B.O.I. N° 25 du 26 FEVRIER 2008
B. LE REGISTRE PAPIER
83.Il est servi chronologiquement sans blanc ni altération et doit se composer de feuillets numérotés dans une série continue.
C. LE REGISTRE INFORMATIQUE
84.Afin de présenter toutes les garanties de fiabilité et de sécurité, le logiciel utilisé par le centre de gestion agréé ayant opté pour la tenue informatique du registre doit permettre un enregistrement chronologique des opérations et interdire toute suppression ou adjonction ultérieure.
85.A cet effet, et sur le modèle des contraintes imposées aux logiciels comptables, le registre informatisé devra respecter les principes de séquentialité (l'enregistrement chronologique des opérations) et d'irréversibilité (impossibilité de toute suppression, substitution ou insertion ultérieure), ce qui implique les fonctionnalités suivantes :
- Verrouillage des données saisies par le centre de gestion agréé ;
- Enregistrements informatiques modifiés seulement par création d'un nouvel enregistrement avec indication du motif (par exemple : erreur matérielle) ;
- Marquage du fichier avec traçabilité (horloge, date d'enregistrement) évitant toute modification invisible de la part du centre de gestion agréé ;
- Historisation des modifications : nom, adresse, situation familiale, activité ...
86.Les organismes ayant choisi ce mode de tenue du registre envoient à l'administration, sur une base régulière et au moins annuelle, sur support informatique, les mises à jour (adhésions, radiations, démissions) effectuées sur la liste de leurs adhérents.
La périodicité et les modalités d'envoi de ces extractions sont définies en partenariat entre le centre de gestion agréé et la Direction des services fiscaux du département dans lequel le centre a son siège.
87.L'administration conserve la faculté de consulter à tout moment, dans les locaux du centre, la base de données de l'organisme et est en droit d'exiger une édition complète de la liste des adhérents ou d'une partie d'entre eux, selon des critères prédéfinis.
88.Les extractions envoyées par messagerie électronique sur support informatique, font ensuite l'objet d'un stockage centralisé dans chaque Direction des services fiscaux, selon des modalités à définir au niveau local.
89.Il est précisé que l'administration ne peut en aucun cas faire usage à des fins de contrôle fiscal des informations qu'elle est amenée à recueillir dans le cadre de ses missions de surveillance des organismes agréés.
Sous-section 2 :
Les modalités de transfert des registres des adhérents en cas de transformation de centre de gestion agréé
90.Dans le cas où un centre de gestion agréé transfère son activité d'aide à la gestion à un autre (par apport, fusion, absorption), ces adhérents ainsi transférés doivent figurer sur le registre du centre « absorbant ».
91.Si ce registre est tenu manuellement, il conviendra de reporter toutes les mentions figurant sur le registre du centre « absorbé ». Toutefois, il est possible d'adjoindre au registre de « l'absorbant » des photocopies du registre du ou des centres « absorbés » et de prévoir un système de numérotation adéquat afin d'éviter que deux adhérents aient le même numéro.
A titre d'exemple, il peut être envisagé de rajouter une lettre au numéro de l'adhérent afin d'identifier son centre d'origine. Dans ce cas, le registre de « l'absorbé » devra être arrêté et signé à la date de l'assemblée générale extraordinaire ayant décidé du transfert.
92.En cas de tenue informatique, l'intégration des adhérents « absorbés » devra s'effectuer sans porter atteinte à la traçabilité évoquée ci-dessus.
Sous-section 3 :
Les modalités particulières de mise en oeuvre en cas de tenue informatique du registre
93.Les centres de gestion agréés tenant un registre informatique doivent, conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en dernier lieu par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, déclarer ce fichier comportant des données nominatives auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
94.Les centres concernés sont tenus d'accomplir une déclaration de conformité, la norme simplifiée n° 23 1 des 24 et 25 août 1981, modifiée le 22 avril 1999, concernant la gestion des membres des associations à but non lucratif régies par la loi du 1 er juillet 1901.
95.La déclaration doit notamment comporter les mentions suivantes : nom du centre, référence à la norme simplifiée n° 23 et lieu où s'exerce le droit d'accès aux informations contenues dans le fichier, ainsi que l'identité du président qui doit signer cette déclaration.
96.Cette formalité peut être accomplie en ligne sur le site de la CNIL (www.cnil.fr) ou au moyen d'un formulaire papier.
97.Les centres de gestion agréés informent par tout moyen le public et les adhérents de l'accomplissement de cette formalité.
98.Par ailleurs, les dispositions de la loi de 1978 susmentionnée sur les garanties offertes aux adhérents relatives à la protection des données nominatives figurant dans les fichiers informatiques sont applicables aux centres de gestion agréés.