SECTION 7 MODE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
SECTION 7
Mode de conservation des documents
A. PRINCIPES GÉNÉRAUX
1Les copies de lettres, de factures ou de documents en tenant lieu établies par les entreprises à l'appui de leurs ventes peuvent être archivées sur microfilms ou sur bandes magnétiques, à la condition toutefois que toutes facilités soient mises à la disposition des agents de l'administration pour leur permettre de consulter, sans cause d'erreur ni perte de temps, notamment au moyen d'un appareil de lecture, les documents en question et s'il y a lieu, de reconstituer l'original ou d'en prendre copie. En ce qui concerne les autres documents qui doivent être représentés à toute réquisition des agents des impôts, l'administration fiscale ne peut que s'en tenir aux obligations prévues par les textes régissant la matière et desquels il résulte que ces documents doivent être conservés dans leur forme originale (réponse à M. Deliaune, député, JO, déb. AN du 17 janvier 1970, p. 123 et 124).
L'article 1348 du code civil prévoit, toutefois, l'assimilation à l'original d'une copie dont celui qui s'en prévaut pourra établir qu'elle est la reproduction fidèle et durable.
Cependant, l'article 286-3° du CGI et le 3e alinéa de l'article L. 102 B-I du LPF confirment que les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit, du point de vue fiscal, à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires doivent être conservées en original pendant six ans.
2Compte tenu de l'ensemble de ces dispositions, la conservation des documents comptables justificatifs et de tous autres visés à l'article L. 102 B du LPF s'effectue de la manière suivante :
- en original pour les pièces justificatives d'un droit à déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires et notamment pour les factures d'achat ;
- en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable pour les autres documents justificatifs, notamment les copies des factures de vente.
B. DOCUMENTS SUR SUPPORT INFORMATIQUE 1
3En application des dispositions du deuxième alinéa de l'article L. 102 B-I du LPF, lorsque les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peut s'exercer le droit de communication sont tenus sur support informatique, le délai général de conservation de six ans est fixé de la manière suivante :
- lesdits documents doivent être conservés sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai de trois ans prévu au premier alinéa de l'article L. 169 du LPF ;
- à l'issue de ce délai et jusqu'à l'expiration du délai général de six ans, ils sont conservés sur tout support au choix du contribuable.
Pour satisfaire aux obligations de conservation sur support informatique, les contribuables conservent l'ensemble des données élémentaires et des traitements permettant de reconstituer les documents. Sont considérées comme données élémentaires celles qui ne résultent pas d'un traitement ou d'une agrégation.
Conservation des factures transmises par voie télématique 2 .
4Lorsque les entreprises échangent leurs factures par voie télématique, les informations doivent être conservées dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique de leur émission par l'entreprise émettrice et de leur réception par l'entreprise réceptrice dans les conditions et les délais fixés par l'article L. 102 B du LPF (CGI, art. 289 bis-III ). Elles doivent donc être conservées sur support informatique pendant le délai de trois ans prévu au premier alinéa de l'article L. 169 du LPF et sur tout support au choix de l'entreprise pendant les trois années suivantes.
Le support informatique sur lequel sont conservés les messages-factures doit être servi automatiquement par le système de télétransmission à l'aide des seules informations qui en sont directement issues.
Le deuxième alinéa de l'article 289 bis-III du CGI dispose, par ailleurs, que les entreprises émettrices et réceptrices doivent tenir et conserver sur support papier ou sur support informatique, pendant six ans, la liste récapitulative séquentielle de tous les messages émis et reçus et de leurs anomalies éventuelles.
C. ARTICULATION DE LA LÉGISLATION SUR LE DROIT DE COMMUNICATION ET DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTÉS
I. Rappel des dispositions générales de la loi informatique et libertés
5La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le code pénal limitent l'accès aux informations nominatives contenues dans les fichiers aux destinataires régulièrement habilités. Trois cas sont à envisager :
6a. Les traitements automatisés d'informations nominatives opérés pour le compte d'un organisme relevant de l'article 15 de la loi susvisée (État, établissement public, collectivité territoriale) doivent être décidés par un acte réglementaire pris après avis de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Le texte réglementaire précise alors les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication de ces informations.
7b. En ce qui concerne les personnes autres que celles visées ci-dessus, les traitements automatisés d'informations nominatives sont déclarés à la CNIL en application des dispositions de l'article 16 de la loi du 6 janvier 1978. Il doit être précisé à cette occasion que le traitement satisfait aux exigences de la loi. Un récépissé de la déclaration est délivré par cet organisme.
8c. La notion de tiers autorisés.
L'article 29 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et l'article 226-22 du code pénal prévoient la notion de « tiers autorisés » par des législations particulières. Ces tiers autorisés ont un droit d'accès légal qui n'a pas à être explicitement mentionné dans les dossiers soumis à la CNIL comme doivent l'être les autres destinataires des informations.
II. Droit d'accès des agents des impôts
1. Le principe.
9Les agents des impôts, tenant de la loi leur droit de communication, bénéficient donc, en application de l'article 29 de la loi du 6 janvier 1978 et de l'article 226-22 du code pénal, d'un accès direct aux informations contenues dans les fichiers informatisés.
2. Les modalités.
10Le droit de communication s'exerce à l'initiative du service et permet à l'administration de prendre connaissance sur place des documents concernés.
Les agents sont invités à prévenir de leur intervention sur place par l'envoi ou la remise d'un avis de passage.
Il est rappelé que les agents doivent s'abstenir de tout examen critique des documents présentés, leur rôle se bornant à un relevé passif des pièces présentées. Pour les entreprises ou administrations qui utilisent des procédures de gestion informatisée ou de conservation des données sur support magnétique, il convient que toutes facilités soient accordées pour permettre aux agents de consulter notamment au moyen d'un appareil de lecture les documents concernés ou de se faire présenter les documents édités par l'ordinateur.
Rien ne s'oppose à ce que le service obtienne, sur place, les photocopies des documents consultés en utilisant soit le matériel des contribuables visités lorsque ceux-ci y consentent, soit les appareils à photocopier portatifs qui lui sont attribués. Dans le premier cas, les frais exposés par les entreprises ou administrations sont remboursés dans les conditions qui sont précisées dans la DB 13 K 118 .
Les demandes d'informations nominatives effectuées auprès d'une entreprise, administration ou organisme assimilé, devront être limitées :
- dans leur nature aux éléments nécessaires à l'exercice des missions de l'administration fiscale ;
- dans le nombre aux personnes concernées par les recherches. À cet égard, il convient de procéder :
* soit à des relevés ponctuels pour des personnes identifiées,
* soit à des relevés portant sur les personnes pouvant être en relation avec les contribuables concernés,
* soit à des relevés portant sur des catégories de personnes définies par des critères tenant à la nature des activités ou à l'importance des opérations réalisées.
De ce fait, il est exclu d'exiger à cette occasion des copies entières de fichiers.
1 Les obligations de conservation des documents tenus sur support informatique sont précisées dans l'instruction du 24 décembre 1996 publiée au BOI 13 L-9-96.
2 Voir également DB 3 E 2223 .