B.O.I. N° 106 du 10 juin 1981
1.Le décret n° 81-79 du 26 janvier 1981 modifiant le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière ( J. O., L. D. du 1 er février 1981, p. 409 ; B.O.D.G.I. 10 F-1-81 ) apporte des changements dans les règles de délivrance des renseignements pour la période antérieure au 1 er janvier 1956, date d'entrée en vigueur de la réforme.
2.Les nouvelles dispositions, applicables à compter du 1 er août 1981 , sont basées sur la distinction entre les deux systèmes de documentation gérés par les bureaux des Hypothèques, d'une part le fichier immobilier et d'autre part la documentation tenue sous l'empire de l'ancienne législation.
En modifiant les articles 85-1, 85-2 et 85-4, placés sous la section III (Réquisition, copies, extraits et certificats) du chapitre I er du titre III du décret du 14 octobre 1955, le décret du 26 janvier 1981 ne vise que la consultation de l'ancienne documentation. Il n'apporte aucune modification aux règles générales posées tant par l'article 2196 du Code civil que par les articles 38-1 et suivants du décret susvisé du 14 octobre 1955.
Les nouvelles modalités de consultation de l'ancienne documentation ont imposé la création d'imprimés spéciaux pour la période antérieure au 1 er janvier 1956. Elles ont également rendu nécessaire la refonte de l'ensemble des imprimés de réquisitions de renseignements. A l'occasion de cette refonte, il a été largement tenu compte des diverses suggestions formulées au cours des années en vue de l'amélioration de leur contexture et de leur présentation. En outre, une série nouvelle d'imprimés spécifiques de réquisitions purement réelles a été créée.
4.La présente instruction est divisée en cinq chapitres : le premier commente le décret, le second traite de la réquisition de renseignements, le troisième des recherches, le quatrième des états et le cinquième de diverses dispositions relatives à la mise en place du nouveau système.
CHAPITRE PREMIER
COMMENTAIRE DU DÉCRET N° 81-79 DU 26 JANVIER 1981
SECTION I
LA JUSTIFICATION DU NOUVEAU TEXTE
5.Depuis la réforme de la publicité foncière réalisée par les décrets des 4 janvier et 14 octobre 1955, le service gère un double système de documentation : d'une part, le fichier immobilier, répertoriant par personne et par immeuble toutes les formalités publiées depuis le 1 er janvier 1956, d'autre part, la documentation tenue sous l'empire de l'ancienne législation.
Le maintien dans les bureaux des Hypothèques de cette double documentation trouve sa source dans l'obligation imposée par l'article 219.5 du Code civil de délivrer des renseignements « dans la limite des cinquante années précédant celle de la réquisition ».
L'exploitation de la documentation ancienne, encore fréquemment consultée, se heurte à des difficultés génératrices de charges importantes pour le service et donc de retards préjudiciables aux usagers. En effet, les recherches opérées dans cette documentation exigent l'utilisation d'instruments de recherche lourds et relativement imprécis (tables alphabétiques, registres indicateurs, répertoires).
6.Or, ces charges ne sont pas compensées par le service rendu aux usagers, compte tenu du petit nombre de renseignements effectivement délivrés sur la période antérieure au 1 er janvier 1956.
Tout d'abord, après vingt-cinq années d'existence, le fichier immobilier regroupe actuellement près des trois quarts des immeubles et des propriétaires.
Mais surtout le titre II de l'ordonnance n° 67-839 du 28 septembre 1967 et le décret n° 67-1252 du 22 décembre 1967 ont institué l'obligation de renouveler, au plus tard le 31 décembre 1971, sous peine de péremption, les privilèges et hypothèques inscrits avant le 1 er janvier 1956 et dispensés jusqu'alors du renouvellement décennal. La totalité des inscriptions est désormais regroupée dans la nouvelle documentation.
De la même façon, en application de la loi n° 72-626 du 5 juillet 1972 et du décret n° 73-313 du 14 mars 1973, toutes les saisies en cours figurent au fichier immobilier.
C'est d'ailleurs pourquoi l'article 85-1 du décret du 14 octobre 1955, dans sa rédaction issue des décrets susvisés des 22 décembre 1967 et 14 mars 1973, limite les renseignements retirés de l'ancienne documentation, en excluant les inscriptions et saisies en cours opérées avant le 1 er janvier 1956.
Il en résulte que la seule consultation du fichier immobilier permet de délivrer d'ores et déjà la quasi-totalité des renseignements demandés.
7.Par ailleurs, la documentation constituée sous l'empire de la loi du 23 mars 1855, malgré diverses améliorations, souffre d'une clarté et d'une précision insuffisantes du fait de l'incertitude pouvant entacher aussi bien l'identité des parties que la désignation des immeubles. Ces défauts, ajoutés au fait que l'analyse des formalités doit être effectuée à l'occasion de chaque réquisition, entraînent, sans aucun doute, une moindre fiabilité des renseignements délivrés.
8.Enfin, force est de reconnaître que les possibilités de limitation de la période de recherche offertes aux usagers par les imprimés en vigueur n'étaient pas utilisées, alors que les requérants n'avaient souvent aucun intérêt à requérir des renseignements sur l'ensemble de la période de cinquante ans.
9.Au regard de ces diverses observations, le décret du 26 janvier 1981 a donc pour objet, tout en respectant les dispositions de l'article 2196 du Code civil, de simplifier les travaux de recherches dans l'ancienne documentation. Il doit de plus améliorer le service rendu à l'usager, dans la mesure où, en cernant de façon plus précise ses besoins, celui-ci limitera la charge imposée au service et bénéficiera, en contrepartie, d'une réduction des délais de délivrance des renseignements.
SECTION II
LE CONTENU DU DÉCRET
SOUS-SECTION I. -
Nouvelles modalités de délivrance des renseignements pour la période antérieure au 1 er janvier 1956 (art. 1 er )
10.L'article 1 er donne une nouvelle rédaction de l'article 85-1 du décret du 14 octobre 1955 qui régit la délivrance des renseignements tirés de l'ancienne documentation. Tout en maintenant la limitation des renseignements délivrés sur la période antérieure au 1 er janvier 1956 aux seuls copies ou extraits des actes transcrits et des mentions opérées en vertu de l'article 4 de la loi du 23 mars 1855, le nouvel article impose désormais des obligations particulières aux requérants :
- l'utilisation d'un imprimé spécial de réquisition ;
- l'indication, dans cette réquisition spéciale, des références (date, volume, numéro) de la formalité dont on entend obtenir une copie ou un extrait ;
- éventuellement, l'indication du bureau compétent au moment de l'exécution de la formalité ( cf. infra, sous-section II, n° 13).
11.La réquisition de renseignements relative à des formalités antérieures au 1 er janvier 1956 doit désormais contenir des informations précises limitant le champ des recherches aux seuls documents dont l'usager souhaite obtenir copie ou extrait.
En outre, la mention des références des formalités supprime purement et simplement pour le service une consultation, toujours malaisée, des instruments de recherche, en permettant un accès direct aux registres des formalités.
12.Toutefois, lorsque les usagers n'ont pas connaissance de ces références, la possibilité leur est offerte d'obtenir, préalablement à l'établissement de la réquisition de copie ou d'extrait, un relevé des formalités figurant au compte ouvert au répertoire servi sous l'ancienne législation, au nom des personnes individuellement désignées.
Cette réquisition de relevé limite les travaux de la conservation aux seuls instruments de recherche (table analytique, registre indicateur, répertoire), sans qu'il soit nécessaire de se reporter aux documents eux-mêmes. En effet, l'alinéa 6 du 2 du nouvel article 85-1 limite de façon stricte les renseignements délivrés aux seules indications figurant au compte du répertoire. Le même alinéa définit la nature de ces renseignements, savoir : nature des formalités, références (date, volume, numéro) [ cf. infra, n° 136 ].
Dans l'esprit du texte, la réquisition de relevé, de par le caractère sommaire des renseignements relatés dans l'état, n'aura donc à être utilisée que dans les seuls cas où les usagers ne pourront avoir connaissance des références des formalités dont ils désirent copie ou extrait. Il est signalé à cette occasion que dans les titres de propriété sont très souvent relatées non seulement l'origine de propriété trentenaire mais encore les références de la transcription des différents actes successifs qui étayent cette origine.
Enfin, le septième alinéa dudit article prévoit l'établissement d'un certificat négatif, chaque fois qu'il n'existe pas de compte ouvert au répertoire au nom des personnes désignées dans la réquisition de relevé.
Deux remarques peuvent être énoncées à ce propos :
- en premier lieu, le certificat négatif délivré résulte de l'application directe de l'article 2196 du Code civil et emporte donc tous les effets attachés à un tel certificat par cet article et les articles suivants du même code ;
- en second lieu, ce certificat doit être délivré non seulement s'il n'existe pas de compte au répertoire, mais également si, bien qu'existant, un tel compte ne comporte aucune formalité entrant dans le cadre de la réquisition, telles des inscriptions ou encore des formalités transcrites plus de cinquante années avant la date de signature de la demande. Cette position du compte doit être assimilée à une absence de compte au répertoire pour la délivrance des renseignements et donner lieu, dans tous les cas, à la délivrance d'un certificat négatif.
Sous-section II. -
Désignation du bureau des Hypothèques compétent au moment de l'exécution de la formalité (art. 3)
13.L'article 3 adapte la réforme aux réquisitions de renseignements adressées aux bureaux des Hypothèques qui, lors de la division de certaines conservations intervenue en 1970 1 ou à la suite d'opération de fusion de communes, ont été chargés de délivrer des renseignements pour la période antérieure à la mise en service du fichier immobilier et, à ce titre, détiennent les archives antérieures au 1 er janvier 1956 pour le compte de plusieurs bureaux ; ces archives proviennent, en effet, de plusieurs anciennes conservations des Hypothèques dont les circonscriptions ont été réaménagées.
Dès lors, à l'occasion du dépôt dans ces conservations, de réquisitions de copies ou d'extraits de formalités antérieures au 1 er janvier 1956, il est indispensable, pour éviter toute ambiguïté, que soit précisé le bureau qui, à l'origine, a effectué les transcriptions ou les mentions en cause.
14.De même, le conservateur doit indiquer, sur le relevé des formalités, le bureau compétent à la date d'exécution de la formalité afin que le requérant puisse en avoir connaissance lorsqu'il devra le porter ultérieurement sur sa réquisition.
Sous-section III. -
Abrogation d'une disposition de l'article 85-2 du décret du 14 octobre 1955 relative aux réquisitions concernant la période antérieure au 1 er janvier 1956 (art. 2)
15.L'article 2 du décret abroge une disposition de l'article 85-2 du décret du 14 octobre 1955 qui n'a plus de raison d'être ; les documents visés, antérieurs au 1 er janvier 1922 et transcrits depuis plus de cinquante ans, relèvent en effet des centres spéciaux d'archives.
CHAPITRE II
LA RÉQUISITION DE RENSEIGNEMENTS
SECTION I
RAPPEL DES PRINCIPES GÉNÉRAUX
Sous-section I. -
Conditions de forme
16.Les réquisitions de renseignements sont obligatoirement présentées sous la forme écrite.
Il est rappelé, en tant que de besoin, que la fourniture de renseignements officieux, verbalement ou par simple note, est prohibée 2 . De la même façon, l'attention est appelée sur l'interdiction qui est faite aux usagers de consulter eux-mêmes les documents hypothécaires ( circulaire du 10 juin 1966, série E.D. n° 52 , § 39).
I. RÈGLES GÉNÉRALES DE RECEVABILITÉ
1. Utilisation d'un imprimé réglementaire.
17.Les réquisitions de toute nature doivent être rédigées sur des imprimés fournis par l'Administration 3 . Ces imprimés sont mis gratuitement à la disposition des usagers par les bureaux des hypothèques.
2. Emploi obligatoire d'une machine à écrire et possibilité d'utiliser des procédés modernes de reproduction (xérographie, héliographie...) ou des machines à impression automatique.
18.Pour la partie non imprimée, les réquisitions doivent être établies à la machine à écrire ( décret du 14 octobre 1955, art. 39 ).
Certaines études notariales, équipées de procédés modernes de reproduction (xérographie, héliographie...) ou de machines à impression automatique, sont autorisées à utiliser ces procédés, assimilables à la machine à écrire par leur sûreté, pour servir les réquisitions de renseignements.
Toute réquisition manuscrite doit être refusée par le conservateur, qui appellera l'attention du requérant sur l'intérêt d'une norme destinée à permettre la délivrance aux usagers de renseignements plus sûrs et plus rapides par l'élimination des risques d'erreur et des pertes de temps inhérents à l'interprétation des demandes manuscrites.
Cependant, s'il y a lieu de faire application du texte susvisé pour tous les requérants habituels - officiers ministériels, banques, administrations -, les conservateurs demeurent habilités à accepter les réquisitions établies à la main par les simples particuliers dès lors que l'écriture est lisible et que toutes les autres prescriptions des textes en vigueur sont respectées ( circulaire précitée du 10 juin 1966 , § 9 ).
3. Dépôt en double exemplaire.
19.Les réquisitions doivent être déposées en double exemplaire. Le double doit être obtenu par interposition de papier carbone : ainsi se trouve garantie, en principe, l'absolue conformité de l'original et de la copie. Dès lors, les conservateurs n'ont, en aucune façon, à collationner le second exemplaire pour s'assurer qu'il est parfaitement identique au premier. En effet, la recherche est faite au vu de l'original, lequel est archivé à la conservation et pourrait servir de justification s'il en était besoin ; dans ces conditions, l'absence de conformité du double ne pourrait avoir d'inconvénients que pour les parties elles-mêmes ( circulaire précitée du 10 juin 1966, § 10 ).
20.Seront donc refusées les réquisitions qui :
- ne sont pas rédigées sur un imprimé réglementaire ;
- ne sont pas dactylographiées, sauf la tolérance prévue au n° 18 ci-dessus ;
- ne sont pas déposées en double exemplaire ou dont l'une des faces du second exemplaire n'est pas servie.