B.O.I. N° 106 du 10 juin 1981
II. RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
21.De nombreuses décisions de l'Administration, souvent très anciennes, ont admis le principe de la délivrance de renseignements dits « administratifs » à différents fonctionnaires, magistrats ou représentants d'établissements ou d'organismes soumis au contrôle administratif. Il en est ainsi, par exemple, des renseignements délivrés aux receveurs des Impôts ou des Douanes (Note du 27 décembre 1977 ; B.O.D.G.I. 10 F-1-78 ).
La procédure décrite dans l'instruction du 14 octobre 1976, figurant en annexe à la note du 27 décembre 1977 précitée, pourra être utilement employée pour tous les autres renseignements administratifs. Toutefois, au lieu d'utiliser exclusivement, comme précédemment, la formule de réquisition inscrite à la nomenclature des imprimés de la Direction générale des Impôts sous le n° 3231 (Réquisition de renseignements hors formalité, réelle personnalisée), les demandeurs pourront également servir les imprimés n os 3231 bis (Réquisition réelle de renseignements hors formalité), 3244 (Réquisition de relevé des formalités antérieures au 1 er janvier 1956) et 3246 (Réquisition de renseignements sur la période antérieure au 1 er janvier 1956).
Il est rappelé :
- que les demandes tendant à la délivrance de ces renseignements, qui sont fournis gratuitement, sont annotées au « journal des réquisitions », dans une série spéciale figurant aux dernières pages du registre ;
- et que leur nombre est indiqué sur l'« état des formalités » établi chaque trimestre ( note du 20 décembre 1973, *10 F-1-73 ).
III. DROIT DE COMMUNICATION DES AGENTS DE LA D.G.I.
22.Certains agents de l'Administration, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à consulter directement le fichier immobilier. Cette consultation directe se révèle souvent indispensable à la conduite des missions fiscales ou foncières de la D.G.I. A ce titre, les interventions des agents de l'Administration dans les conservations des Hypothèques doivent être facilitées avec, cependant, le souci de ne pas les voir se multiplier exagérément au risque, à la fois, de nuire à la fiabilité du fichier immobilier et d'entraver la bonne marche du service.
Il va sans dire, notamment, que la consultation directe de la documentation hypothécaire ne doit pas systématiquement se substituer, pour des raisons d'apparente facilité ou de meilleure maintenance, à d'autres recherches dans la documentation administrative (dossier n° 2004, par exemple).
23.On ne saurait par conséquent trop insister sur la nécessité d'une organisation de cette consultation. Cette organisation relève tout naturellement du directeur des Services fiscaux agissant en liaison avec les conservateurs intéressés. Le directeur doit, pour chaque service utilisateur (Cadastre, Domaine, Fiscalité immobilière...) désigner un ou plusieurs correspondants spécialement habilités à accéder au fichier immobilier à des jours et heures arrêtés au préalable ( cf. instruction du 30 décembre 1965, sur l'orientation à donner aux recherches immobilières, en matière domaniale ; B.O.E.D. 1966, art. 9673 ).
Sous-section II. -
Règles de fond
I. CONTENU DES RÉQUISITIONS
24.Outre les règles de forme exposées ci-dessus (n os16 à 19 ), qui conduisent au refus de la réquisition si elles ne sont pas respectées, les requérants doivent observer celles relatives au contenu des réquisitions.
25.Les réquisitions de renseignements doivent contenir, selon les imprimés utilisés, l'identification précise des personnes et la désignation individuelle des immeubles ou l'une ou l'autre de ces indications, en suivant les dispositions de l'article 9 du décret du 4 janvier 1955.
1. Identification des personnes.
26.Doivent être obligatoirement indiqués :
• pour les personnes physiques : les nom et prénoms dans l'ordre de l'état civil et les date et lieu de naissance ;
• pour toutes les personnes morales : leur dénomination et leur siège ou siège social :
- pour les sociétés : la forme juridique, ainsi que, pour les sociétés commerciales, le numéro d'immatriculation au registre du commerce,
- pour les associations : la date et le lieu de leur déclaration à la préfecture ou sous-préfecture,
- pour les syndicats : la date et le lieu de dépôt des statuts à la préfecture ou sous-préfecture.
2. Désignation individuelle des immeubles.
27.La désignation individuelle des immeubles est définie au 2 de l'article 76 du décret du 14 octobre 1955. Doivent être indiqués :
• pour tous les immeubles :
- la commune (et éventuellement l'arrondissement ou le quartier),
- la section et le numéro du plan cadastral ;
• pour les immeubles situés dans les parties agglomérées des communes urbaines de plus de 10.000 habitants de la métropole :
- la voie et le numéro dans la voie (ou l'indication qu'il n'en existe pas) ;
• pour les fractions d'immeuble :
- le numéro de lot.
3. Observations particulières sur l'identification des personnes et la désignation des immeubles.
28.Toute désignation incomplète ou imprécise des personnes et des immeubles dégage la responsabilité du conservateur (décret du 4 janvier 1955, art. 9). Ce dernier peut, cependant, sous certaines réserves, accepter de déférer à des réquisitions contenant une désignation insuffisante des personnes. Ainsi, en ce qui concerne les réquisitions de renseignements portant sur la période antérieure au 1 er janvier 1956, l'article 85-2 du décret du 14 octobre 1955 maintient, dans sa nouvelle rédaction, la règle instituée par l'article 41 du décret du 4 janvier 1955 précité. Pour cette période, il est permis au conservateur d'accepter, dans des cas exceptionnels, des réquisitions ne comportant pas l'indication des date et lieu de naissance, mais il est fondé dans ce cas à exiger l'indication du nom du conjoint, qui est de nature à faciliter les recherches.
Dans ces circonstances, deux remarques s'imposent :
- le conservateur garde la possibilité de refuser la réquisition ( art. 85-2 du décret du 14 octobre 1955) ;
- s'il y défère, la désignation des personnes demeure insuffisante au sens de l'article 2197 du Code civil, et sa responsabilité ne peut donc être engagée en cas d'omission ou d'erreur ( art. 41, décret du 4 janvier 1955 ).
29.Par ailleurs, la désignation à faire figurer dans les réquisitions est, en principe, la désignation actuelle, c'est-à-dire celle qui est conforme aux documents d'état civil ou aux énonciations du cadastre ou des états descriptifs au jour de l'établissement de la demande.
Toutefois, pour le cas où un changement, intervenu d'ans la désignation d'une personne ou d'un immeuble, n'aurait pas été publié, il ne peut qu'être conseillé au requérant d'ajouter, à la désignation actuelle, la désignation ancienne ou les désignations anciennes successives.
De la même façon, rien ne s'oppose à ce que la désignation (des personnes ou des immeubles) figurant dans une réquisition soit une désignation « non actuelle », c'est-à-dire antérieure à la publication de l'événement (acte ou procès-verbal) qui en a modifié l'un des éléments essentiels.
C'est ainsi, par exemple, que s'agissant des immeubles situés dans des communes où le cadastre a été rénové, la désignation d'une parcelle ou d'un lot telle qu'elle existait avant l'avènement d'une modification quelconque (division, réunion ou, de manière plus générale, modification du numérotage) ne peut, en aucun cas, constituer une insuffisance de désignation, justifiant un refus de déférer à la réquisition. Une telle désignation n'a pour effet que de limiter la demande aux formalités effectuées sur l'immeuble tel qu'il est désigné. Dans ce cas, l'application de l'article 2197 du Code civil et de l'article 9 du décret du 4 janvier 1955 dégage sans aucun doute la responsabilité du conservateur pour les formalités intervenues postérieurement à la publication de la modification de la désignation de l'immeuble en cause.
30.Doivent donc être refusées, sous réserve des diverses observations qui précèdent, les réquisitions qui :
- ne contiennent pas l'identification expresse des personnes ( sauf pour les réquisitions entrant dans le cadre de l'article 40-1-2° du décret du 14 octobre 1955 ) ;
- ne contiennent pas la désignation individuelle des immeubles ( sauf pour les réquisitions entrant dans le cadre de l'article 40-1-1° du décret précité ).
4. Autres mentions obligatoires.
31.D'autres obligations, dont le non-respect est constitutif de causes de refus de déférer aux réquisitions de renseignements, s'ajoutent à celles relatives à l'identification des personnes où à la désignation des immeubles.
32.C'est ainsi que doivent être refusées les réquisitions qui, en contravention des dispositions de l'article 39 du décret du 14 octobre 1955, ne sont pas datées ou encore ne sont pas revêtues de la signature du requérant. Les effets de la date de la réquisition sur le point d'arrêt de la période de certification sont, en effet, extrêmement importants ( cf. infra, n° 42 ). En outre, de par la nature même de la réquisition, qui impose l'obligation au conservateur de répondre, l'absence de date et signature doit être considérée comme entachant la demande d'un vice justifiant à lui seul le refus.
33.Doivent également être refusées les réquisitions de renseignements pour lesquelles l'indication de la nature du renseignement demandé fait défaut. En effet, la contexture des nouveaux imprimés fait obligation au requérant d'indiquer par une croix la nature du renseignement demandé ; le défaut d'indication implique que la réquisition est incomplète, au contraire des anciens imprimés, où, lorsque rien n'était barré, le conservateur devait délivrer tous les renseignements.
34.Enfin, doivent être refusées les réquisitions qui ne sont pas accompagnées d'une provision ( art. 880 du C.G.I. ). Seul le défaut total de provision paraît d'ailleurs justifier ce refus, dans la mesure où il est difficile pour le requérant de déterminer le nombre des renseignements qui seront délivrés. Quand, les recherches étant effectuées, la provision se révèle insuffisante, le conservateur garde la possibilité de ne délivrer les états qu'après complet paiement des sommes effectivement exigibles ( art. 285, alinéa 3, in fine, de l'annexe III au C.G.I. ).
II. PÉRIODE DE CERTIFICATION
35.La période de certification, qui définit l'étendue des recherches dans le temps, est déterminée, à l'initiative du requérant, par l'indication de deux dates extrêmes qui établissent le point de départ des recherches ainsi que leur terme. Il est insisté sur le fait que c'est au requérant et à lui seul de fixer la période sur laquelle il désire obtenir des renseignements. Cette période s'impose au conservateur, sous réserve des dispositions particulières qui résultent du décret du 26 janvier 1981.
1. Point de départ de la période de certification.
36.L'article 2196 du Code civil dispose que les conservateurs sont tenus de délivrer les formalités exécutées dans leur bureau dans la limite des cinquante années précédant celle de la réquisition. Il en résulte que le point de départ de la période maximale de certification se situe au 1 er janvier de l'année ainsi déterminée.
37.Avant l'intervention du décret du 26 janvier 1981, et à défaut d'indication expresse du requérant, les recherches devaient donc être effectuées en remontant jusqu'à cette date.
Désormais, à compter du 1 er août 1981, deux situations doivent être envisagées :
- Réquisition de renseignements portant sur la période antérieure au 1 er janvier 1956 : le point de départ de la période de certification se situe au 1 er janvier de la cinquantième année précédant celle de la réquisition (soit actuellement, en 1981, au 1 er janvier 1931) ;
- Réquisition de renseignements portant sur la période postérieure au 1 er janvier 1956 : le point de départ de la période de certification se situe obligatoirement à cette dernière date.
38.Mais le requérant a toujours la possibilité dans ces deux hypothèses d'indiquer expressément la date à laquelle doit remonter la période de certification et donc de limiter sa demande à la période pour laquelle il ne possède pas de renseignements,
L'intérêt de cette limitation doit être souligné. En effet, lorsque l'usager a précédemment obtenu des renseignements de la même nature que ceux qu'il désire, il est de son propre intérêt (comme de celui du service qui y trouvera un allégement de sa charge) de limiter le point de départ de la période de certification à la date du terme de la précédente recherche. En effet, et à la condition que la seconde réquisition ne soit pas plus étendue que la première, c'est-à-dire qu'elle n'englobe pas des formalités qui avaient été précédemment exclues, les états fournis sur la période précédemment couverte seront identiques et ne peuvent en aucun cas apporter d'éléments nouveaux sur la situation juridique des immeubles visés ou la situation patrimoniale des personnes désignées. L'hypothèse particulièrement fréquente d'une réquisition sur formalité faisant suite, à quelques mois de distance, à une réquisition hors formalité, du chef des mêmes personnes et relatives aux mêmes immeubles, est significative de l'intérêt qui s'attache à une telle limitation de la demande de renseignements sur formalité.
2. Terme de la période de certification.
39.Le terme de la période de certification, c'est-à-dire la date de la clôture des recherches, est également fixé exclusivement par le requérant.
Le décret du 26 janvier 1981 fixe obligatoirement au 31 décembre 1955 inclus le terme des recherches sur l'ancienne documentation. Pour ce qui est des recherches au fichier immobilier, deux situations doivent être envisagées selon que les demandes de renseignements sont requises sur ou hors formalité.
A. Réquisitions de renseignements sur formalité
40.En matière de réquisition de renseignements sur formalité, le terme de la recherche est imposé à l'usager. L'utilisation d'un imprimé de ce type implique la limitation de la période de certification à la date d'exécution de la formalité donnée à l'acte ou au bordereau présenté, c'est-à-dire à la date de l'enregistrement au registre des dépôts.
41.Si le terme de la période de certification ne pose aucun problème dans la mesure où l'acte à formaliser n'est pas entaché d'une cause de rejet ou de refus du dépôt, il en va autrement dans le cas contraire. Ainsi, plusieurs situations sont à considérer :
- lorsque la formalité est mise en attente par l'effet de la notification de l'existence d'une cause de rejet, la réquisition qui accompagne le document à formaliser n'est pas renvoyée, elle reste liée au sort de ladite formalité et se trouve de la même façon mise, en attente ;
- si la régularisation intervient, la formalité, reprise pour ordre au registre des dépôts à la date de la régularisation, peut être annotée au fichier immobilier sous ses deux dates (date de dépôt originaire et date de reprise pour ordre). La réquisition peut dès lors être satisfaite ; elle doit être servie jusqu'à la date de la régularisation inclusivement ;
- si la régularisation n'intervient pas, la réquisition suit le sort de la pièce et est donc renvoyée à l'usager.
De même, si le document qui accompagne la réquisition est entaché d'une cause de refus, la réquisition est renvoyée avec ledit document.
B. Réquisitions de renseignements hors formalité
42.Le terme de la période de certification est déterminé par la date de la réquisition, inclusivement, à défaut d'indication expresse par le requérant d'une date antérieure. Donc, à défaut de cette dernière indication, le terme de la recherche est constitué par la date de signature de la réquisition par le requérant qui doit être exprimée en mois, jour et année. A cet égard, il y a lieu de faire remarquer au service l'importance qu'il doit accorder à la mention de la date qui détermine le terme de la période de certification.
Il faut en déduire que :
- le service ne peut pas accepter de réquisition non datée ( cf. supra n° 32 ) ;
- le service ne peut pas modifier ou compléter une date ;
- l'indication par le requérant d'une mention du type « date de mise à jour du fichier » doit être considérée comme une absence de date et doit être proscrite 4 .