B.O.I. N° 106 du 10 juin 1981

SECTION II

RÉDACTION DES ÉTATS ET CERTIFICATS

124.L'attention des conservateurs est appelée sur l'intérêt qui s'attache, dans un souci de bonne administration qui ne nuit en rien à la nécessaire sécurité qui doit présider à la conduite de cette partie du service, à ce que les agents chargés de procéder aux recherches établissent, immédiatement après avoir accompli ces recherches, le certificat ou l'état destiné, après vérification, à être remis à l'usager ( circulaire du 10 juin 1966 précitée, n° 17).

Il ne doit plus être opéré, sur ce point, aucune distinction entre les états de renseignements sommaires et les états de renseignements ordinaires.

Ce n'est, dès lors, que dans des cas exceptionnels (nombre particulièrement important des extraits à délivrer ou présentation particulièrement complexe de l'état) que pourrait se justifier l'intervention du « service expédition ».

Il est rappelé à ce propos que, d'une manière générale, il est souhaitable que l'effectif du service « expédition » soit réduit au bénéfice des cellules « traditionnelles » des bureaux ( cf. note autographiée du 8 juin 1977, série 10 P. F., n° 1 ).

De la même façon, l'agent chargé de la vérification de cette partie du service (« 2 ^e main ») vérifiera à la fois la recherche et l'état.

Sous-section I.

- États servis pour la période postérieure au 1 ^er janvier 1956

  I. CERTIFICAT NÉGATIF

125.Pour les certificats négatifs, il suffit, quel que soit l'imprimé utilisé, de porter la mention « Néant » dans le cadre réservé à l'indication des références des formalités délivrées.

  II. DÉLIVRANCE DE COPIES OU D'EXTRAITS

126.Qu'il s'agisse de la délivrance de copies ou d'extraits littéraux de documents ou encore de copies ou d'extraits de fiches, la rédaction de l'état impose l'indication dans le cadre « Certificat du conservateur » du nombre de pages de l'état délivré et le numérotage correspondant de ces pages.

Aucune certification particulière n'est à opérer sur les copies, extraits littéraux ou photocopies joints à l'état.

  III. DÉLIVRANCE D'EXTRAITS OU D'EXTRAITS SOMMAIRES

  1. Réquisition d'extraits (renseignements ordinaires).

127.S'il y a lieu à délivrance d'extraits, les références des formalités délivrées sont portées dans le cadre réservé à cet effet. Ces formalités sont analysées sur les imprimés portant les n ^os 3240 et 3241 de la nomenclature, servis respectivement pour les inscriptions et pour les formalités autres que les inscriptions.

128.Il est rappelé que les extraits ne doivent comporter que les seules indications prévues à l'article 42 du décret du 14 octobre 1955. Ces indications doivent normalement être comprises dans l'annotation figurant au fichier immobilier. Si le requérant désire obtenir des précisions supplémentaires (domicile réel du créancier, modalités de paiement du prix de vente, date d'entrée en jouissance...), il en fait la demande expresse, dans le cadre de la réquisition réservé à cet effet. Les extraits complémentaires de cette nature justifient d'ailleurs la perception d'un salaire particulier.

129.L'agent qui établit l'extrait annote l'imprimé ou chacun des imprimés recevant l'analyse des formalités, d'un numéro d'ordre, par feuille, et reporte cette indication dans le cadre « Certificat du conservateur ».

Cette présentation a été jugée préférable à celle qui était utilisée jusqu'à présent et qui consistait en la réunion de ces imprimés et de l'imprimé principal par collage ; ce procédé se révélait en effet peu pratique à l'usage et surtout n'apportait pas une garantie évidente de sécurité.

La mention, certifiée par le conservateur, du numérotage et du nombre de feuilles est de nature, au contraire, tout en simplifiant la manutention, à assurer une sécurité suffisante. Rien n'interdit au service, de porter, également, sur chacun des imprimés n ^os 3240 et 3241 la date de signature de l'état par le conservateur, s'il l'estime nécessaire.

  2. Réquisitions d'extraits sommaires (renseignements sommaires ou renseignements sommaires urgents).

130.Chaque formalité à délivrer fait l'objet d'une analyse succincte, ne comportant que les seuls renseignements énumérés à l'article 42-1, I, du décret du 14 octobre 1955 (cf. supra n° 105 ) dans le tableau aménagé à cet effet.

Toutes les formalités à révéler (qu'il s'agisse d'inscriptions ou de formalités autres que les inscriptions) devant être portées sur le même imprimé, l'intitulé des colonnes est conçu de manière à pouvoir servir dans tous les cas. Cette particularité appelle les précisions suivantes :

- la première colonne est destinée à l'indication de la nature de la formalité (inscription, saisie, publication) afin que le requérant soit immédiatement informé à cet égard ;

- lorsqu'il s'agit d'une inscription de privilège ou d'hypothèque, la colonne « Nature du titre de créance ou de l'opération juridique » reçoit, outre la nature du titre (prêt, obligation...), le nom du ou (en cas de pluralité) d'un créancier ;

- la colonne « Autres renseignements » est réservée à l'indication du montant initial en principal de la créance garantie par l'inscription. Elle fait également apparaître, dans une forme aussi brève que possible, l'existence éventuelle des mentions marginales (subrogation du..., cession d'antériorité du..., sommation du..., etc.).

Lorsque les extraits sont remplacés par une photocopie de la (ou des) fiche(s) où ces formalités sont analysées ( cf. supra n° 111 ), la mention « Voir la (ou les) photocopie(s) ci-jointe(s) » est portée dans le tableau destiné à recevoir les extraits.

Sous-section II. -

États servis pour la période antérieure au 1 ^er janvier 1956

  I. LA RÉQUISITION DE RENSEIGNEMENTS

131.S'il y a lieu éventuellement à établissement d'un certificat négatif, la mention « Néant » est portée dans le cadre « Certificat du conservateur ». Il est fait observer à ce sujet qu'une telle situation ne devrait se présenter que très rarement du fait de la contexture même de l'imprimé et des indications obligatoirement apposées par le requérant en ce qui concerne les références des formalités.

132.Dans le cas contraire, toutes les informations sont délivrées soit sur l'imprimé n° 3241, soit sous forme de copies de document.

  II. LE RELEVÉ DES FORMALITÉS

133.Le certificat négatif est établi selon la règle générale.

134.Lorsqu'il n'y a pas lieu à délivrance d'un certificat négatif, l'indication des formalités est portée dans les colonnes prévues à cet effet dans le cadre « Certificat du conservateur ».

135.Si plusieurs personnes ont été indiquées dans la réquisition, la colonne « Personnes » sera servie de façon sommaire en désignant chaque personne pour laquelle une ou plusieurs formalités sont intervenues par la numérotation qui figure dans le cadre « Identité des personnes » (1, 2, 3...). Ainsi, le requérant pourra établir la correspondance entre les personnes individuellement désignées dans le cadre « Identité des personnes » et les formalités qui sont délivrées de leur chef.

136.Il est rappelé que le relevé doit être la « copie exacte » des formalités répertoriées au compte ouvert au nom de la personne individuellement désignée sur le registre institué par l'article 18 de la loi du 21 ventôse an VII depuis les cinquante années précédant la date de la réquisition jusqu'au 31 décembre 1955, à moins que cette période ne soit réduite par une volonté expresse du requérant.

Le conservateur porte dans le certificat les formalités telles qu'elles apparaissent au registre susvisé : volume, numéro, date d'exécution, nature et, éventuellement, bureau compétent à la date d'exécution de la formalité. Si au répertoire l'indication de la nature de la formalité se révèle vague (par exemple « convention »), le service n'a, en aucun cas, à consulter la documentation enliassée. La colonne « Nature des formalités » est servie en conformité absolue avec les termes du répertoire (dans l'exemple donné, il sera simplement indiqué « convention »). Le conservateur n'engage aucunement sa responsabilité puisque l'article 85-1, 2, précise que « le relevé établi par le conservateur indique exclusivement la nature des formalités ayant moins de cinquante ans de date ainsi que leurs références (date, volume, numéro) telles qu'elles figurent au registre visé au 1 ci-dessus ».

137.L'état peut également être établi par photocopie. Dans cette hypothèse, seule la partie du répertoire comportant les transcriptions (page gauche) doit alors être reproduite, dès lors que les inscriptions figurant au compte n'ont pas à être délivrées. Il convient par ailleurs de se limiter aux formalités entrant dans le cadre de la réquisition en éliminant par un cache (ou en barrant) celles qui n'ont pas à être délivrées.

Il est évident que si le procédé de la délivrance par photocopie est utilisé, il importe de numéroter chacune des feuilles ainsi obtenue et d'indiquer leur nombre par une mention particulière portée dans le cadre « Certificat du conservateur ».

138.L'imprimé complémentaire n° 3245 est utilisé pour compléter le certificat du conservateur lorsque le cadre réservé à cette fin sur l'imprimé principal est insuffisant et qu'il n'a pas été fait usage de la possibilité de délivrer l'état par photocopie. Les règles de numérotation sont, dans cette hypothèse, identiques à celles qui ont été exposées précédemment.

SOUS-SECTION III. -

Signature et envoi des états

139.Les états rédigés comme il a été dit aux sous-sections I et II ci-avant sont signés par le conservateur avec indication de la date à laquelle cette signature est donnée. La date à indiquer est celle de la signature effective et non celle à laquelle les recherches ont été arrêtées.

140.Cette dernière date est désormais indiquée obligatoirement par le conservateur à côté de sa signature, sous la forme « État certifié à la date du ..... » ¹⁴ .

L'indication de cette date, dans le cadre réservé au certificat, doit permettre au requérant de situer avec précision le terme de la recherche. Comme il a été exposé précédemment, le terme de la recherche doit être identique au terme de la période de certification. Il en résulte que la date portée doit correspondre, selon les cas, à la date indiquée par le requérant dans sa demande, à défaut à celle de sa signature, ou à la date d'enregistrement au registre des dépôts de la formalité à laquelle est jointe une réquisition sur formalité.

Il s'agit en fait d'une mesure de simplification qui, tout en facilitant la lecture de l'état, ne modifie ni les obligations du requérant, ni la responsabilité du conservateur.

141.Après signature par le conservateur, les états et certificats doivent être immédiatement remis ou envoyés aux intéressés ; il appartient au conservateur d'y veiller personnellement afin d'éviter certains retards, non imputables à la charge du service, qui ont pu être constatés à diverses reprises.

La date d'envoi ou, s'il y a lieu, celle de la remise aux usagers, est indiquée tant sur l'état ou le certificat que sur l'original de la réquisition conservé au bureau, dans le cadre réservé à cet effet.

CHAPITRE V

DISPOSITIONS DIVERSES

142.Certaines mesures relatives à la mise en place du nouveau système de délivrance des renseignements seront examinées dans ce chapitre.

SECTION I

MANUTENTION

Sous-section I. -

Enregistrement des réquisitions au journal des réquisitions d'états

143.Des études sont en cours visant à donner au journal des réquisitions d'états une contexture nouvelle mieux adaptée, notamment au régime de délivrance des renseignements institué par le décret du 26 janvier 1981.

144.En attendant la mise en service de ce nouveau registre, il convient, pour l'enregistrement des réquisitions, d'adopter, à titre transitoire, les mesures suivantes :

1. Le journal actuellement en service sera désormais réservé aux réquisitions de renseignements portant sur la période postérieure au 1 ^er janvier 1956 qui continueront à être enregistrées dans les conditions habituelles. Bien entendu, ce journal sera également annoté, dans les dernières pages, des demandes de renseignements administratifs (c f. note du 20 décembre 1973 ; B.O.D.G.I. * 10 F-1-73 ) ;

2. Les réquisitions de renseignements pour la période antérieure au 1 ^er janvier 1956 ( imprimé n° 3244 ), ainsi que les demandes de relevé de formalités ( imprimé n° 3246 ) seront enregistrées, dans l'ordre chronologique de leur dépôt, dans un journal des réquisitions d'états particulier.

A cet effet, les conservateurs mettront en service un registre n° 3255.

Ce journal des réquisitions sera annoté dans les conditions habituelles. Toutefois, afin d'éviter tout risque possible de confusion, les numéros d'ordre qui figureront dans la colonne 1 et seront reportés sur les réquisitions de l'espèce seront précédés de la lettre « R ». De la même façon, afin de faciliter, à des fins statistiques, le repérage des deux types de réquisitions qui y seront enregistrées, la colonne 5 « Nature et objet de la réquisition » sera, selon le cas, annotée des mentions « Réquisition » ou « Relevé ».