B.O.I. N° 12 du 24 JANVIER 2006
Sous-Section 2 :
L'obligation de présentation de l'article 54 du code général des impôts
117.L'administration fiscale dispose d'un droit d'accès, qui se traduit, pour les entreprises, par une obligation de présentation des documents visés par l'article 54 du code général des impôts et des données correspondantes.
118.Par application combinée des dispositions des articles L. 102 B du livre des procédures fiscales et 54 du code général des impôts, si l'original de chaque document obligatoire ( livre comptable, inventaire ou pièce de recettes et de dépenses, par exemple ) a été établi par un procédé informatique, ces documents informatiques immatériels doivent être conservés et présentés sur un support informatique.
Afin de respecter l'obligation de présentation, un procédé de visualisation, éventuellement indépendant du logiciel comptable ou de gestion utilisé, doit permettre d'effectuer des recherches et des éditions.
Techniquement, l'utilisation de fichiers image « PD F », « print », par exemple, ou tout autre format image standard compatible avec les micro-ordinateurs de type PC, peuvent être valablement utilisés par les entreprises, afin de remplir leur obligation de présentation.
119.La conservation des documents im matériels sous un format image, à des fins de présentation, n'exonère pas l'entreprise de l'obligation de conservation des informations, données et traitements, nécessaires à la mise en oeuvre des dispositions de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales.
120.L'obligation de présentation porte sur :
A. LES DOCUMENTS COMPTABLES IMMATERIELS
121.Dans la mesure où l'original de chaque livre comptable obligatoire est établi par un procédé informatique, ces documents informatiques doivent être archivés obligatoirement sur support informatique pérenne qui respecte la condition de lisibilité indiquée supra.
Ces dispositions visent tous les documents comptables immatériels (états comptables, balances, grand-livre, journaux auxiliaires, journal centralisateur, livre d'inventaire), qui s'avèrent nécessaires pour garantir la continuité du chemin de révision comptable conformément au principe énoncé à l'article 410-3 du plan comptable général 1999.
122.En conclusion, l'administration doit pouvoir accéder, sans procédure particulière, à ces documents sous forme informatique ou immatérielle, à des fins de consultation et de recherche comme elle le ferait pour une comptabilité éditée sur support papier.
123.A cet égard, la jurisprudence a précisé que la remise à l'administration de copies de fichiers informatiques ne constitue pas un emport de documents originaux, susceptible de vicier la procédure ( CAA Lyon du 29 avril 1998, n° 95-1221 et CE du 5 mai 1999, n° 197379 « SA ARDEX » )
B. LES PIECES JUSTIFICATIVES IMMATERIELLES
124.Dans la mesure où l'original d'une pièce de recettes ou de dépenses qui justifie le résultat mentionné dans les déclarations déposées est établi par un procédé informatique, ce document informatique doit être archivé obligatoirement sur support informatique pérenne tout en respectant la condition de lisibilité indiquée supra. Le défaut d'archivage est de nature à conférer un caractère irrégulier et non probant aux comptes présentés.
125.A cet égard, pour le cas particulier des factures, la transposition en droit interne de la directive européenne n° 2001/115/CE commentée par l'instruction 3 CA n° 136 du 7 août 2003, a élargi les possibilités d'échange de factures par voie électronique, tant sur le plan national qu'international.
126.Les contribuables qui ont recours aux systèmes de transmission de factures par voie électronique ( facture électronique signée de l'article 289 V du code général des impôts et facture dématérialisée sous forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque de l'article 289 bis du code général des impôts ) ont l'obligation de permettre à l'administration d'accéder librement et rapidement, à ces documents sous forme immatérielle, à des fins de consultation et de recherche comme elle le ferait pour un ensemble de pièces justificatives éditées sur support papier.
127.L'organisation de la conservation et de la présentation de ces documents sera utilement documentée.