrée sur l'état initial. La date extrême d'effet, précédemment indiquée sur l'état-réponse, permettra de constater que cette inscription est périmée ou, au contraire, encore valable.
Il en sera de même pour les saisies, la date de dépôt augmentée d'une période de 3 ans permet de constater si ces formalités sont encore en cours.
Les mises en instance de rejet, leur régularisation, les décisions de rejet définitif, intervenues depuis la délivrance de l'état initial, figureront sur l'état-réponse complémentaire, de même que les radiations totales - ou partielles - concernant des inscriptions ou des saisies figurant sur l'état initial.
Les dispositions transitoires visées au présent article sont applicables à compter du ler jour du 3ème mois suivant la signature de la présente convention.
Fait en trois originaux
A PARIS, le 27 novembre 1990,
1 Les demandes de renseignements (sur formalité) qui ne sont pas précédées d'une demande « hors formalité » (ex. : réquisitions accompagnant des partages avec soulte ou des bordereaux d'inscription) sont exclues de ce dispositif.
2 Par voie de conséquence les §§ 24 et 25 de l'instruction 10 G-2-85 sont supprimés.
3 Sur l'état-réponse initial la date de péremption de la saisie (mention « DEE + Date ») sera précisée.
4 Une deuxième convention sur le même objet est en cours de signature avec les différents Ordres des avocats.
5 Il s'agit d'une demande visant à actualiser l'état-réponse initial.
6 Toutefois, dans le délai de huit mois, le requérant a la possibilité de proroger le premier état-réponse " hors formalité " .
7 Changement de désignation ou d'identification intéressant des personnes physiques ou morales.
8 A titre dérogatoire lorsqu'un acte comporte accessoirement une réunion ou une division de parcelles (document d'arpentage), le relevé de dépôts mentionne, outre l'opération juridique principale, cette réunion ou division.
9 " DE " : abréviation de domicile élu.
10 Les imprimés actuels continueront à être utilisés.
11 Toutefois, il est rappelé que les formalités purement " personnelles " ne sont pas délivrées dans le cadre de l'état-réponse complémentaire (cf. article 4 § 2 a.).
12 A l'exception des cas prévus au 2ème tiret du paragraphe 2 de l'article 2 de la présente convention.
13 Le dispositif concerne uniquement les demandes de renseignements " sommaires urgents " .